キントーンを導入する前は、ファイルメーカーやExcel、紙ベースで業務を行っていました。入力したものを印刷して情報共有していたため、誰がどこで何をしているかの把握が難しく、システムを導入して改善する必要性を感じていました。

業務改善の必要性を感じていた中、キントーンの存在を知り、サイボウズの説明会を受講しました。また、日頃からお付き合いのあるOSPさんがキントーンをサポートしていることを知り、実際に活用されているアプリを見せてもらったことで、キントーンなら自社の課題を解決できるのではないかと考え、導入を決めました。

【ビッグパッドの大画面で、社員が共有しやすいようにしている】

キントーンでは、お客様からの問い合わせや依頼を管理する「業務管理アプリ」、見積書や実際の受注した案件を管理する「見積・納品管理アプリ」、請求や入金に関する情報を管理する「請求・入金管理アプリ」をメインに、さまざまなアプリを業務で利用しています。

特にお客様の問い合わせや依頼を管理するために作成した「業務管理アプリ」は業務に欠かせません。

個人のお客様から法人のお客様まで登録しており、依頼先と対応先が違った場合もそれぞれ情報を分けて登録ができます。

また、このアプリでは対応状況の進捗も管理できるので、見積アプリや請求・入金管理アプリと連携することによりお客様のすべての状況が一目で確認でき、情報共有にとても役立っています。

【業務管理アプリの一覧画面:お客様名や案件内容や進捗状況が確認できる】

【レコードの詳細画面:案件の詳細内容が確認できる】

【関連レコードでは、連携した別のアプリのデータを確認できる】

導入当初は、ファイルメーカーからの移行に苦労する場面もありましたが、今では現場のメンバーやアシスタントにもキントーンが浸透し、なくてはならないものになりました。キントーンなしでは業務が進まないほど、キントーンは私たちの業務に欠かせないものとなっています。

キントーンを導入したことで、業務のスピード感や効率が向上したことを実感しています。

誰がどの業務を行っているのか、その進捗状況をすぐに確認できるようになったことで、業務の連携や調整がスムーズになりました。

また、アプリに写真や資料を添付できるようになったことで、商談の際にアナログの資料を持ち歩かなくてもよくなり、効率がアップしました。さらに、外出先や現場からでもスマホで確認できるようになったことで、業務のスピード感が増し、タイムロスが減りました。

キントーンが順調に運用できるようになってきたため、これまで紙ベースで保管していた書類も思い切って捨てることができました。例えば、いままで社用車の車検や保険の管理をアナログで行っていましたが、紙での管理からデジタルのキントーンに移行することで、情報の検索が早くなりました。

現場での業務効率も上がっています。

例えば、空調が冷えないという修理依頼症状が発生した場合に、従来は現場で品番やエラー番号を確認した後、事務所に帰ってから見積書を作成し、お客様に案内していました。

いまはキントーンに過去のデータが蓄積されているため、同じエアコンで同じエラー番号の症状が発生した場合は、その場でキントーンに保存したデータから修理内容を確認し、お客様をお待たせすることなく見積書を案内できるようになりました。

毎月の月次報告では、請求書アプリに蓄積されたデータを抽出して分析に活用しています。担当者ごとのデータも抽出できるので、担当者の目標設定や課題などの分析にも活用し、担当者の成長を促しています。

また、キントーンと連携できる会計システムのfreeeを併用して利用することで、より数値を把握することができ、両者の相乗効果により、利益が前年比より大幅に上回ることができました。数値の分析によって、ビジネスの状況を正確に把握し、意思決定に役立てることができています。

社員同士のやり取りでもキントーンを活用しています。

現場にいる社員と、社内のアシスタントのやり取りにおいて、今まで紙ベースで共有していた情報は、キントーンでアプリ化し、スマホですぐに確認できるようにしました。また、特別急ぎではない情報でもキントーンに入力しておくことで、翌日までにはその情報を共有することができ、何かあればすぐに対応できるようになりました。キントーンはコミュニーションツールとしても有効に活用できていると感じています。

OSPのサポートは、日々のキントーンでのメッセージや電話でのやり取り、毎月の打ち合わせなど、常に私たちの声に耳を傾け、要望をしっかりと汲み取り、次の段階につなげるための提案もしてくれるので、本当に安心感があります。

私たちもキントーンは自分たちのやりたいシステムがつくっていける。はがゆい所に手が届くシステムということを周りにも伝えていきたいです。

今後の活用としては、残業時間の削減に注力していきたいと考えています。

昔より残業時間は少なくなりましたが、現状でも十分な削減には至っていないと考えています。キントーンをはじめとしたデジタル化を活用することで、事務作業の効率化・短縮をさらに進め、残業時間の削減を実現していきたいです。

働き方改革では、残業削減や働きすぎ防止がよく語られますが、それだけでは企業の発展や投資は実現できないと考えています。アナログも大切ですが、デジタルをうまく活用して、人の働き方をサポートできるような環境を整えることで、働きやすい環境を作り、生産性の向上や企業の発展につなげていきたいです。