当時は収集情報や契約管理をExcelで行っていましたが、データ量が多く、整理や管理がとても大変でした。

今から3年前に社内のDX化を考えるようになり、数社からシステムの検討をしました。

その中でもキントーンは、初期導入費、ランニングコストが他社よりもハードルが低かったことや、シンプルにも関わらず、細かな顧客管理に対応できること、そしてキントーンを使用していたOSPの方が親身にご相談にのってくださったので導入を決めました。

当時、まだBizCoが（OSPのキントーンを専門に業務改善をする部署）なかったので、OSPさんにご紹介いただいたシステム会社からキントーンを導入したのですが、結局運用ができなくて空白の期間がありました。

そこから運用に向けて、現在収集先の契約管理や車両の運行管理を担当をしているYさんの面接にて「新しいこと始めるけど大丈夫ですか？」という質問をした際「新しいこと、割りと好きです」との返答があり今の社内メンバーが徐々に集まりました。OSPからキントーンのサポートする部署が立ち上がったこともあって、いよいよキントーンの活用が始まりました。

Excelで管理していた収集情報や契約管理を【塵芥】収集・契約管理アプリを作成し、メインで活用を始めました。

【塵芥】収集・契約管理アプリには、各事業所の内容も集約して入っているので、お客様からの問い合わせがあった時に活躍しています。現場メンバーからの共有内容も全て記録しているので、確認がしやすくなりました。

また、以前は現場メンバーから収集場所の確認の電話がよくあったのですが、住所や名前を伝えるだけでは伝わらないんです。今ではアプリにあるGoogleマップへのボタンを使えば、この辺にありますよと伝えやすく、ワンクリックで開けるのが、本当に助かっています。

また、OSPさんにサポートに入ってもらってからたくさんアプリを作成していただきました。

業務ごとにお客様の情報やゴミ収集の種類、契約金額など、各アプリで分けているのですが、全て繋がっているのでまとめて確認ができます。

点と点だった業務が、クリック１つで関連するアプリにいけるので、探す手間も省けますし、関連する情報をすぐに閲覧できるところが非常にいいなと思っています。

800以上の収集管理があるので、１件１件を覚えることが非常に大変です。

今までExcelで記録していた時は、開始日や解約日だけの管理のみで、あとは頭の中に記憶している状態ですね。

今はお客様から入電いただいたら、収集・契約管理で対象のデータを開いてコメント欄にメモをすることを行っています。

そのため、物件の名前や情報を見ながらコメント欄が開けるのも確認しやすいですし、担当者が不在の時でも、そのメモを見たらいつどういう内容のお問合せがあったのか分かるようになりました。現場メンバーに確認する手間と時間も削減でき、入電時にお客様へすぐ回答できるようになりました。

リクエストの入電には、コメントを確認すれば過去の対応コメントから「こういうお電話だったんですね」と伝えられ、その後の対応に繋げられるのは非常に助かっています。

また、お休みの人に向けてコメント欄からメンション（＠）をつければ連絡事項になるので伝え漏れなくなり安心できます。

あと、今ではこれが当たり前になっているのですが、収集曜日の変更、契約内容の変更、住所変更など、抜け落ちては困るところにプロセス管理を活用しています。

先ほどのコメントでの通知はすぐ確認できるんですが、経理関係の処理などはいざ作業するときに時差があるので忘れてしまうことがあるんです。

プロセス管理なら、バトンが回ることで自分の業務が終わってから処理ができるので、忘れ防止や漏れ防止に繋がりました。

一番の魅力は「毎月のミーティングがきたら、これ聞こう！」と思えること。

もうそればっかりです！ミーティングに備えて、それぞれ確認したいことをメモしています。

世の中は対面じゃなくなってきているかもしれませんが、訪問いただけることで詳細や自分たちの想いを伝えやすいんです。

文章だと表現がなかなか上手くできないこともありますし、私たちはシステムに無知なことがあるので、認識の違いはどうしても生まれてしまうと思っています。

対面でお会いして「こういう風に変えたいんですけど、どうですか？」と伝えられることが助かっています。

あとはキントーンに限らず、DXについて質問すると色々なことを教えてくださいます。今よりもっと業務が良くなる情報をさらに提供いただけると嬉しいです！

メンバーも集まり、キントーンを活用して業務改善が進んでいく中で、事務所では大分使いこなせるようになりました。

ただ、現場メンバーは主にタブレットを支給してキントーンを活用しています。

パソコンとは違う表示になるので、使う人の立場にならないと運用も進まないなと思い、作成していただいたアプリを見て、どうやったらもっと現場メンバーが使いやすいかを考えて自分たちで修正希望案も考えるようにもなりました。

現場メンバーが使用するアプリとして、時間、走行距離、車両の点検状況、ガソリン給油の状況などを記録する運行日誌を今年の夏からスタートさせたのですが、今ではしっかり活用されています。

この取り組みは導入当初から考えていたところなので、やっと実現できるという喜びがありますよ。

当初はクラウドの魅力がよく分からなかったんですが、キントーンの活用を始めて事務所にいなくても、外出先で確認できる便利さを感じています。

以前までは、ゴミの回収開始日と終了日の情報をホワイトボードに書いて、現場メンバーが事務所でチェックをするという流れでしたが、ようやくキントーンへ移行し運用が始まりました。

こちらは始まったばかりなので現場メンバーにキントーンでの確認を定着化させる事と、ゴミの回収状況を現場と事務所でリアルタイムに共有できるようにしていきたいと考えています。

次その他にもExcelで管理していた別の業務もキントーンでアプリにしていきながら、今後はキントーンに限らず、他のツールも検討していきながらDX化を進めていきたいです。