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【第10羽】定期的な業務棚卸で、さらなる業務改善を進めよう!

2022/09/22

kintone


  • マナブ

    • 職業とある会社 営業部
    • 性格業務改善やDXの取り組みを任されている。
  • ビズホー

    • 職業OSP BizCo
    • 特徴業務改善を目指す企業のサポートをしている。
  • こみみちゃん

    • 職業OSP BizCo
    • 性格情報収集能力はBizCoナンバー1。ビズホーの後輩。

※この登場人物は架空の人物です。

業務改善のためツールを活用して一定の月日が経つと、そのシステムに則って長期的に運営を続ける企業も少なくありません。

しかし、時代が変化していくようにビジネスの形も日々変化しています。

当初目的としていた業務改善が達成されても企業が成長し続けるためには、定期的な業務棚卸を行って現状を把握することが必要になるのです。

業務棚卸とは、自社で行っている業務を洗い出して整理することです。

業務改善を進めている途中でも、定期的に業務の棚卸しをすることで、現状の業務を可視化し、新たな業務改善や効率化に向けて取り組みを強化することができます。

今回は、業務棚卸に行いたい進め方や可視化の具体例を元にご紹介していきます。

-----沖縄県のとある会社apartment-----

マナブ
マナブ
キントーンで業務改善を行ってもう半年か。
そろそろ社長に営業部での取り組みを報告をしないとなぁ。
ホホー!
この機会に、これまでの活動を一緒に振り返っていこうよ!
ビズホー
ビズホー

これまでの業務改善の取り組み

マナブさんとビズホーはキントーンを活用して、営業部で下記のような取り組みを行ってきました。

  • 紙やExcelなどのアナログ管理からデジタル化へ(顧客管理、日報、電話伝言メモ)
  • 情報の一元管理を行ったことで、ワード検索で必要なデータをすぐに取り出せるようになった
  • チャット機能を活用して、データに紐づいたメッセージをやりとり
  • アイディア箱(目安箱)を始め、社内コミュニケーションとして活用
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マナブ
マナブ
当初僕がやりたかった顧客管理もだいぶカタチにできたし、
進めていく中で予想外の取り組みもあったけど、いい結果になったよ!
気づけば最初に企画した計画と違っている、なんてことは珍しくない。
会社の状況にあわせて計画の見直しが必要だから、
定期的に業務棚卸を行うことが大切!
ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
業務棚卸?
業務棚卸は、今の業務を洗い出して整理する取り組みだよ!
社長に報告するいいタイミングだし、一緒にやってみない?
ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
ビズホーのおかげで僕も少しは成長できたし、
今の状況をふまえて業務棚卸をやってみたい!

業務の棚卸をしよう

マナブさんとビズホーが今までキントーンを活用して業務改善を行った内容も含めて、業務の棚卸しを行います。業務の棚卸をすることで、業務改善につながるポイントやムダな業務の洗い出しができます。

まずは、思いつくかぎりの業務を付箋に書き出してみよう!
Excelや紙でやっている業務メインで考えるとやりやすいよ。
ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
キントーンにデジタル化した業務を合わせてこんな感じかな!

書き出した業務はバラバラに見えるけど、
実は3つのグループにまとめられるんだ。
ビズホー
ビズホー

業務を3つのグループに分けてみよう

①一人でも完結できる業務

②社内の複数名で進める業務

③お客様に提出など社外に繋がる業務

①一人でも完結できる業務

  • 営業日報(日々の対応記録の蓄積)|キントーン済
  • 社用車の管理
  • 資格の管理
  • 業務マニュアル

②社内の複数名で進める業務

  • 顧客管理|キントーン済
  • 営業の案件見込み管理
  • 稟議書
  • スケジュール共有
  • 社内間の業務依頼や引継ぎ対応

③お客様に提出など社外に繋がる業務

  • 売上業務
  • 見積書
  • 請求書
  • お客様からの電話引継ぎ(クレーム・修理依頼など)|キントーン済

マナブ
マナブ
こうやって洗い出してみると、
まだまだキントーンでデジタル化できる業務はありそう!

ホホー!それじゃあ、各グループごとでこれから優先して取り組みたい業務に
1つずつ印(しるし)verifiedを付けてみよう!
ビズホー
ビズホー

優先して取り組みたい業務を考えよう

①一人でも完結できる業務

  • 営業日報(日々の対応記録の蓄積)|キントーン済
  • 社用車の管理|verified
  • 資格の管理
  • 業務マニュアル

②社内の複数名で進める業務

  • 顧客管理|キントーン済
  • 営業の案件見込み管理|verified
  • 稟議書
  • スケジュール共有
  • 社内間の業務依頼や引継ぎ対応

③お客様に提出など社外に繋がる業務

  • 売上業務
  • 見積書|verified
  • 請求書
  • お客様からの電話引継ぎ(クレーム・修理依頼など)|キントーン済

マナブ
マナブ
できたよ!
こう見ると、今から取り組むべき業務が見えてくるなぁ。
ここからは、チェックした優先して取り組みたい業務を取り組みやすい業務業務改善の効果が大きい業務で分けて進めるのがオススメだよ!
ビズホー
ビズホー

取り組みやすい業務と業務改善の効果が大きい業務へ振り分けよう

振り分け方としては、取り組みやすい業務に①一人でも完結できる業務を、業務改善の効果が大きい業務に②社内の複数名で進める業務、③お客様に提出など社外に繋がる業務を当てはめると振り分けやすいです。

取り組みやすい業務

業務の頻度が少ないものや、1人などで完結できる業務

arrow_forward社用車の管理

campaignメリット

業務を行っている人が少人数なので、チャレンジしやすい

campaignデメリット

頻度が少ないので、効果が見えにくい

業務改善の効果が大きい業務

業務の頻度が多いものや、多くの人がやっている業務

arrow_forward営業の案件見込み管理・見積書

campaignメリット

頻度が多いので、効果が見えやすい

campaignデメリット

巻き込む人が多いので、変更に時間が必要

今回のマナブさんの学びポイント!

tips_and_updates定期的に業務の棚卸しを行って、現状の確認や今後の計画を行おう!

tips_and_updates可視化してみると見えていなかった改善ポイントが見えてくる。

マナブ
マナブ
経験や肌感覚だけじゃ業務改善はできないって真剣に取り組むほど感じるよ。
計画と見直しって大事だね。

ホホー!いい気付きだよ!
それに業務棚卸は業務改善だけじゃなくて、企業戦略の1つにも繋がる。
定期的に方向性を確かめながら継続的に取り組んでいこう!
ビズホー
ビズホー

マナブ
マナブ
よし!この棚卸業務の内容もチームや社長に共有してくるよ!

ビズホーのようなサポートが欲しいと思った方へ

オフィスシステムプロダクトのBizCo(ビズコ)がサポートしています。

BizCoは沖縄県の中小企業が抱えるお悩みを、業務改善のプラットフォームキントーン(kintone)を中心に業務改善をご支援する部署です。ぜひお気軽にご相談ください!

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