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別拠点でもズレの無い情報共有 大型モニターを利用した情報更新も

企業名        株式会社 Metal Work沖縄

業種         鉄鋼業

kintone導入年月   2020年4月~

OSP保守サポート  2020年5月~

事例記事公開日    2023年7月

kintone(キントーン)導入のきっかけ

将来を見据え、管理体制を見直す計画にキントーンがマッチした。  

導入のきっかけは、アナログからデジタルへと管理体制の再構築のためでした。

代表の立場として常に「どうやったら会社が良くなるか」を考えているので、現状を「最高だ!」と思っていてもそこに満足せず、新たに課題が出た時には常に変化することを大切にしています。

オフィスシステムプロダクトからキントーンの提案を受けたときは、ちょうど「将来、案件数が増えた時でも対応ができる管理方法が必要だ」とデジタルでの管理を考えているときでした。

加工を専門としている鉄工所という枠を超えて、「1つのメーカーとしてプライドを持って業務をしたい」と考えており、当時は工場増設や事務所改修も計画していました。そのタイミングで業務の管理方法も見直そうと導入を決めました。

自社がやりたいことと、キントーンがマッチしたんです。

株式会社 MetalWork沖縄 様 外観

沖縄市にて金属加工業を営んでいる。

kintone(キントーン)の活用方法

案件管理の最新情報を共有。バラバラな管理がキントーンでまとまった。

エクセルで見積書、請求書、案件管理とすべてバラバラに管理していた情報がキントーン1つにまとまったことが大きいです。特に工場と事務所間での案件の進捗管理で活用しています。大型のタッチモニターを工場に設置して、キントーンで進捗を記録し、確認することを行っています。

工場と事務所で物理的に離れていますが、キントーンを通して情報共有ができているので、案件内容をインカム(構内無線)越しでもスムーズに話せています。工場が広くても不便にならないように対策した効果がでて良かったです。

さらにエクセルと違い、案件管理を一覧形式とカレンダーで表示を切り替えて使用できるのも良いです。カレンダー形式だといつ納品があるんだろう?というのが視覚的に見ることができるので、キントーンならではの活用方法の1つですね。

他には、キントーンで管理しているお客様の住所情報はGoogleマップへのリンクが設定されているため、すぐにGoogleマップのナビを活用することができ、配達も行いやすくなりました。

案件アプリの一覧形式での表示画面

案件のカレンダー形式

同じアプリの表示を切り替えてカレンダーとしても活用

kintone(キントーン)導入後の効果について

従業員の業務への意識が高くなり、キントーン無しで業務はできない。

キントーンを導入して本当によかったと思っています。

事務所側では請求業務での改善効果が特に大きいです。導入前は「あの件どうなっていた?」「この件どうなっている?」という月末のバタバタな状態から、導入後は事前に情報がまとまっているので、ミス削減と効率アップに繋がっています。

また、導入前は1件1件明細内容を確認して別のエクセルへ転記をしていたため、業務完了まで一日は必要でしたが、キントーン導入後は案件管理アプリを元に、請求書がワンクリックで作成できるので作業時間が半日になりました。

さらに、キントーンの活用を通して従業員の意識も変わっていきました。

大型のタッチモニターですぐに最新の情報が確認できるようにしたことで、従業員1人1人が納期や進捗に対する意識を持つようになったのは良い変化です。案件に関して気になることがあれば、指示待ちではなく、工場側の社員から確認や呼びかけも増えてきました。

SHARPのBIGPADを使用しているので、手で直接画面に触れて

詳細画面を開くことができる。

OSPの関わり方について

業務以外のこともフランクな姿勢で話せたからこそ、やりたいことが実現できた。

正直なところ、キントーンってどういうものなのかわからない状態でスタートしたのですが、OSPさんは私たちがやりたいことを伝えたら、それを形にしてくれました。その都度、修正したいところも改善していただき、今が一番使いやすいと思っています。

初年度は毎月ミーティングのサポートを行ってもらっていたので、進捗はスムーズだったと思います。OSPさんの姿勢が、「仕事です」と線引きした対応ではなく、自社の社員のように何でも話をきいてくれて気さくに話ができるため話しやすかったです。

自分たちの業務について話したり、業務とは違った雑談も含めて、打合せの時間はとても楽しかったです。

今後の展望について

事業受け入れ件数UPのために、さらなる企業成長のツールとしてキントーンを活用したい。

キントーンは、案件が増えることを想定して先行投資の意味合いで導入しましたが、実際に案件が増えた現在でも、しっかり管理できています。今後は工場のモニターを活用して、キントーンをさらに業務に活用していきたいと思っています。

代表者としての希望は、「従業員に業務をもっと任せていきたい」「図面も知っている人が把握するのではなく、1人1人が常に確認できるようにモニターを通してキントーンで確認していく」等、もっとブラッシュアップをしていきたいです。

最近は、新たな業務で在庫管理が必要となったので、バーコード読み込みを活用した在庫管理をキントーンで構築したいとOSPさんに依頼中です。しっかりとした管理方法で取引先の皆さまが安心して業務を依頼いただけるように、これからも企業成長をしていきたいと思います。

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