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【第1羽】キントーンで大切な顧客情報を上手に管理をしよう!

2022/03/23

kintone


  • マナブ

    • 職業とある会社 営業部
    • 性格業務改善やDXの取り組みを任されている。
  • ビズホー

    • 職業OSP BizCo
    • 特徴業務改善を目指す企業のサポートをしている。
  • こみみちゃん

    • 職業OSP BizCo
    • 性格情報収集能力はBizCoナンバー1。ビズホーの後輩。

※この登場人物は架空の人物です。

「働き方改革」が叫ばれる中、多くの会社が働き方改革プロジェクトを始めています。

属人化する業務や、紙での管理、上手くいかない情報共有など、頭を悩ませる人も多いことでしょう。

「業務改善」「生産性向上」「ペーパーレス」…

従来のアナログな業務体制の見直しを任されたが、何からしていいのか分からず途方に暮れている営業マンが、ここにもひとり…

-----沖縄県のとある会社apartment-----

マナブ
マナブ
はあ、一体どうしたらいいんだ…

パタパタパタパタ

こんにちは!ボクはビズホー。

業務改善や効率化を目指す企業さんをお手伝いしているよ。

何だか困っている感じだね。どうしたの?

ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
え!?(だれだ)

ああ、実は、顧客管理の業務ずっと頭を抱えてる事があって…

現状の問題と課題|顧客管理編

ケースcampaignマナブ所属のとある会社 営業部 10名在籍

現状の問題

  • 1,200社程度の顧客を地区で担当を設けているが、顧客管理が担当者しか分からない(属人化している)ので、担当者が変わるときは、前任がいないと引継ぎができない。
  • アナログな管理のため、上司も全顧客の情報把握ができていない状態。

課題

  • 顧客管理をいつでもどこでも見える化して、効率よく編集できるようにしたい。
  • 見える化することで情報共有も簡単にしたい。
  • 大切な顧客情報を一元管理することで、ミスや重複をなくしたい。

 

マナブ
マナブ
会社として業務改善やDXの取り組みを行うために、デジタル化したいんだ。僕が担当になって、まずは自分たちの営業部からって思っているんだけど、やり方が分からないんだよね…
業務改善をするにあたって一番大切なのは、「改善したい」「効率アップしたい」という想い。あなたはどう?
ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
想いはすごくあるよ!
よし!ボクが導くよ!

まず初めの一歩として、大切な顧客情報を業務改善のためのプラットフォームキントーン(kintone)で上手に管理しよう!

ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
キ、キントーン?

それで顧客管理ができるの?

まずは、キントーンで顧客管理するメリットからお伝えするね!
ビズホー
ビズホー

キントーンで顧客管理を行うメリット

  • 顧客情報を一つにまとめて見える化ができる。
  • クラウドサービスなのでパソコンだけではなく、スマホやタブレットと端末問わず使用ができるから活用シーンが広がる。
  • アプリには同時アクセスが可能。違った顧客情報なら同時修正もでき、修正履歴も見れる。
  • アプリ内の情報に対してコメントができるので、コメントの見逃しやどこに行ったか分からなくなる情報の迷子を防ぐことができる。
顧客情報をデジタル化することで一元化できるし、誰でもどこでも見れるから社内共有もばっちりになるよ!
ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
こんなにメリットがあるんだね!

けど、アプリって何だか難しそう。

キントーンは柔軟性が高くて初心者にも使いやすいアプリなんだ。

さっそく、ボクと一緒にアプリを作ってみない?

ビズホー
ビズホー

アプリを作ってみよう|顧客管理編

キントーンは業務ごとに「アプリ」という単位で作成ができます。

アプリの作成方法は様々あり、部署・業種別に用意されている100以上から選べるサンプルアプリや、必要な項目を一から作成する方法、Excel/CSVを読み込んで作成する方法などがあります。

マナブ
マナブ
Excelで顧客管理していたデータがあるからこれを活用できるかな?
それじゃあ、今回はExcelファイルを活用してアプリを作ってみるね!
ビズホー
ビズホー

Excelファイルを活用した作成方法

1.既存のExcelファイルを使って、一括で作成。

アプリのタイトル横にある+ボタンから、下記の画像の手順で作成していきます。

読み込みが終わると、項目とExcelのデータ(顧客情報)も一緒に入ってきます。

マナブ
マナブ
すごい!一瞬でできた!
いい感じだね!
顧客リストの詳細を開くと、項目が縦に並んで作成されるから、レイアウトもキレイにしていこう!
ビズホー
ビズホー

2.ドラック&ドロップで形や順番をラクラク調整

顧客リストは一つずつレコードが作成され、詳細画面が開けるようになっています。

読み込んで作成した直後は、項目が縦並びになるので、ドラック&ドロップで見やすい順番や長さに整えていきます。

項目を整えるだけでも、だいぶ印象が変わるよ。
ビズホー
ビズホー

3.アプリを開いた時に見える一覧項目の設定をしてみよう

一覧を設定する前だと、項目を追加した順で、すべて表示されてしまいます。一覧はアプリの顔。どんどん見やすくカスタマイズしていきましょう。

整える前

一覧もドラック&ドロップで簡単に設定できるよ。
ビズホー
ビズホー

整えた後

マナブ
マナブ
ちょっとしたことだけど、見やすくなった!

campaignアプリ作成時のポイント

一覧の項目はあまり多すぎると逆に確認がしづらくなってしまう

パッと確認したい情報は何かを考えて、厳選した項目を設定しよう。

作成後も簡単に変更や追加も可能なので、使いながらどんどん自社にあったアプリにしていこう。

マナブ
マナブ
あれもこれもやりたくてたくさん入れがちだけど、使いながら変更できるなら安心だよ。

よし、ここからがポイント。

もっとアプリを活用しちゃおうよ!

ビズホー
ビズホー

マナブ
マナブ
ええ!?活用?これだけじゃダメなの?
ふふ。見てて!

例えば…

ビズホー
ビズホー

4.顧客情報を一元化しているので、誰が担当者なのかが分かるように項目を設定

項目タイプはアカウント設定ができる「ユーザー選定フィールド」がオススメ!ユーザー選択フィールドにすると、自分の担当だけ表示といった制御や通知設定が可能になります。

この設定は、紙やExcelではできないのでキントーンで一元管理する魅力の一つです。この項目タイプは、複数のアカウントを設定できます。

応用編|便利な機能を追加してみよう

  • 外回り中の営業マンは、スマホから顧客情報の電話番号をタップしてスムーズに電話できる。
  • 顧客管理アプリの住所からGoogleマップへも楽々アクセス。

こちらの設定は、プラグイン・JavaScriptが必要です。

スマホ操作にも対応しているから、外出時は「あってよかった」と多くの企業で喜ばれているカスタマイズ事例の一つだよ。
ビズホー
ビズホー

マナブ
マナブ
今まで、電話番号や住所はコピペしていたよ。 今の業務スタイルが当たり前になって気にもしていなかった…。 ちょっとしたことだけど、ストレスフリーになるし、何より業務がしやすいね!
ストレスってこういった小さいことの積み重ねがほとんどなんだ。

もちろん、今までのアナログなやり方から変わることを嫌がる人もいる。

だけど、社内で生産性を上げてスムーズに業務を進めるためには、キントーンだからこそできるメリットにスポットをあてることが大切なんだ。

ビズホー
ビズホー

今回のマナブさんの学びポイント!

tips_and_updates顧客管理を一元管理して見える化することが、社内の情報共有の大きな一歩になる。

 

tips_and_updates現状の業務のやり方のままにしばられない柔軟な発想と、キントーンだからこそできる効率化へのメリットを考えることで、業務改善の実現を目指そう。

マナブ
マナブ
できた顧客管理アプリを見たら、近くにある企業もうちのお客様だったなんて知らなかったよ。
お客様に申し訳ないな…

落ち込まなくっていいんだ。

それに気づけたことが業務改善の第一歩だよ!
むしろ伸び代しかないし、これから変わっていけばいいんだ。

ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
ありがとう…!こういった視点やアイディアがあれば、営業部だけじゃなくて社内全体で活用の幅を広げられそう!

……でも、まだどうやって業務改善に活用するか、僕だけじゃ自信ないなぁ。

ボクはキントーンを活用して沖縄県内企業の業務改善をサポートしているんだ。

これから業務効率化アップのためにボクと一緒に頑張ってみない?

ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
本当?さっきのアイディアだったり、何だかビズホーと一緒ならできる気がするよ。

僕はマナブ。これからよろしくね!

うん!マナブさん一緒に頑張ろうね!
ビズホー
ビズホー

 

こうして、ビズホーのサポートのもと、マナブによるとある株式会社の業務改善プロジェクトが始まるのであった。

 

マナブさんのように業務改善やキントーンを始めたい、ビズホーのようなサポートが欲しいと思った方へ

オフィスシステムプロダクトのBizCo(ビズコ)がサポートしています。BizCoは沖縄県の中小企業が抱えるお悩みを、業務改善のプラットフォームキントーン(kintone)を中心に業務改善をご支援する部署です。ぜひお気軽にご相談ください!

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