業務効率化を目指して行く中で、避けて通れないのがエクセルなどによる集計業務やレポート作成です。

社内共有や分析、戦略などに必要不可欠なデータになりますが、この集計業務に手間や時間がかかってしまい、仕事のための仕事をしていませんか？

今の業務が果たして必要な内容か、無駄な時間がかかっていないかを見直し、本来かけるべき業務に専念しなくてはなりません。

今日も集計業務に膨大な時間を使っている、営業マンがここにもひとり…

－－－－－沖縄県のとある会社apartment－－－－－

マナブ

むむむ…

何だかすごく切羽詰まっている感じだね。

ビズホー

マナブ

あぁ、うん…。
明日の会議資料の作成をエクセルで作っているんだ。
かれこれ2時間はかかっているよ。

ホホー！
その業務キントーンで出来ちゃうかも。詳しく教えて！

ビズホー

現状の問題と課題｜営業日報 集計機能編

現状の問題

• 会議資料の作成業務に時間がかかっている。
• 営業日報はデジタル化できたが、せっかく蓄積したデータの集計ができていない。
• 各営業メンバーがどういった行動を行っているか不透明な状態。

課題

• キントーンの営業日報を活用して、集計業務を簡素化したい。
• 各営業メンバーの売上アップを目指し、会社全体の利益をアップさせたい。

キントーンで営業日報を集計するメリット

• キントーンで入力した日報を元に、リアルタイムで集計が可能になる。
• 集計や分析を行うための仕事のための仕事を無くし、より業務を効率化することができる。

マナブ

キントーンって集計機能もあったのか…
めっちゃ便利じゃないか！！

でしょ？集計業務もラクしちゃおうよ！
ボクが導くよ！

ビズホー

グラフの特徴を活用して集計条件を設定してみよう

アプリ内の情報を様々なグラフで集計ができます。グラフはそれぞれ特徴があるので、自分たちが見たい情報に合わせて使い分けるのがオススメです。

棒グラフ・縦グラフ

直感的にわかりやすいので、売上や件数など、量を比較したいときはこちらがオススメです。

横棒グラフ

縦棒グラフ

円グラフ

データ全体の比率を知りたいときはこちらがオススメです。こちらも直感的に分かりやすいですが、比較するデータが多くなると逆に見えづらくなるので、項目数も配慮しましょう。

折れ線グラフ、曲線グラフ

データの変化が見やすいタイプです。どういった経緯でデータが動いているか、時系列で確認したいならこちらがオススメです。

クロス集計

クロス集計は3つまでのデータを掛け合わせて集計することができます。

営業の行動分析のように、この条件のとき、この条件はどうなっているかな？と条件を掛け合わせて確認したいときはこちらがオススメです。ただし、集計値は１つまでとなるので注意が必要となります。

キントーンであれば、設定もプレビューを見ながら視覚的にクロス集計が作れるので、Excelよりも簡単に作成ができます。

マナブ

な、なんだって…
AAAが多いのは予想してたけど、まさかDDDも同じ数提案していたなんて…！

売上アップを目指すなら肌感覚は禁物！
まずは現状を可視化することが大切なんだ。

ビズホー

マナブ

いろいろイメージが沸いたよ。
ただ、クロス集計は基本的なグラフと違って少し難しいかも。

最初は難しいと感じる人も多いから安心して。でも「自分が何をしたいか」に向き合うのが業務改善や効率化にはとっても大切。
めげずに一緒にチャレンジしよう！

ビズホー

マナブ

１人じゃなくてビズホーもいるし、よーし頑張るぞ！

今回のマナブさんの学びポイント！

tips_and_updates「どんな情報」を「なぜ」見たいのか考えて、自社にぴったりなグラフタイプを選択しよう。

tips_and_updatesアプリ内の複数の項目を組み合わせて集計し、データ活用の幅やシーンを広げていこう。

マナブ

僕の場合は営業時間も割いてやってたし、本末転倒だったよ。
集計を仕事にしている人は特に必見だね！

ホホー！
仕事のための仕事になっていた集計業務は卒業して、もっとラクしちゃおうよ！

ビズホー

続く…

まとめ

データの活用がますます重要になっている現在、データ集計業務は、業務効率化の余地があります。

キントーンの集計機能を活用することで、乱立な集計業務を廃止して、日々の活動をリアルタイムで可視化しながら、営業活動の生産性向上に繋げていきましょう。

マナブさんのように業務改善やキントーンを始めたい、ビズホーのようなサポートが欲しいと思った方へ

オフィスシステムプロダクトのBizCo(ビズコ)がサポートしています。BizCoは沖縄県の中小企業が抱えるお悩みを、業務改善のプラットフォームキントーン(kintone)を中心に業務改善をご支援する部署です。ぜひお気軽にご相談ください！

bookmarksキントーン詳細はこちらから