当クリニックはメディカルエステや頭髪治療、サプリメント外来などを併設しています。

看護師・理美容師・管理栄養士・エステティシャンがそれぞれ専門分野で行う業務なので、組織全体のコミュニ―ケーションの取り方が難しく、工夫を重ねてきました。日直や係活動など全員参加型の仕組みを作り、特に朝礼は楽しくなるワークで盛り上がっています。

コミュニケーション強化の中で特に課題となっていたのが「情報共有」の在り方です。

当時は紙管理が主体で、見ていない・訂正していない・変更の確認が遅れたなどの問題が多々ありました。そのため、ペーパーレスとシステム化を目標に掲げ、キントーンにたどり着きました。

OSPさんがキントーン導入をサポートしていると聞き、お願いした次第です。

キントーンは、まず「全スタッフが慣れる」ことからスタートしました。

全スタッフが必ず関わるのは日直業務です。日誌をキントーンで行うようにすると全員がキントーンに慣れてきました。申し送りだけでなく、防犯チェック機能や出張スケジュールも追加し非常に利便性の高い内容になりました。

その後、主任会議、ランチミーティング、リスクマネージメント、班活動などと追加していき、キントーン1つですべての情報共有が可能になりました。

キントーンをもっとも上手に使いこなしたのはサプリメント部門です。

当院では分子栄養学を使ったサプリメント療法を行っています。

血液検査データから病態改善に必要な栄養素を読み取り、必要量をご提案するオーダーメイド方式です。

一人一人に適したサプリメントを分包して定期発送する業務がありますが、これをキントーンで管理するシステムを作ったところ、業務が大幅に簡素化されました。

カレンダー方式で色分け管理することでミスを防ぎ、期限厳守で発送業務が行えるようになりました。

サプリメント部がOSPさんに相談して作成して頂いたものに予約管理表があります。

予約管理表も紙媒体でした。複数の電話から予約申し込みがあっても予約表は１つなので非効率的です。さらにクリニックでの診察や血液検査も関わってくるので予約制限もあり、さらに予約制限は日々更新されるので管理が難しいのが悩みでした。

ところがキントーンに予約管理システムを作って頂いたところ、期待以上の成果で驚きました。このシステムをエステや頭髪治療など他部門にも導入し、全部署の予約状況を全員が共有できるようにしました。予約のブッキングなど人的ミスも減り、業務改善に役立ちました。

なかなか電子カルテに移行できず、最後まで紙カルテに執着していた頭髪スタッフのために、ワンツーで開ける超簡単な顧客管理システムも作って頂きました。IT音痴の頭髪スタッフも今ではキントーンでカルテ管理を行っています。

初年度は定例ミーティングや開発委託まで全面的にOSPさんに依存していましたが、最近は自社運用を中心に活用しています。疑問点や相談したいことがあればOSPのフォローシステムを活用させていただいているので安心感もあります。

簡単なノーコードは自社でも作成できますが、難しいシステムの場合はOSPさんの専門的なアドバイスをいただけるので助かっています。

キントーンは新採用スタッフも問題なく使いこなしており、業務に欠かせないシステムになっています。

「こういうものがあれば便利かも」「ちょっと違う」「これは不要かも」と試行錯誤を重ねていくと自社にとって必要なアイテムがわかってきました。

キントーンを使いこなしながら改善していくことでシンプルかつ利便性の高い自社専用のキントーンになります。今後はさらに様々なアプリを活用し、患者様対応のツール、データ分析などにも応用したいと思っています。