弊社の業務は、港で船から荷物を積み降ろしや、荷物の配送、倉庫で管理する業務がありますが、とにかく紙での管理が多く、業者間とのやり取りや伝票、勤怠管理や業務日報（タイムシート）など全て紙で管理していました。

業務日報（タイムシート）に関しては、各従業員が紙に記入したあと、担当者が、すべてExcelに転記をして、勤務時間や残業時間、出勤日数などを集計していました。

この転記作業を改善するだけだと勤怠アプリを導入すればいいのですが、弊社では社員の業務内容を分析することが目標でしたので、我々の複雑な業務内容だと、通常の勤怠アプリでは対応できないのが課題でした。

しかし、OSPさんからキントーンをご提案いただいた際、自分たちの業務にあわせてカスタマイズが出来ると聞いて、導入する前にも、何度も業務内容のヒアリングをしていただき、その上で私たちの業務にあわせてつくられたデモアプリを提供してくださいました。

どういった改善ができるのかイメージを提示してくれたので、使用していく中でこのシステムならいけるという感覚がありました。

また、もともとOSPさんにはパソコンの保守サポートをお願いしていたこともあって、信頼もあったので安心して任せられると思いました。

定例ミーティング風景

業務日報をキントーンへデータ化し、勤怠システムアプリ（キンコン）とキントーンを連動させたことによって、勤務時間の照合を簡略化と、業務日報（タイムシート）をスマホからも入力することができるようになりました。

その結果、キントーン自体で勤務時間や残業時間、業務内容なども自動で集計が可能になり、紙で管理していた時に集計時間の削減に成功しました。

また、これまで紙で行っていた有給申請もキントーン上で行うようにしたところ、気軽に申請しやすくなった結果、有給取得率が上がったという嬉しい相乗効果も出ています！

申請が承認されると会社の日程表に休みの情報が反映される仕様にして頂いたので、社内共有も漏れなく出来ています。

導入時期は、これまですべてがアナログでの業務だったので、デジタルツールの導入には慎重でしたし、社員がちゃんと使ってくれるのか心配でした。しかし、OSPさんはアプリを開発するだけでなく、全社員を集めて勉強会の実施や操作が苦手な人にも個別にフォローを行ってもらうなどをして、社内への定着化を進めてくれています。

OSPさんが親身にサポートしてくれるからこそキントーンの導入がうまくいったと思います。

例えば、以前ヒヤリハットがあっても紙で報告をしていたので、限られた人だけへの共有となったり、報告までに時差がありました。全員へうまく共有できないかOSPさんへ相談をしたところ、コメントしなくても確認したとを意思表示できるように、「いいね」マークを付けることに。しかし内容はヒヤリハットなことから、OSPさんと話し合った結果「ご安全に！」マークなら押しやすいんじゃないかとご提案いただき、カスタマイズして実施。

なんとデジタルが苦手だった社員もどんどん押してくれるようになりました！今では誰が読んだかも可視化できますし、社内共有もバッチリになりました。

ご安全マーク 

キントーンを導入してから、社員の意識が変わってきて、情報共有の土台作りができたと思います。研修の報告もアプリ化しているので、社員全員が研修内容を共有出来ています。

また、各アプリのアイコンも私たち会社に合わせて可愛く作ってくれるので気に入っていますよ。

業務日報アプリに関しては、まだ紙に慣れているためキントーンを使いこなせていない社員がおり、完全移行までは出来ていない現状ですので、今後はペーパーレス化に向けて全社員へキントーンを浸透させていきたいと考えています。

完全移行ができれば、リアルタイムでの集計が可能になり、集計作業に関わっていた時間が削減できます。

また、今後は業務予定表もキントーンにシステム化し、現場はスマートフォンから、事務所には大型モニターを置いて、リアルタイムで情報共有ができるようにしたいです。

中城湾港運様とOSPでご安全にポーズ