【残業時間激減!】OSP管理部にキントーンを導入したら業務効率が爆上がりした話
2022/04/12
OSP業務改善への道
-
真地 小真理
まあぢ こまり
- 部署管理部
- 性格日々アナログな業務や、無茶ぶり上司に困っている。
-
ビズホー
びずほー
- 職業OSP BizCo
- 特徴業務改善を目指す企業のサポートをしている。
-
沖楽 部長
おきらくぶちょう
- 部署管理部 上司
- 性格システムが分からないゆえに悪気なく無茶ぶりをする。
※この登場人物は架空の人物です。実在するOSP社員ではありません。
業務改善を目指すために、ツールの導入を検討している担当者も多いでしょう。OSPも一昔前までは、残業時間が多く、非効率な業務を行っていました。
働き方改革に本腰を入れた2013年、単に労働時間の短縮をするだけでは、何の改善にもなりません。まずは、今の業務の見直し。そして、アナログ管理からの脱却をするためにキントーンの導入に至りました。
今回は、キントーンを導入したことで、残業過多の危機的状況から抜け出したOSP業務改善の道をご紹介します。
-----最近のOSP
-----(今日も定時に帰れる~♪帰ったら溜まってる韓ドラ見ながらビールでも飲もっと♪)
一昔前では想像できないくらい残業なくなったね!
忙しい私たち管理部を救ったのが、ビズホーが教えてくれたキントーンでしたね!
-----2013年のOSP
-----今の業務効率が悪いせいだとは思うんだけど、目の前のことに追われて考える余裕もないの…。
どういうことに困っているの?
キントーンを導入する前のOSP|管理部編
- 電話やメール、SNSなどを多用した非効率な社内コミュニケーション
- 顧客管理はExcel、Access、基幹システムとバラバラに管理
- タスク管理が出来ていない(車検・請求書送付など期限があるもの)
- 社員のスケジュールを把握できていない
- 業務の属人化や転記作業などの非効率な作業が多い
- 発注管理は紙媒体で管理しているため記入や保管が大変
キントーン(kintone)とは?
キントーンとは、サイボウズ株式会社が提供する業務改善のアプリ構築クラウドサービスです。業務内容に合わせて、アプリケーションの構築が可能。 作ったアプリは簡単に修正を加えられるため、使いながらアプリをカスタマイズしていくことができます。
OSP管理部の業務をアプリ化
- 保守サポートや修理の受付管理アプリ(顧客管理アプリ連携)
- 車両管理アプリ
- 交通費申請(精算)アプリ
- 請求書送付などの期限があるタスク管理アプリ
- 発注管理アプリ
- 社員のスケジュールアプリ
キントーン導入で改善された業務|管理部編
効率的な社内連絡
連絡事項はキントーンに集約することで、共有漏れや伝言ミスを防ぐことができました。社員からのいいね で誰が読んだか一目瞭然!
さらに、テーマごとにコミュニケーションスペースを分けることができるので、自然と情報が整理され情報の迷子も防ぐことができています。
緊急事態宣言下でのリモートワークも、難なく取り組むことができました。
顧客情報の一元管理
顧客情報と日報を紐づけることで、サービスエンジニアや営業マンが日報を入力した情報が、顧客管理アプリと連動。わざわざ転記作業をしなくても常に最新情報に更新されるようになりました。
保守サポートや修理受付の簡素化
OSPは保守サポートや修理受付の入電が多く、紙に対応状況を記入して担当者へ電話をかけていました。しかし、担当者は現場対応していることが多いので、繋がらないことが多く事務員の伝言タスクは溜まる一方となり、本来の業務に支障が出るほど受付対応に膨大な時間がかかっていました。
受付管理をキントーンで行うことで、顧客情報とも連動が可能になり、入力も必要項目にチェックを入れるだけに簡素化。また、保存を押すと自動的に担当者へ通知されるので、入力業務・伝言のための電話が大幅削減され、受付対応時間の短縮になりました。
以前は1件当たり15分ほどの時間を要していましたが、今では5分以内には受付完了し、その後もリアルタイムで担当者へ通知が届くことで、お客様が入電して10分後には現場に到着なども実現可能になりました。
素早く受付・通知が出来るようになったことで、早急解決ができお客様満足度アップにも繋げられています。
リマインダー機能を使って期限管理を効率化
車検や請求書送付など期限があるものにアラート機能をつけ、期日前に通知でお知らせされることで、漏れることなくタスク管理ができるようになりました。
社員のスケジュール管理
急な欠勤や早退、来客予定などもスマホで簡単に申請(入力)ができるので、外出先でも申請漏れがなくなりました。さらに、事前にアラート機能をつけ必要な通知を出す事で、確認漏れを防ぐことができました。
ほんと、ビズホー様様!キントーン様様です!
今でもビズホーが更なる業務効率化を目指して、アプリをブラッシュアップしてくれているもんね。
ボクもキントーンをこんなに活用してくれたことが嬉しいよ。
OSPのさらなる業務改善は続く…
まとめ
私たちOSPは、キントーンを導入して業務をデジタル化したことで、無駄な確認作業が減り、目に見えて業務効率が上がりました。
そして今ではその蓄積された情報資産を活用して、利益を上げることにも成功しています。
もし同じように業務効率でお困りの企業がいらっしゃいましたら、一度弊社へご相談ください。これまでの経験を生かして、お客様のお悩みを解決します。
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