我々の事業はレンタル・リース・販売を行う事業ですが、その中でスケジュール管理は重要な業務です。

kintone導入前はそのスケジュール管理を Excel で行っていて、さらに管理する人が属人化していました。
また、社内にいるときしか更新作業ができないので、リアルタイムな更新ができず、共有がうまくできていないことや、入力漏れなどが度々起こっていました。

その結果、納品する商品や日時が伝わっていないこともあり、確認作業での負荷が大きかったんです。
さらに、1 つのExcelファイルだけで管理していたので 、見やすいように古い情報はどんどん削除していたため 、過去の履歴を追うこともできませんでした。

納品先のマップに関しては、印刷した紙を現場名やお客様名ごとにファイルへ50音順で綴り、そこから探し出す作業などもありましたよ 。

実際使用していたファイルの一部

このようなアナログ業務だったことから、残業なども増えてしまっていたため、社内では業務改善をして効率的に仕事がしたいという意識が大きくなり、kintone を導入することに決めたんです。

2018 年12月にkintone を導入したものの、当初はやりたいことを一気にアプリ化してしまったため、社員への定着が上手くいかず、せっかく作ったアプリが活用されていませんでした。

それから、約1年後の2020 年1月にOSPに保守サポートをお願いするようになってから、一緒に業務の見直しを行い、これまで膨大にあったアプリを簡素化することと、核となる業務のスケジュール管理を徹底的に使いやすいアプリにしていくことからスタートしました。

まず、kintone 導入後もスケジュール管理をExcelで入力してkintone に貼り付けて運用していましたが、全てkintone にデータとして入力するようにし、社内的なルールも変えて、誰でも情報をリアルタイム見れる、誰でも簡単にスケジュール管理をすることができるアプリへ改修していただきました。

データ化することによって、レポートもすぐに出すことも出来ます。

サポートをお願いしたばかりの時期はOSPさんと毎月入念に話し合いをして、現場からの意見や良し悪しの声に耳を傾け、必要な要望は取り入れながらブラッシュアップを繰り返し進めてきました。
今では、スケジュール管理アプリを日程だけでなく、納品先のGooglemapへの連携、コンテナハウスの図面の共有、実績管理ができるようになり、業務効率が格段に上がりました。

導入前は、納品場所も紙でファイルに管理していたため、『紙を印刷して綴る』『ファイルから探す』という手間がkintoneに集約できたおかげで、現場名やお客様の名前を検索かければすぐに確認できますし『手配を受けて事務所に戻りExcelへ入力する業務』『現場に伝えるために紙を出して手渡しする業務』がありましたが、これらも、関係する社員がスマホからもリアルタイムで情報を見ることができますし、工数削減に繋がりました。

一昔まではファイルから探していましたが、今では印刷0です！この一連作業で、1現場30分は時間の削減ができたかと思います。
おかげさまでOSPさんのサポート前は20時まで残業していた社員が、今では定時の17 時に帰れるようになりましたよ！

定例ミーティングの様子

サポートをお願いして約2年経ち、業務改善は目に見えて効果が出ています。今後の目標は現在使用していないアプリの整理と、今Excel で管理している在庫管理のアプリを構築していきたいです。

というのも、現在レンタルしている家電・コンテナハウス・トイレなどの商品がリニューアルしたり一定の年数がたっているので、来期の目標として、該当する商品については販売していきたいと考えています。

kintone でアプリ管理することで、例えば5年経っている家電に関しては、リマインダーが出たり、ソートをかけられる仕組みにしていき、また、販売先もデータ化して管理できればいいなと思います。