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【第11羽】他業種はどうしてる?事例から学ぶ営業案件管理

2022/11/01

kintone


  • マナブ

    • 職業とある会社 営業部
    • 性格業務改善やDXの取り組みを任されている。
  • ビズホー

    • 職業OSP BizCo
    • 特徴業務改善を目指す企業のサポートをしている。
  • こみみちゃん

    • 職業OSP BizCo
    • 性格情報収集能力はBizCoナンバー1。ビズホーの後輩。

※この登場人物は架空の人物です。

「営業案件管理」とは、営業活動において案件状況を見える化し、組織として遅れることなく適切に案件を進めて売上を最大化するための管理手法です。

管理項目を明らかにして必要な情報登録を行うこと、そしてその情報を素早くチームへ共有してタイミングを逃さず対応することが求められます。

営業案件管理を適切に実施することで、営業担当者の能力だけに依存しない、組織として安定した営業対応が可能になります。そして、営業担当しかわからない案件がなくなり、属人化の解消にもつながります。

しかし、営業案件管理のやり方はさまざまな方法があり、管理方法によっては負担が大きくなってしまうことも…。営業案件管理はあくまでも効率化の「手段」であり、「案件管理をすること」自体が目的になるといった本末転倒にならないよう注意が必要です。

今回はキントーンで営業案件管理をし、効率的な営業活動を実現した事例をご紹介いたします。

-----沖縄県のとある会社apartment-----

マナブさん、難しい顔しているけど何か考え事?
ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
実は…
月曜日の見込み報告のために金曜日に残業して資料作成していたんだけど、
残業しちゃうのはそもそも今の営業案件管理に問題があるんじゃないかって
これまでのキントーンを活用した業務改善で気づいたんだ。
ホホー!
日々の業務改善が進むと気づくことってあるよね。
ボクに今の管理方法を教えて!
ビズホー
ビズホー

現状の問題と課題|営業案件管理 編

現状の問題

  • 営業案件管理は、決まったエクセルフォームへ毎週金曜日に1週間まとめて記録している。
  • 提出は共有フォルダで行っているが、外勤中は記入・確認ができないので紙に印刷して持ち歩いている。
  • 上司は、チーム内の案件をリアルタイムで確認することができない。
  • 各営業担当者ごとにエクセルデータがあるため、チーム全体の営業案件管理をするには集計・分析に時間がかかる。

課題

  • 外勤中でも記入や確認をできるようにしたい。
  • 日報と連携することで、活動履歴を上手く活用したい。
  • 案件のステータス(状態)更新を簡単にして、ステータス検索で絞り込めるようにしたい。
  • 各自の売上予測を自動集計して、非効率な集計作業をなくしたい。

ホホー!
マナブさんの中で、業務改善を考える”思考”が育ってきているね。
ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
えへへ、ビズホーに褒められて嬉しい!
さっそくなんだけど、他の企業がどのように営業案件管理をしているのか
事例を教えてほしいんだ。
もちろんだよ!
今回はマナブさん達と似た悩みを抱えていたO社の事例を紹介するね。
ビズホー
ビズホー

他企業の事例から学ぼう|営業案件管理 編

O社の過去のエクセルで営業案件管理を行っていた方法と現在のキントーンで営業案件管理を行っている方法を見てみましょう。

営業案件管理をエクセルで行っていた時

  • 決められた営業案件管理のエクセルフォームに各自記入し、週一で提出
  • 帰社してからしか記入ができず、案件管理をまとめるための残業が多かった
  • 報告担当者は全員分のエクセルフォームを印刷し、会議で報告
  • 上司は、数字や売上予測などの予測や分析をするため自ら電卓で集計していた

エクセルでも記入はできていたけど、
各営業担当者や管理者はそれぞれで大変な面があったんだ。
ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
事務所に戻らないといけなくて残業とか、共有のために印刷とかあるあるだ!
でもここからどう変わっていったの?
営業案件管理をキントーンでデジタル化する方法だよ。
実際のアプリ画面を見ながら紹介するね!
ビズホー
ビズホー

キントーンでの営業案件管理方法

O社の営業案件管理アプリを見てみましょう。

営業案件管理 レコード詳細

営業案件管理 一覧画面

営業案件管理に必要な項目「いつ」「だれが」「どこで」「何を」
「どんな原因で」「どのように」という5W1Hの情報に加えて、
「案件状況(ステータス)」「売上」「受注見込み」などの
分析に必要な項目も作って見える化するんだ。
ビズホー
ビズホー

営業案件管理 詳細画面

アプローチ日時を入れておくと、
担当営業者と上司にリマインダー通知が来るように設定しているから、
アプローチの機会を逃さないようにしているんだよ。
ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
営業日報とも連携されていて、一連の流れが一目瞭然だね!
すごく見やすくていい!

営業担当者別や全体など粗利予定金額の絞込み一覧も可能

マナブ
マナブ
見込みを全体や営業担当者別で確認できるし、
今月の予測金額をリアルタイムで簡単に確認できるのもいいね!
O社の管理者さんからは、
営業案件管理アプリを運用してから営業効率がアップして、
売上も運用前の2倍にアップしたとお喜びの声ももらったよ!
ビズホー
ビズホー

アプリを作ってみよう|営業案件管理 編

今回はO社の営業案件管理を真似ながらはじめから作成しました。

アプリの項目を揃えると入力がしやすくなるので、使いやすくなるような小さな工夫もしてみましょう!

マナブ
マナブ
O社の真似をして、案件確率をABCの選択式にしてみたよ。
グラフにつながる項目には、わかりやすいように絵文字をつけて、
補足説明をラベルフィールドで追加してみたんだ。
真似したいところは取り入れて、自分たちがやりやすい工夫もあっていいね!
ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
ありがとうビズホー!
キントーンなら外出先からでも登録や確認もできるし、
チーム内でもリアルタイムに共有することができる!
効率的な営業活動もできて、報告のための資料作成ともおさらばだ!!
経営をしっかりされている企業の共通点は、
営業案件管理を個人任せにせず共有管理しているところ。
業務改善だけじゃなく、売上アップにも繋がることが期待できるよ。
ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
何だかやる気が上がるな。
僕たちも業務効率UPだけじゃなくて、売上UPも目指すぞ~!

今回のマナブさんの学びポイント!

tips_and_updates同業種だけでなく、他業種の活用事例にも真似できるポイントがたくさんある。

tips_and_updates見込みを個人任せにせず、チーム内で共有して管理することで営業スキル、売上UPも目指せる。

続く…

マナブさんのように業務改善やキントーンを始めたい、ビズホーのようなサポートが欲しいと思った方へ

オフィスシステムプロダクトのBizCo(ビズコ)がサポートしています。BizCoは沖縄県の中小企業が抱えるお悩みを、業務改善のプラットフォームキントーン(kintone)を中心に業務改善をご支援する部署です。ぜひお気軽にご相談ください!

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