キントーンを導入する以前は、サロン等で利用されている専用のシステムを使っていました。

ただ、そのシステムはカスタマイズができず、私たちの業務のやり方と合いませんでした。また、操作が煩雑で、インターフェースや機能も求める内容と合わず、活用ができませんでした。

そのため、自分たちの業務にあったシステムを新しく導入することを検討し、提案してもらえる企業を探していました。その中で、オフィスシステムプロダクトさんに出会い、キントーンの提案をいただきました。

キントーンの提案を聞いて、自分たちのやりたいことが実現できると思い、導入を決めました。

顧客情報、契約内容、トレーニングのスケジュールはもちろんのこと、カルテ情報、販売商品の管理、請求情報など業務で必要となる情報をすべて一元管理できるようになり、業務の効率化につながりました。

これまで、業務で必要となる情報は別々のシステムで情報を保存したり、紙でのアナログ管理となっていました。そのため、トレーナーと事務メンバーとの間での情報共有に時間がかかっていましたが、キントーン導入後はすべての情報をキントーンで入力・保存することで、トレーナーと事務メンバーとの間での情報共有がスムーズにできるようになりました。

【カロリア様のキントーンTOP画面】

お客様のカルテ情報をキントーンで管理することにより、トレーニングの状況や顧客情報がリアルタイムに共有され、トレーナーへの指示や教育も円滑に進められるようになりました。

指示が円滑になったことで、トレーニングの質も向上し、お客様にさらに満足して頂ける対応ができるようになりました。

また、お客様の契約管理や問合せサポートを行う事務メンバーにおいても、自分たちの業務以外の情報がリアルタイムで把握できるようになりました。

事務メンバーはお客様と対面での関わりがないため、これまではトレーナーに確認しなければならなかった内容も把握できるようになり、お客様からの問合せにもスムーズに対応できるようになりました。

【カルテアプリの詳細画面】

請求業務についても、これまではトレーナーからExcelの対応記録データを送付してもらい、そのデータを元に報酬の計算を行っていましたが、キントーン導入後はトレーニングの記録や商品販売の情報をそれぞれアプリから集計されるように連携したので、集計作業の効率が向上しました。

具体的には、これまで1つの請求データを集計するのに30分程度かかっていましたが、現在では3分程度の確認作業に短縮されました。

【請求管理アプリの詳細画面】

オフィスシステムプロダクトさんは私たちの要望をよく理解してくれて、求める機能にぴったりなシステムを作っていただきました。

また、システムの事だけでなく、当社の会社・組織の体制を踏まえて、親身な対応をしてくださいました。オンラインだけでなく、必要に応じて現場でもサポートしてくださったことは大変ありがたかったです。

システムの仕様を決める際には、明確な提案をしてくださったので、判断を迷うことなく進めることができました。

私たちが求めるシステムは一旦構築が完了し、管理の土台が整いました。

今後は、このシステムをしっかりと活用し、蓄積したデータをもとに、経営戦略を立てていきたいと考えています。