キントーンの情報はOSPから頂きました。

当時、案件を効率よく管理できる仕組みや、またコロナの関係で勤怠管理について非接触で打刻できる方法も考えていました。

キントーンはその条件を叶えることができるシステムということで無料お試し期間を使って利用し、実際の運用に対する不安も払拭でき、導入することに決めました。

担当者がキントーンを通してすべての情報を確認できるので、今や欠かせないシステムになっています。

【対面のミーティング風景】

プロジェクト管理アプリでは案件の契約前から契約後の状況や、そのプロジェクトの費用・担当者・プロジェクトの工数などの情報を一元管理することで、情報を探す手間がなくなりました。

情報共有に関してもデータを新規登録・変更するごとに担当者に通知が届く機能があるため、見逃すことや知らないということが一切なくなっています。また、そうした変更履歴がしっかり残り、確認できることが情報の正確性を担保してくれるという意味でも重宝しています。

契約前・契約後の情報が１画面で確認可能。

社員は外国の方も居るので、項目は英語表記にしている

※キントーンは日本語だけでなく英語表記にも対応可能です※

以前は案件管理を複数のエクセルで行い、入力作業が二度手間三度手間になっていましたが、今はアプリ一つで管理できているため、その手間の煩わしさがなく入力や管理がスムーズになっています。

情報共有に関しても、以前はメールにデータを添付して、その都度全社員に送信していました。そのためすぐにメールサーバーがいっぱいになり、メールの送受信ができないなど利用に支障をきたしていたので、サーバーからすぐにデータを消す設定をかけて運用をしていました。

キントーンで管理している今は必要なメールは保存できるようになり、また、情報共有の為のメールを作成する手間もなくなり業務効率が上がりました。

【情報共有を行うアプリ画】

①案件に関わる資料を添付する事が可能。

②案件担当を取得することで、自動的に担当者も取得可能

資料管理については、情報共有をメールで行っていたこともあり、資料を探すのにかなりの手間を要していました。

また、以前は業務上必要な資料を必要な分印刷するなどしていましたが、今はキントーン画面で周知できるので情報を探す手間も無く、印刷も減ったことで、ペーパーレスにも貢献できています。

A4用紙に関しては毎月の印刷量が半分以下になっており、印刷に掛かるコスト(用紙代や複合機のカウンター料金など)も削減できています。

勤怠管理においては、キントーンとキンコン（勤怠管理システム）を連携させ、ICカードにて非接触の打刻を行うことでコロナ対策や操作性改善にも貢献してくれましたし、キントーンで残業申請することで残業内容が明確化され、ダラダラ残業が無くなりました。残業の集計もこれまで印刷していた作業がキントーンの画面確認で容易に集計できるようになりました。

【勤怠状況を確認する画面：出勤・退勤打刻はキンコンから自動反映】

無料のお試し期間でも要望していたアプリを作りこんでくれたので、しっかり内容を理解することができ、安心してキントーンを導入することができました。

OSPさんはキントーンでどういった事ができるのかを丁寧に説明してくれましたし、こちらがやりたい事を理解し、形にしてくれました。導入後の運用・保守サポートでは要望の実現化に向けた対応もしっかりしてくれています。

また、担当者が決まっていることや対面でのやり取りもあるため、気づいた時点で気兼ねなく問合せもできることもシステムの修正や改善がスムーズに行える要因になっています。

今後は資料管理のさらなるシステム化が肝になります。データの保存場所・保存ルールなどを明確化して、キントーンやNAS（ファイルサーバー）への保存を進めたいです。

資料の量が多く人任せにすると管理が大変なので、ある程度の自動化が望ましいと考えています。

例えばメールをキントーンに転送して、案件のデータを各プロジェクトアプリの添付ファイルに保存したり、NASなどに保存することができるのであればやりたいです。