kintone導入のきっかけ
Excel管理では限界を感じた
kintone導入前は、顧客管理をExcelで管理していました。一つのExcelファイルで250件近くある顧客情報を1シート1顧客に分けて管理していたため、非常に重く、不具合を起こすことが多かったんです。
OSPさんに パソコンのサポートをお願いしていたこともありまして、この件を相談すると、 作成できるワークシートの上限数を達していることが分かり、『この活用方法でしたら、お客様の業務に合わせてシステムを構築ができるkintoneをオススメしますよ』とご提案いただきました。
当初はこういったシステムの知識がなかったので、正直我々のような小さな会社が費用をかけてまでシステム化することに抵抗を感じていました。ですが改善したい気持ちもあったので、一度話を聞いてみようと30日間の無料お試し期間を利用してたたき台のアプリを利用させてもらいました。
いざお試しをしてみると 、システムに抵抗があった僕たちでも「使いこなせるかも！」という感覚があったんですよね。
そこから業務改善のサポートもしていただくことになり、毎月入念にOSPさんと打ち合わせを行う中で、この顧客管理以外にも、自分たちがアナログで行ってきた色々な重要業務が kintoneに集約してシステム化できることが分かりました。
不動産大地様 外観
kintoneの活用方法について
ホワイトボードをシステム化
例えば、導入前は小さなホワイトボードを複数使用して、物件名ごとに優先順位をつけ、並べて案件管理をしていました。
しかし、ホワイトボードだけで管理していたので、優先順位を手で並び替えたり、やることリストに現在の状況を直接書いて消すなど、アナログで管理できる件数も限られていましたし、終わった案件も消してしまうので後追いすることができませんでした。
定例ミーティング風景
今では、kintoneに案件管理（物件管理）をシステム化することで、一目で現在の状況を把握することができますし、社員へリアルタイムな共有も可能となりました。
また、OSPさんからしばらく更新がかかっていない案件があることに気づいてくださり、1週間更新がない案件に赤色のハイライトがつくようご提案いただきました。
その改修をした後は、視覚的にも分かりやすくなったおかげで漏れや遅れをなくすことができましたし、スピーディーに作業工数をこなすことができました！
今では、持っている全ての案件を管理することができています。
ただ、当初は優先物件順位のつけ方が、物件ごとに1位・2位・3位などと番号を手入力して順位をつけていたのが少し面倒な作業でした。ダメもとでOSPさんにどうにかならないか相談したところ、プログラミング組んでくださって、ドラックアンドドロップで感覚的に順位の入れ替えができるようになり、利便性も上がってとても助かっています。
OSPさんは、僕たちがやってほしいことをどうにかして実現しようする姿勢でいてくれるので、委託している会社というよりも、チームでやっているという感覚が強いです。だからこそ、これから先も長いお付き合いになっていくと思いますし、僕も安心してワガママが言えます（笑）
また余談ですが、この案件管理アプリもこれまでホワイトボードで管理していた名残から、アプリ名が『ホワイトボード』でアイコンもホワイトボードになっています（笑）
kintoneはこういった会社の色でアイコンや名前のカスタマイズができるので、親しみも感じますし、なにより楽しく業務ができるのがすごく気に入っています！
kintone導入後の効果について
業務効率が上がったことで、案件管理数も導入前より2倍以上になり、その対価として売り上げが上がった。
今考えると導入前はロスタイムが非常に多かったと思います。
以前は紙の資料で管理していた業務も、ファイルから探しだすのに15分くらいかかっていました。今はkintoneに集約しているので 、 キーワード検索をするだけで探し出せて 、大幅に時間の削減もできています。
また、やることリストを見える化することによって、社員とも効率的に連携がとれるようになりました。業務効率が上がったことで、案件管理数も導入前より2倍以上になり、その対価として売り上げが上がりましたし、さらに心にも余裕ができましたね。
おかげで、今まで目の前の業務に追われて手つかずになっていたことにも着手できるようになりました。一時はこなしすぎて、物件（商品）がなくなるんじゃないかと心配してしまったこともありました（笑）
売り上げを上げるには優秀な人材を雇うのが一番だと考える会社も多いと思いますが、僕たちのような小さな会社は人を雇うことに様々なリスクが伴ってくるんです。
OSPさんとチームを組み、 kintoneを導入することによってまずは業務の整理整頓と土台作りをした結果、この1年間で格段に業務効率が上がりましたし、人件費をかけず営業成績も上げることができました。
今では、すぐにkintoneに情報を集約するようになったので、社長の頭の中が分かると、社員からも好評です（笑）
OSPの関わり方について
オフィスシステムプロダクトは僕たちのチームです
僕は経営者の立場から、よく先の大きな目標を話してしまいますが、OSPさんはきちんと足元を見ていて、その目標に達成するまでのプロセスを考えてくれます。 OSPさんと出会って、いかに業務の整理と土台作りをしていくことが重要かを学びました。
僕はシステムの専門用語も分からないですし、やりたいことが上手く伝えられないこともありますが、OSPさんはいつも僕たちの想いをくみ取ってくれて、やりたいことを実現してくれます。どんなに素晴らしいシステムを持っていても、寄り添ってくれる姿勢と、くみ取ってくれる能力がなかったら、チームとしてやっていけなかったと思いますよ。
お互いに信頼関係があったからこそ、ここまで乗り越えてこれました。本当に感謝しています。
不動産大地 大城社長
今後の展望について
自分たちの規模感や業務にあわせた賃貸業務のアプリを構築をしたい
売買では土台作りができてきたので 、次のステップとして新規開拓の分野でもkintoneに集約し、見える化していきたいです。また、私たちは賃貸業務も一部行ってはいますが、売買をメインとしているので、既存の賃貸専用システムではたくさんの機能があり、使いこなすことができないと思います。
だからこそ、kintoneで賃貸業務も自分たちの規模感や業務にあわせたシステムの構築をサポートして頂きたいです。
あの時、OSPさんから kintoneの提案を頂けていなかったら、今僕たちはこのステージにいなかったと思います。来年も楽しみながら、一緒に大きくなっていけたら嬉しいです。
不動産大地様のHPはこちらから
大地さんとビズホー
