【第2羽】顧客対応記録を蓄積して満足度UP!一元管理の始まりだ!
2022/04/15
kintone
-
マナブ
- 職業とある会社 営業部
- 性格業務改善やDXの取り組みを任されている。
-
ビズホー
- 職業OSP BizCo
- 特徴業務改善を目指す企業のサポートをしている。
-
こみみちゃん
- 職業OSP BizCo
- 性格情報収集能力はBizCoナンバー1。ビズホーの後輩。
※この登場人物は架空の人物です。
日々の業務を上司やチーム内に報告する日報は、働く人にとって最もふれる機会の多い書類です。「日報を書く人」と「日報を読む人」の相互で情報共有でき、社内でのコミュニケーションを円滑にするほか、業務を可視化して改善点などを見つけることにも役立ちます。
しかし、その日報がかえって業務効率を悪くし、面倒な作業の一つになっていることはありませんか?
今日も用紙の日報管理で、頭を悩ませている営業マンがここにもひとり…
-----沖縄県のとある会社
-----あ、あった!って、字が読みにくい!!
ビズホー、前の顧客管理アプリのように営業日報もキントーンで管理できない?
まずは、いま困っていることを教えてもらえるかな?
現状の問題と課題|営業日報編
ケース マナブ所属のとある会社 営業部 10名在籍
現状の問題
- 日報のテンプレートを印刷して、用紙に記入している。
- 一枚一枚ファイルから探さないといけないので、時間や手間がかかる。
- 筆記の特徴から他者では字が読みづらく、従業員によって内容にバラつきがある。
- 日報のために、わざわざ事務所に帰って記入・提出している。
課題
- 過去の日報を簡単に探せるようにしたい。
- 人による報告内容のバラつきや読みづらさをなくしたい。
- せっかくの日報データを、もっと活用したい。
ボクが導くよ!まずはアプリになるメリットを考えてみよう!
キントーンで営業日報を行うメリット
- テンプレートに沿って入力できることで担当による報告がバラつきがなくなる。
- 過去の履歴が探しやすくなるため、担当引継ぎや社内共有もスムーズに行える。
- スマホからでも簡単に作成し保存ができるので、提出する手間が省ける。
- チームの業務が見える化でき、情報が活用しやすく業務改善につながる。
それじゃあ、アプリを作ってみよう♪
アプリを作ってみよう|営業日報編
今回は、キントーンアプリストアのサンプルアプリ(テンプレート)を活用して、カスタマイズしていきます。部署・業種別に用意されており、100以上から選べます。
テンプレートを活用した作成方法
1.業務で探すから日報をクリックし、日報アプリの追加
登録完了した「日報アプリ」を開くと、下記のような表示になります。
ここからマナブさんたちがやりたいことにあわせて、カスタマイズを始めよう。
それじゃあ、今回はアプリで見る&操作することを意識しようか。
アプリ作成時のポイント
パソコンで見るときとは違い、モバイル版は縦に並んでいるレイアウトに自動変換されます。外出先でもパッと入力や確認ができるように、項目を配置するレイアウトや、選択する項目のフィールドタイプを意識して作成しましょう。
2.メイン商材を楽に入力できるように、選択式へ
今回ビズホーがチョイスしたのは「チェックボックス」のフィールドタイプ!
3.自社アプリにしていくために、項目を追加&削除
レイアウトは入力する順番に並べ、項目の追加や削除を行います。
モバイルだとこのようなレイアウトになります。
それじゃあ、次はもっと日報を活用できるようにしていくよ!
応用編|日報アプリと顧客管理アプリを連動しよう
「ルックアップ」+「関連レコード」を使って、前に作成した顧客管理アプリとデータを紐付けて記録&管理ができます。
【第1羽】キントーンで大切な顧客情報を上手に管理をしよう
顧客名に対象の顧客名の一部を入力して、取得を押します。
保存するとあらかじめ設定したユーザー(上司やチーム)へ通知をすることもできます。
日報アプリへ登録したレコードが、顧客管理アプリの顧客情報へ反映されました。
まだ知識は少ないけど、改めてキントーンってすごい!って感じたよ。
これからも一緒に頑張ろ!
今回のマナブさんの学びポイント!
アイディアがほしい時は、アプリストアのテンプレートを活用してみよう。
外出先でも簡単に報告ができるように、スマホでも使いやすいレイアウトやフィールドタイプで作成しよう。
ルックアップ+関連レコードの機能を活用して、それぞれのアプリを連動し、キントーンでより一元化を充実させよう。
-----数日後-----
この前、顧客管理アプリから日報アプリの関連レコードの履歴を見ながらお客様とお電話していたんだけど、その内容をふまえて「AAAを希望でしたよね」と添えたらお客様も忘れてたみたいで、
さっそくキントーンの日報アプリと顧客管理アプリの活用できているんだね!
もちろん、マナブさんの心遣いがあったこそだけど、キントーンがその対応に一役買えているならボクも嬉しいよ。
続く…
マナブさんのように業務改善やキントーンを始めたい、ビズホーのようなサポートが欲しいと思った方へ
オフィスシステムプロダクトのBizCo(ビズコ)がサポートしています。BizCoは沖縄県の中小企業が抱えるお悩みを、業務改善のプラットフォームキントーン(kintone)を中心に業務改善をご支援する部署です。ぜひお気軽にご相談ください!
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