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【第9羽】電話の伝言メモまだ紙でやってない?伝言メモもデジタル化しよう!

2022/08/01

kintone


  • マナブ

    • 職業とある会社 営業部
    • 性格業務改善やDXの取り組みを任されている。
  • ビズホー

    • 職業OSP BizCo
    • 特徴業務改善を目指す企業のサポートをしている。
  • こみみちゃん

    • 職業OSP BizCo
    • 性格情報収集能力はBizCoナンバー1。ビズホーの後輩。

※この登場人物は架空の人物です。

会社員であれば自分のデスクに電話の伝言メモが置かれていたことは誰しもが経験したことがあるのではないでしょうか?

伝言メモは、担当者不在の際に電話内容を伝えることに役立ち、伝言を受けた人は紙・電話・メール、あるいはチャットを活用している企業もあるでしょう。

一方、このようなアナログでの伝言メモを活用し続けると「伝えた」「聞いてない・見てない」「字が読めない」という問題が起きることがあります。

今回は従来の電話の伝言メモの問題点をキントーンで解消する活用法をご紹介します。

-----とある会社のお昼休み後apartment-----

マナブ
マナブ
あ、電話伝言メモだ。
なになに。お昼休憩中、A社から連絡があったんだな。

マナブさん、ちょっと待って!
もしかしてその紙は、電話の伝言メモ??
ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
そうだよ。何か変だった…?
マナブさん達には「当たり前」になっている引継ぎ方法かもしれないけど、
紙の伝言メモだとこんなことでトラブルになったことはない?
ビズホー
ビズホー

現状の問題と課題と要望|電話伝言メモ 編

現状の問題

  • 社内の電話の引継ぎが、紙のメモ・電話で伝言・口頭での引継ぎで、言った言わない問題が発生しやすい。
  • きちんと引継ぎができたのか、対応完了したのか引継ぎ後の状況がわからない。
  • チャット(LINE等)で引継ぐと、メッセージを開封した後に見逃してしまうことがある。

マナブ
マナブ
た、たしかに…
伝えた、聞いていないとかで社内のメンバーと少しギスギスしたこともあるし、
しっかりした人は「あの後どうなった?」って聞かれるよ。
ホホー!やっぱり。
実はボクがサポートしてきた企業も、同じ問題を抱えていたけど、
キントーンでデジタル化をして、業務改善できた企業がたくさんあるんだ。
ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
たしかに、きちんと伝言されていなければお客様や取引先からの信用にもつながるね…。
僕たちもキントーンで電話の伝言メモやってみたい!

課題

  • 伝言メモの見える化をし、言った言わない問題をなくしたい。
  • 引継ぎ後、きちんと対応しているか確認できるようにしたい。
  • 対応漏れをなくしたい。

ボクが導くよ!
けどその前に…!社内にアプリの定着化を図るには
活用するメンバーからも意見を吸い上げることが大切だよ!
ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
さっそく、聞いてくるね!

活用メンバーからの要望

① 引継ぎ後の状況(ステータス)を視覚的に分かりやすくしたい。

② 対応が終わっていないことを忘れないようにしたい。

イメージができてきたね!
よし!さっそく、アプリを作ってみよう!
ビズホー
ビズホー

アプリを作ってみよう|電話伝言メモ 編

ドラックアンドドロップで必要な項目を追加

操作は簡単。ドラックアンドドロップで項目の追加をし、幅や順番を調整しましょう。

マナブ
マナブ
最低限必要な項目だけ追加してみたよ!
いいね!
キントーンの強みの「自分たちの業務にあわせてつくれる」
「小さく始められる」をうまく活用できてる!
ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
キントーンはホント簡単にアプリが作れるね!
よし!ここからはボクに任せて!
要望に応えるために、ワークフロー(プロセス管理)を活用するよ!
ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
ワークフロー??

ワークフロー(プロセス管理)で要望を解決!

ワークフロー(プロセス管理)は、基本的に申請アプリで使われる機能です。

この「バトンを渡す」機能に注目して、引継ぎアプリでの活用をオススメしています。

マナブ
マナブ
へえー!
「申請」と聞くと、今回の電話の伝言や引継ぎでは使う発想がなかったけど、
こういう形で応用できるんだね!
まずは、要望①のステータスを視覚的に分かりやすいように色付けをしよう。
ビズホー
ビズホー

マナブ
マナブ
見やすい!
視覚的に分かるから、状況がすぐ判断できるね!
次に、ワークフローは要望②にもあるように、
未対応のもがあれば未処理として通知が残るから見逃しがしにくいよ。
ビズホー
ビズホー

※プロセス管理の設定方法はkintoneヘルプをご参照ください。

また、弊社のサポート内でお伝えしております。

マナブ
マナブ
やったー!完成した!
テストでビズホーに送ってみるね!

キントーン通知画面

詳細画面

うん、届いているよ!
これならキントーン上にデータも残るし、
言った言わない問題もなくなるね!
ビズホー
ビズホー

今回のマナブさんの学びポイント!

tips_and_updatesちょっとした業務でも、デジタル化をすることで予想以上の問題解決をすることがある。

tips_and_updatesキントーンは使い方次第で、大きな改善の事例ができる。

tips_and_updates定着化を図るには、社内の意見を取り入れてアプリを作成しよう。

マナブ
マナブ
ビズホーがいなかったら、
紙での伝言メモはそのままだったかもしれない。
ありがとう!
ボクたちはお客様から要望があったことだけじゃなくて、
あらゆる視点から活用事例を提案して、
更なる業務の効率化を目指しているよ!
他にもいいアイディアがあれば伝えていくね♪
ビズホー
ビズホー

ビズホーのようなサポートが欲しいと思った方へ

オフィスシステムプロダクトのBizCo(ビズコ)がサポートしています。

BizCoは沖縄県の中小企業が抱えるお悩みを、業務改善のプラットフォームキントーン(kintone)を中心に業務改善をご支援する部署です。ぜひお気軽にご相談ください!

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