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業務効率を上げて、お客様に向き合う時間を増やしたい

企業名        株式会社富士葬祭

業種         葬祭業

kintone導入年月   2015年10月~

OSP保守サポート  2020年11月~

事例記事公開日    2022年12月

kintone(キントーン)導入のきっかけ

サイボウズOfficeと一緒に、おまけみたいな存在で導入された

もともと社内連絡ツールとしてサイボウズOfficeを導入したのですが、その時にキントーンもおまけみたいな存在で一緒に導入されました。

当時はほとんど使いこなせていなくて、キントーンって何をするものかもハッキリと分かっていない状態でした。

使わないので解約しようかと考えていたとき、キントーンに詳しい社員がいて「もう少しやりたいことを具体的にすればキントーンを活用して便利になるよ」と教えてもらったんです。

当時の顧客管理はエクセルで行い、書類は紙を出していたので、まずは顧客管理からキントーンへ移行してみようということで触り始めました。

そして2016年下旬には「承り」というメインのアプリを作成し、活用が始まりました。

「承りアプリ」には喪家情報・施工情報・見積情報と、葬儀に関わる全ての情報を一つのアプリに登録して管理していました。

ですが、膨大なデータを一つのアプリで管理していたことによって、アプリがものすごく重くなってしまったんです。

お客様から入電いただいても、情報を検索して開くまでに20秒くらいかかってしまったり、お客様をお待たせした挙句、また一から情報を聞き直すなどと、ご迷惑をかけていた状態でした。

そこから2020年にOSPさんからキントーンの保守サポートをご提案いただき、もともと複合機やパソコン保守などもサポートいただいており、信頼があったのでキントーンの保守もお願いすることになりました。

さっそく現状の「承りアプリ」の状態を見ていただくと、そもそもフィールド数(入力項目)が上限の500個に達していたことが分かりました。

将来的に様々な業務改善を行っていこうとしている中で、今の状態では情報量が多すぎて拡張性がもてないこと、改修がしにくいことなどの見解を聞き、「承りアプリ」を管理業務ごとに分けるご提案をいただきました。

今考えると、当時は煩雑な使い方をしていたと思います。

kintone(キントーン)の活用方法

一つのアプリを業務ごとに4つへ分けた

まず、「承りアプリ」は事前相談・喪家管理・施工管理・見積請求それぞれのアプリに分けました。

業務ごとに分けることによって、それぞれで管理したい情報をより細かく管理できるようになり、問題だったアプリの重さに関しても改善しました。

また、各アプリの改修(拡張)もスムーズに進められるようになり、アプリが分かれていても、関連レコードで連動されているのでアプリ間の情報の参照もしやすくなっています。

喪家管理アプリ 画面詳細

また、各アプリで発注書などの帳票出力もワンクリックで可能になり、転記作業の手間も省くことができました。

施工管理アプリ 画面詳細

kintone(キントーン)導入後の効果

次のステップとして実現できた業務改善

「承りアプリ」を事前相談・喪家管理・施工管理・見積請求へ分けたことによって業務効率が上がり、拡張性も持てるようになったところで、次のステップとして受注専任アプリを作成していただきました。

このアプリが最も業務効率が上がったと感じられた部分です。

以前はお客様と葬儀のお打ち合わせの際、いったん受注担当が紙へ手書きしたものを写真で撮り、事務所にいるスタッフに送ってもらってパソコンに打ち込むという2重での手間がかかっていました。

受注専任アプリを作成してからは、受注担当がお打ち合わせをしながら直接キントーンに打ち込み、その場で見積書を印刷してお客様にお渡しすることが可能になりました。

さらに、受注専任アプリから各アプリへデータの転記ができるようになっているので、2重入力の手間も省くことができます。

以前は1件あたりの作業にトータル40分ほどかかっていましたが、今では15分以内ではこなせるようになりました。

1日4件ほどお打ち合わせがあるので、月に換算すると約50時間は業務時間の削減ができています!

社内へのkintone(キントーン)定着化について

業務の流れを変えることなく、かつ入力が便利に構築されていた

OSPさんにサポートいただく前は、発注業務を行う管理部だけがキントーンを使っていましたが、様々なアプリを構築して業務改善されてきたことで、今では館内スタッフ全員がキントーンを使って業務をこなしています。

全員に浸透させることは大変でしたが、今まで手書きで書いた部分をアプリに落とし込んでもらっていたこともあって、業務の流れを変えることなく、かつ入力が便利に構築されていたので、みんなもスムーズに受け入れられたのだと感じています。

OSPの関わり方について

とにかくアプリ化までのスピードが速い

2020年からOSPさんの保守サポートを開始してから、業務改善がとても進みました。

OSPさんは、私たちがやりたいことが固まっておらず抽象的に伝えてしまっても、言語化してくださり具体的なご提案してくれます。そして、とにかくアプリ化までのスピードが速いです。

今ではいなくては困る存在…愛しい存在です!(笑)

定例ミーティング風景(OSP×富士葬祭 立山様)

今後の展望

今後は法事系の業務をアプリ化していきたい

今後は法事系の業務をアプリ化していきたいと考えております。

法事系の業務は供物、葬儀弁当、返礼品など管理することがとても多いんです。今はまだエクセルで管理していて、何をどこの仕入れ先に何個発注するのか…その管理業務が負担になっています。

次はそこの業務効率を上げていきたいので、OSPさんのサポートのもとアプリ化に取り組んでいるところです。

富士葬祭 古島ホール 外観

なぜ私たちがキントーンを活用して業務改善を進めるかというと、本来一番時間を使わなければならないところはお客様へ向き合う時間です。

これまで当たり前のように行っている業務ってずっと続けてしまいがちですが、キントーンがあればこれまで当たり前のように続けていた業務も今の半分以下の時間でこなせられるようになると確信しています。

今後もキントーンで業務効率を上げていき、お客様に向き合い、寄り添う時間を増やしていきたいです。

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