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OSPからの提案で、紙ベースの業務からの脱却イメージが見えた

企業名        有限会社 バージョン

業種         OA機器取り付け/ネットワーク設計構築施工/電話機・無線LAN・防犯カメラ設置工事等

kintone導入年月   2020年6月~

OSP保守サポート  2020年6月~

事例記事公開日    2023年4月

kintone(キントーン)導入のきっかけ

OSPからの提案で、紙ベースの業務からの脱却イメージが見えた

キントーン導入以前は案件やスケジュールの管理は、基本紙ベースでの管理がメインでした。

現場からスケジュールや案件の内容を確認するとき、事務所に連絡してファイリングされている資料から情報を探してもらうなど、非常にタイムロスがありました。

そんな中、ネットワークの構築やビジネスフォンなどの取り付け工事などでお付き合いのあるOSPさんよりキントーンを紹介してもらいました。

私たちは現場での作業が多い業種ですが、OSPさんも複合機の設置やメンテナンスなど現場に出向いての業務がメインで業務内容的にも似ていることも有り、紹介して頂いたOSPさんで実際に利用しているキントーンのアプリは魅力的でした。

また一ヶ月キントーンのデモを行い、紙業務からの業務改善のイメージが見えてきた事もあり導入を決めました。

kintone(キントーン)の活用方法

スマホを利用した作業で、PC操作が苦手な人でも活用できた

キントーン導入してすぐの時期は、紙ベースでの業務がメインだったので、PCやスマホでの入力に抵抗がある社員もいました。最初の頃は打ち込むのもバラバラで大変でした。

ただ数をこなしていくと入力操作にも慣れてきて、今では精度も紙に記載していた頃よりも良くなってきました。PC操作の苦手な従業員でもスマホのタップ操作で、スケジュールや工事内容などの確認が出来ることで業務改善に貢献できています。

キントーンでは案件管理兼指示・報告書アプリをメインで利用しています。現場でスマホ使ってキントーンを操作でき、案件内容の確認や、スケジュールの確認などがスムーズに行なえます。

登録している内容に変更があった場合などには、スマホに通知が届くようになっていてタイムリーに情報共有でき、スケジュールの画面も作業内容で色分けされて表示されるので、ひと目で内容確認が出来て導入前より業務効率があがりました。

また進捗管理もキントーンで行えるので、Excelや紙ベースで行っていた頃よりも進捗の把握が出来るようになりました。もうキントーンがないと仕事がまわらないですよ(笑)。

【案件管理兼指示アプリ トップ画面】

【項目をクリックすると案件の詳細が確認できます】

kintone(キントーン)導入後の効果について

タイムリーな情報確認でタイムロスがなくなりました

一番効果を感じているのは、現場ですぐ内容確認出来ることです。

スマホで利用するため、その日の現場内容の確認や、データや履歴が残っているので、振り返りというか、以前あのお客様どういった対応したかな?などを随時確認できるのが本当に効果的だと感じています。

【案件一覧リストを選択すれば、対応状況が一目で確認可能に】

また例えば、電話工事関係で初めて行く場所や建物で保安器の場所を探すのに、場合によっては1時間近くかかっていたところを、キントーンに事前に一言情報を残すことでかなり時間が短縮され、5分くらいで探せるようになって、かなりのタイムロスがなくなりました。

他にもキントーンで請求書を出せるように設定してもらっており、急ぎの場合入力したデータをもとに簡単に作成できるのも、かなりの時間短縮・効率化になっています。

【請求書作成ボタンをクリックするだけで、登録内容をもとに請求書を作成】

※キントーンのオプションプラグインを使用で作成が可能。
今まで使っていた帳票の様式をそのまま使用できます。

導入前や導入当初は使いこなせるか心配でしたが、今ではもう以前のキントーンを使ってなかった頃には戻れないですよ(笑)。

OSPの関わり方について

要望や修正への対応が早く、利用の浸透が早かった

導入から1年間は毎月定例の打ち合わせを行っていました。その打ち合わせで利用中のアプリについての修正や追加要望などを相談したり、新しいアプリ開発の相談などを行っていました。

1年間でメインのアプリの方向性が固まって利用も浸透したので、現在は定期的な電話やキントーン内でメッセージでのやり取りで、利用中のアプリの追加依頼や修正などをお願いしています。

キントーンを利用していく中で、不具合やエラーも少ない印象です。影でOSPさんが動いているのかな(笑)。

定例ミーティング風景

今後の展望について

紙ベース業務のキントーン化や、蓄積されたデータを有効活用していきたい

今後はまだ残っている紙ベースの業務などをキントーンで行えるか検証していきたいです。

社内ではまだExcelをつかった業務がありますので、キントーンに移行したら業務改善に繋がらないか検証していきたいです。

また案件管理兼指示・報告書アプリなどに入力したデータを、キントーンにはグラフなどによる集計機能もありますので、集計業務の改善や、蓄積されたデータの活用を行っていきたいです。もっと入力データが溜まっていくにつれて、キントーンはデータベースとしても有効に活用できると思っています。

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