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業務効率化によって、売り上げも上がった

企業名         不動産大地

kintone導入    2020年9月

OSP保守サポート  2020年9月

kintone導入のきっかけ

Excel管理では限界を感じた

kintone導入前は、顧客管理をExcelで管理していました。一つのExcelファイルで250件近くある顧客情報を1シート1顧客に分けて管理していたため、非常に重く、不具合を起こすことが多かったんです。

 

OSPさんに パソコンのサポートをお願いしていたこともありまして、この件を相談すると、 作成できるワークシートの上限数を達していることが分かり、『この活用方法でしたら、お客様の業務に合わせてシステムを構築ができるkintoneをオススメしますよ』とご提案いただきました。

 

当初は、こういったシステムの知識がなかったので、正直我々のような小さな会社が費用をかけてまでシステム化することに抵抗を感じていましたが、改善したい気持ちもあったので、一度話を聞いてみようと、30日間の無料お試し期間を利用してたたき台のアプリを利用させてもらいました。いざお試しをしてみると 、システムに抵抗があった僕たちでも「使いこなせるかも!」という感覚があったんですよね。

 

そこから業務改善のサポートもしていただくことになり、毎月入念にOSPさんと打ち合わせを行う中で、この顧客管理以外にも、自分たちがアナログで行ってきた色々な重要業務が kintoneに集約してシステム化できることが分かりました。

 

 

不動産大地様 外観

kintoneの活用方法について

ホワイトボードをシステム化

例えば、導入前は小さなホワイトボードを複数使用して、物件名ごとに優先順位をつけ、並べて案件管理をしていました。
しかし、ホワイトボードだけで管理していたので、優先順位を手で並び替えたり、やることリストや現在の状況を直接書いて、消すなどアナログで管理できる件数も限られていましたし、終わった案件も消してしまうので、後追いすることができませんでした。

 

 

定例ミーティング風景

 

今では、kintoneに案件管理(物件管理)をシステム化することで、一目で現在の状況を把握することができますし、社員へリアルタイムな共有も可能となりました。
また、しばらく更新がかかっていない案件があることにOSPさんが気づいてくださり、1週間更新がない案件に赤色のハイライトがつくようご提案いただいてからは、視覚的にも分かりやすくなって 、漏れや遅れがなくなりました。
その結果、スピーディーに作業工数をこなすことができて 、今では持っている全ての案件を管理できるようになりました。

 

ただ、当初は優先物件順位のつけ方が、物件ごとに1位・2位・3位などと番号を手入力をして、順位をつけていたのが少し面倒な作業でした。ダメもとでOSPさんにどうにかならないか相談したところ、プログラミング組んでくださって、ドラックアンドドロップで感覚的に順位の入れ替えができるようになり、利便性も上がってとても助かっています。

 

OSPさんは、僕たちがやってほしいことをどうにかして実現しようする姿勢でいてくれるので、委託している会社というよりも、チームでやっているという感覚が強いです。だからこそ、これから先も長いお付き合いになっていくと思いますし、僕も安心してワガママが言えます(笑)

 

また、余談ですが、この案件管理アプリもこれまでホワイトボードで管理していた名残から、アプリ名が『ホワイトボード』でアイコンもホワイトボードになっています(笑)

 

 

 

kintoneはこういった会社の色でアイコンや名前のカスタマイズができるので、親しみも感じますし、なにより楽しく業務ができるのがすごくいいです!

kintone導入後の効果について

業務効率が上がったことで、案件管理数も導入前より2倍以上になり、その対価として売り上げが上がった。

今考えると導入前はロスタイムが非常に多かったと思います。

以前は紙の資料で管理していた業務も、ファイルから探しだすのに15分くらいかかっていました。今はkintoneに集約しているので 、 キーワード検索をするだけで探し出せて 、大幅に時間の削減もできています。
また、やることリストの見える化をすることによって、社員とも効率的に連携がとれるようになりました。業務効率が上がったことで、案件管理数も導入前より2倍以上になり、その対価として売り上げが上がりましたし、さらに心にも余裕ができましたね。

 

おかげで、今まで目の前の業務に追われて手つかずになっていたことにも着手できるようになりました。一時はこなしすぎて、物件(商品)がなくなるんじゃないかと心配してしまったこともありました(笑)売り上げを上げるには優秀な人材を雇うのが一番だと考える会社も多いと思いますが、僕たちのような小さな会社は人を雇うことに様々なリスクが伴ってくるんです。

 

OSPさんとチームを組み、 kintoneを導入することによって、まずは業務の整理整頓と土台作りをした結果、この 1 年間で格段に業務の効率化になりましたし、人件費をかけず営業成績を上げることができました。

今では、すぐにkintoneに情報共有をするようになったので、社長の頭の中が分かると、社員からも好評です(笑)

OSPの関わり方について

オフィスシステムプロダクトは僕たちのチームです

僕は経営者の立場から、よく先の大きな目標を話してしまいますが、OSPさんはきちんと足元を見ていて、その目標に達成するまでのプロセスを考えてくれます。 OSPさんと出会って、いかに業務の整理と土台作りをしていくことが重要かを学びました。

 

僕はシステムの専門用語も分からないですし、やりたいことが上手く伝えられないこともありますが、OSPさんはいつも僕たちの想いをくみ取ってくれて、やりたいことを実現してくれます。どんなに素晴らしいシステムを持っていても、寄り添ってくれる姿勢と、くみ取ってくれる能力がなかったら、チームとしてやっていけなかったと思いま すよ。

 

お互いに信頼関係があったからこそ、ここまで乗り越えてこれました。ほんとに感謝しています。

 

 

不動産大地  大城社長

今後の展望について

自分たちの規模間・業務にあわせた賃貸業務のアプリを構築をしたい

売買では土台作りができてきたので 、次のステップとして新規開拓の部分でもkintoneに集約し、見える化していきたいです。また、私たちは賃貸業務も一部行ってはいますが、売買をメインとしているので、既存の賃貸専用システムではたくさんの機能があり、使いこなすことができないと思います。

 

だからこそ、kintoneで賃貸業務も 自分たちの規模間・業務にあわせたシステムの構築をサポートして頂きたいです。あの時、OSPさんから kintoneを提案頂けていなかったら、今僕たちはこのステージにいなかったと思います。来年も楽しみながら、一緒に大きくなっていけたら嬉しいです。

 

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