ビジネスシーンにおいてビジネスホンは欠かせない存在です。

しかし、毎日使用していても意外と便利な機能を活用できていない企業も多く見受けられます。

まずビジネスホンの機能は決して発着信・保留・転送・内線だけではありません。

ビジネスホンはビジネスのためになる便利機能が多数搭載されており、ご自身が持つスマートフォンのように、ビジネスホンも自分たちの業種や業務内容に応じてカスタマイズをするものです。

今回の記事では、ビジネスホンに搭載されている便利機能を6つご紹介します。

ぜひ、使用中のビジネスホンへ設定や、新しく導入を検討されている方は今後のビジネスホン選びの参考にしてください。

ビジネスホンの便利機能6選

ビジネスホンの機種によっては、搭載されていない機能もございます。

①スマートフォンの内線化

ビジネスホンの中にはスマートフォンと連携し、内線電話にできる機能があります。

スマートフォンに専用アプリケーションをインストールすれば、事務所に人がいない場合でも会社への着信を複数人のスマートフォンへ表示し、外出先でも応答することが可能です。

また、スマートフォン上には相手の電話番号やビジネスホンの電話帳に登録した名称で表示されます。

スマートフォンを内線化することで、受電放置を防ぐことや、折り返しの手間、機会損失の防止にもつながります。

寄添 ます美

リモートワーク中の従業員でも会社の電話を取ることができるので、
働き方改革にも適しています。

②通話録音機能

ビジネスホンには通話中の音声を録音できる機能があります。

活用することで次のメリットがあります。

聞き洩らしを防ぐ

電話に慣れていない新入社員やどんなに優秀な社員でも人間である以上、何らかの要因が重なって聞き洩らしにつながることがあります。

そうした場合でも録音機能を活用することでお客様からの大事な依頼や伝言を聞き洩らすことがなくなります。録音データは即再生可能なため、保留中に聞き取りづらかった点の再確認や、後で聞き返すことで順を追って再度整理ができます。

悪質なクレームを抑制

お電話をかけた際に、「この通話を録音しております」のようなアナウンスが流れたことはありませんか？

アナウンスを最初に流すことで、録音されてはまずいことを言ってはいけないという考えから、心理的に言葉を選ぶようになるため悪質なクレームの抑制にもつながります。

トラブル対策

音声録音機能がとくに役立つのは「言った・言わない」などのトラブル対策です。

もちろんお互いの音声データが証拠として残っているので、リスクの軽減が可能です。

③鳴り分け機能

鳴り分け機能とはかかってきた番号ごとに着信音を変えられる機能です。

ほとんどの企業でビジネスホンのご契約時に申し込みされるNTTの「ナンバーディスプレイサービス」^※を利用していれば、追加料金はかからず簡単に設定が可能です。

鳴り分け機能を設定すれば、着信音だけで誰から電話がかかってきたのかおおよその判断ができるので、電話を取り次ぐ工程を省くことができます。

例えば、次のような設定が可能です。

• 内線着信音と外線着信音を変える
• 従業員の社用携帯と顧客からの着信音を変える
• 部署ごとの着信音を設定する

寄添 ます美

設定は【メニュー】→【初期設定】→【ナンバーディスプレイ】を選択すると、【鳴り分け】が設定できます。
電話業務の効率化には設定していて損はない機能です。

④ペーシング機能（構内放送）

ペーシング機能とは、ビジネスホンから建物や敷地内の構内放送設備を利用して構内呼び出しを行う機能です。

広いオフィスや倉庫・工場など、デスクにいるよりも別の場所にいることが多く、また社内を頻繫に移動する環境で仕事されている場合、迅速に周知する手段として活用されています。

• 倉庫スタッフへお客様からお電話があったことを伝える

  └ ♬～○○さん。外線3番に□□さんからお電話です。

• 指定する方へ連絡が欲しいことを伝える

  └ ♬～○○さん、至急□□さんへご連絡ください。

• 手の空いている従業員へ作業を依頼

  └ ♬～レジの解放をお願いします。

• 緊急の連絡を建物全体に放送する

  ♬～地震が発生しました。エレベーターは利用しないでください。

• 来店者へ周知

  └ ♬～ただいまタイム中です。

• 定時の合図

  └ ♬～18時です。定時の時間になりました。

一般的なビジネスホンであればこの機能には対応しているので、あとは必要な機材をそろえるだけで使用が可能です。

ペーシングに必要な機材は下記が一般的です。

• ビジネスホン主装置(PBX)
• 放送用アダプタ
• 放送用アンプ
• スピーカー

⑤拠点間の内線機能

各拠点に設置しているビジネスホンに仮想ネットワーク(VPN)を組み込むことで、拠点間の通話が内線と同じようにできるようになります。

違う支店にいても、人を限定して内線番号で呼び出しができるので、取り次ぎの必要がなく便利です。

また、拠点間の内線化を行えば、前述④でご紹介したペーシング機能で別の拠点にいる人の構内放送もできます。

• 拠点が多く、社内通話料が高額
• 無人の拠点にかかった電話に応答したい
• ほかの拠点へ電話を転送したい

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⑥簡単IVR(自動ガイダンス)機能

着信時に「代表番号へは1番、営業部へ御用の方は2番、総務部に御用の方は3番を押してください」などの問合せ内容を伺う自動音声ガイダンスを予め流し、指定の部署のみ呼び出せる機能です。

コールセンターなどではよく導入されていますが、最近は1階層まで標準で搭載されているビジネスホンもあります。電話業務の効率化にとても便利なのでオススメな機能です。

電話対応をしていた従業員は本来の業務＋電話対応を行っていますが、音声ガイダンスを流して振り分けできることで不必要な取り次ぎ業務を削減することが可能です。

• 取次業務の効率化
• 人件費の削減
• お客様満足度の向上（待ち時間の削減）
• 電話番号の簡素化（部署ごとに電話番号を用意しなくてもよい）

寄添 ます美

中小企業には設定されていてないことが多いですが、1階層のみの振り分けでも、電話対応する事務員さんの業務負担は軽減されますよ。

まとめ

いかがでしょうか。

今回はビジネスホンの便利機能を6つご紹介しましたが、まだまだ意外と知られていない機能は沢山あります。

ビジネスホンの便利機能を有効的に活用して、自社の業務内容にあわせてカスタマイズをし、日々の業務効率化やサービスの品質向上にご活用ください。

設定方法でご不明な点や、ビジネスホンの取り替えで気になる点がございましたら是非オフィスシステムプロダクトへご相談ください。