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【今話題のDXとは?】加速するDX時代に乗り遅れるな!

2022/08/10

オフィスソリューション


  • 真地 小真理

    まあぢ こまり

    • 部署管理部
    • 性格日々アナログな業務や、無茶ぶり上司に困っている。
  • 寄添 ます美

    よりそえ ますみ

    • 部署営業部
    • 性格抜群のセンスと直観力がある。OSPを業務改善へ導く。
  • 沖楽 部長

    おきらくぶちょう

    • 部署管理部 上司
    • 性格システムが分からないゆえに悪気なく無茶ぶりをする。

※この登場人物は架空の人物です。実在するOSP社員ではありません。

DX(デジタルトランスフォーメーション)という言葉を一度は耳にしたことがあるのではないでしょうか?

今では大企業だけではなく、中小企業でも「DXに取り組むべき」と言われ、今後のビジネスを拡張していくためにとても重要なキーワードです。

今回はDXのメリットから、今後中小企業が取り組むべき課題をご紹介していきます。

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは

DXとは「Digital Transformation(デジタルトランスフォーメーション)」の略語で、日本語では「デジタル革新」や「デジタル変容」という意味の言葉です。

DXを分かりやすく説明すると、進化したITツールやデジタルテクノロジーなどを活用して、新しいビジネスやサービスを創出し、従来のビジネス手段やビジネスモデルの変革していく事をDXと言います。

DXはビジネスだけに限った言葉ではなく、ITツールの浸透によって人々の生活をあらゆる面でより良い方向に進化させるという意味でもあります。

真地 小真理
デジタル化と何が違うんですか?

寄添 ます美
DXという言葉は近年急激に広まったので、
デジタル化と同じ意味で使用される人もいますが、
明確な違いがあります。

DX化とデジタル化の違い

分かりやすく説明すると、デジタル化は「手段」DXは「目的」です。

デジタル化はツールを導入すれば達成できますが、DXはデジタル化したうえでその特性を生かし、ビジネスモデルや企業を変革していかなければ達成したことにはなりません。

デジタル化で業務効率化や生産性の向上といった課題をクリアしたあと、ビジネスモデルの変革によって人々に価値を提供し、そして企業の価値を高めることがDXといえます。

つまり、デジタル化の先にあるのがDXになるのです。

DX推進のメリット

業務効率化・生産性向上

DX推進における最大のビジネスメリットは、業務効率化や生産性の向上です。

これまで紙に書いたり、手作業で行ったりしていた業務をデジタル化によって、業務の最適化ができれば、作業時間の短縮、人件費削減、さらに人的ミスがなくなることで正確性の向上を期待できます。

また、定型業務を行っていた時間でメイン業務や新しい業務に注力できるようになります。

これは、劇的な生産性向上につながるはずです。

働き方改革の実現

従来の業務を見直すことは、働き方改革の実現にも役立ちます。

ルーティン業務はRPAへ移行し、ムダな業務の見直しをすることで、長時間労働の削減につながります。

また、様々な業務にクラウドツールを導入することで、テレワークの実現もできるようになります。

多様なライフスタイルや育児や介護などで通勤が難しい従業員に、働きやすい環境を構築し、優秀な人材の確保が行えます。

誰もが働きたいと感じる会社にすることで、人手不足に悩まされる心配もなくなり、従業員のモチベーション向上が期待できるはずです。

新しいビジネスの創出

DX化を進めていくと、これまでのビジネスプロセスや情報の流れが変わるため、デジタルを活用した新規サービスの創出につながる可能性が高いです。

データを活用せず、長年の勘や経験だけに頼っていると、時代や顧客のニーズとズレが生じてしまい、ビジネスチャンスを逃してしまう恐れもあります。

蓄積した顧客データの分析で、潜在的な見込み客を効果的に導けるようにすれば、今まで見落としていた顧客の発掘や、販売の促進を進めていけるかもしれません。

真地 小真理
DXを推進していくには、
具体的にどういうことから始めたらいいんですか?

寄添 ます美
それでは、どの企業にも当てはまる身近なものを例にしていきましょう。

【中小企業向け】DX推進に向けて取り組むべきデジタル化の例

勤怠管理のシステム化

従業員の勤怠は働き方を変革するうえで欠かせないポイントの一つです。

働き方に関する法改正やテレワークの導入など、ワークスタイルの多様化に伴い、紙のタイムカードのような従来のアナログな勤怠管理だけでは対応ができなくなりました。

さらに、アナログな勤怠管理は、集計・有給管理・申請承認に加え、雇用形態での休暇付与や残業の計算など膨大な作業工数が、担当部署の大きな負担にもなっています。

そこで、クラウド型の勤怠管理システムを導入することによって、勤怠業務をすべて集約し、就業時間を自動計算・管理が可能りなります。正確な勤怠管理はもちろん、打刻の記録をリアルタイムに閲覧することもでき、担当部署の業務負担軽減にも効果を発揮するでしょう。

このように勤怠管理のDX推進には、勤怠管理システムを活用することで担当部署の業務効率化や、多様な雇用形態や働き方とも相性が良く必要不可欠なツールになるはずです。

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データ入力業務の自動化

売上データの収集・転記作業・グラフ化・請求書の発行など業務の中で単純作業を行わなければならないことは少なくありません。

一つひとつは単純な作業でありながらも最も正確性が求められ、手作業で行えば多くの時間と手間を要し、さらに人的ミスにもつながります。

そこで、単純なデータ入力業務において、RPAを活用する企業が増えてきました。

RPAとは、人間の代わりにロボットが自動化するツールのことです。

これにより、従業員はメイン業務に集中することができ、人的ミスの削減も期待できます。

情報管理・共有のクラウド化

クラウド型の上での情報管理や共有も重要なデジタル化のひとつです。

クラウド型の業務管理システムを活用すれば、顧客情報・生産管理・在庫管理・業務管理など、さまざまなデータの一元化や連携が可能になります。

例えば、顧客情報をあらゆるデータを連携させることによって、過去の対応履歴や販売履歴など、これまでのやり取りを集約されて一覧で見られるので、より効果的な営業活動ができ、顧客の満足度向上にも繋がります。

また、新型コロナウイルスの感染対策や働き方改革などの影響を受けて、多くの企業ではテレワークの導入が進みましたが、テレワークの導入にも情報のクラウド化は必要不可欠でしょう。

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ワークフローシステムの導入

業種や業態を問わず、どの企業も申請書や稟議書、回覧版など紙で受け渡ししている業務はあります。

これらの社内における申請・承認の業務を効率化するために有効なのが、ワークフローシステムです。

ワークフローシステムはほとんどがパソコン以外にもタブレットやスマートフォンからも閲覧・承認までできるので、押印のために出社する必要がなくなりペーパーレスや脱ハンコにも繋がります。

bookmarksOSPオススメのワークフローシステムはこちらから

電子契約の導入

従来の紙とハンコを使った契約を電子化し、業務担当者を面倒な手続きから解放することもDX推進の一つです。

電子契約によって書面によるやり取りが不要になるので、契約のために先方へ訪問したり、書面を郵送したりといった手間がなくなるので双方にとってメリットがある契約法です。

その結果、スピード感のある取引が実現できるほか、契約プロセスの効率化にもつながるでしょう。

また、電子署名を用いた電子契約は、書面契約と同等かそれ以上の安全性がある契約方法です。電子契約に切り替えることで、契約漏れや顧客情報の漏えいのリスクを軽減し、コンプライアンスを強化することにつながります。

まとめ

DXについてご紹介しました。

デジタル化は「スタート」、DX化は「ゴール」であり、まずは既存業務のデジタル化を図り、業務の効率化・生産性の向上から始めてみましょう。

そして、上記の内容は弊社で行っている事例でもあります。

弊社ではこのデジタル化を通して、「顧客情報を活用したサービスの向上」「パソコン・ネットワーク保守事業の拡大」「総務部門による新事業で収益化」「業務改善を提供する新部署の立ち上げ」といったDXを実現してきました。

ただ、DXを推進する際に直面する課題は企業によって千差万別です。

弊社では、中小企業や個人事業主からでも始めやすいバックオフィスのデジタル化・DX推進のサポートを行っております。

クラウド型の業務アプリの構築や最新のOA機器の導入でオフィスの課題を解決し、ビジネスの成功(業績向上)へ導いてまいります。 お気軽にご相談ください。

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