キントーン導入前は他社のシステムを使用していましたが、経費削減を考えて基幹システムの移行をしようと、社長がいくつか他のシステムをピックアップしてきました。

その中から現在業務で活用している形に近いことができるシステムを調べていきました。

業務と合わず、他のシステムが次々と候補から外れていく中、キントーンと他２つ程度まで絞り込みしていた時に、OSPさんから提案のご連絡をいただいたのが導入のきっかけです。

直接お話を聞いてみたときに、他社のシステムと全く一緒ではないけれど、同じように業務を続けられると教えていただきました。

実は提案いただく前に、社内でキントーンのお試しを申込したものの、キントーンの知識が足りず使用に難しさを感じていたんです。でも、OSPさんから他社のシステムに近いお試しアプリをご提供をいただいたので、運用のイメージが鮮明になり、キントーンを導入しようと決めました。タイミングが本当に良かったんです。

あいあいケータリング沖縄様　外観

沖縄本島全域でケータリング、お弁当・オードブルの配達を行っている

顧客管理はアポイントを取るための住所、連絡先等を登録しており、DM送付のための大切な情報として管理をしています。

DM送付では、さらに顧客情報とあわせてご注文情報が鍵になります。１万件以上のすべてのお客様に毎回お送りすることは残念ながら難しいので、ご注文情報を元にどういった層に送付するか考える上で活用しています。

例えば、ご正月、シーミー（清明祭：沖縄の伝統行事）等の用途でご注文いただいたお客様には、今年のイベント情報などをお知らせしています。

移行を検討して他システムを調べているときにPOSレジで顧客管理ができるものも多くありましたが、POSレジはあくまでも外食で会計をする想定で、ケータリングがメインの自社の業務には合いませんでした。

注文管理のアプリ画面

注文管理アプリでは、入力スピードがかなり早くなりました。

他社のシステムでは、商品名が自分たちが望む表示設定でなかったので、商品名を手動で入力していました。そのため入力にどうしても時間かかってしまい、さらにミスが多くなっていました。正月など繁忙期はかなり件数が多いため、ミスが多いと修正にも時間がかかるし、とても大変でした。

キントーン導入後は、商品マスタから希望の表示内容でそのまま引用ができることで入力が商品を選択するだけとなり、効率化が進み記入ミスの削減にも繋がっています。この注文情報は印刷して、工場側の受注表としても活用をしています。

ルックアップ機能をつかって商品名を引用

また、自社のホームページのWEBでの問合せとキントーンを連携活用している。

OSPさんにはかなり細かい部分を思い出しながら伝えたり、急な要望もありましたが、どの依頼も対応してもらいました。それに、自分たちでは気づかなかった点もこうしたらどうですか？と提案があったので助かりました。

また、他社のシステムからのデータ移行時は大変でしたが、繁忙期を避け、OSPさんとお互いタイミングを合わせながら協力して行いました。社員の操作感に慣れてもらいながらの作業だったので、一番の難関だったと思います(笑)

社内の運用活用も１年以内で社内へ定着させることができました。

定例ミーティング風景　グラフはお客様で設定し活用もしている

ちなみに、OSPさんがキントーンを取り扱っていなかったら、キントーンを選んでいなかったと思います。直接じゃないと上手く伝えられないこともあるので、こういった依頼は現地サポートができる県内企業でお願いしたいと思っていました。

小さな依頼を伝えるなら、スピード面を考えても特に重要ですね。ストレスなく導入することができました。