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【電子黒板で会議に革命!】オフィスに導入するメリットと活用例をご紹介!

2022/06/09

オフィスソリューション


  • 真地 小真理

    まあぢ こまり

    • 部署管理部
    • 性格日々アナログな業務や、無茶ぶり上司に困っている。
  • 寄添 ます美

    よりそえ ますみ

    • 部署営業部
    • 性格抜群のセンスと直観力がある。OSPを業務改善へ導く。
  • 沖楽 部長

    おきらくぶちょう

    • 部署管理部 上司
    • 性格システムが分からないゆえに悪気なく無茶ぶりをする。

※この登場人物は架空の人物です。実在するOSP社員ではありません。

一昔前までの会議と言えば、配布された紙資料とホワイトボードを活用して行われるのが定番でした。

しかし昨今では働き方改革やコロナウィルス感染拡大による「テレワークの導入」や企業の「DX化」に伴い、会議スタイルが多様化しています。

OSPでも拠点が4つに増えたことや、テレワークの導入、社内のDX化など業務形態が変化してきました。その状況で会議を行う際に活躍するのが電子黒板です。

今回は電子黒板の活用によるメリットをご紹介します。

-----数年前のOSPapartment-----

真地 小真理
今日の会議は10名だから10部印刷かぁ。
1部は老眼の沖楽部長用にA3サイズで印刷しなきゃ。

寄添 ます美
真地さん。
今日から電子黒板が導入されたので、紙資料の印刷は必要ないですよ!

真地 小真理
えっ、電子黒板って?

電子黒板(インタラクティブホワイトボード)とは?

出典元:SHARP

電子黒板(インタラクティブホワイトボード)は、映す・書き込み・保存の3つが主な機能になります。

パソコンやタブレットなどの端末内のデータを映しだす機能に加えて、映し出した画面に直接書き込みができるのが大きな特徴です。書き込んだデータはPDF化して保存ができるため、会議の議事録としても活用できます。

電子黒板導入の4つのメリット

1|意見交換が活発になる

電子黒板の大きな特徴が、参加者全員が一つの大型ディスプレイを見ながらディスカッションできるという点です。

紙資料や各々のパソコンを見るといった会議では、会議の内容に集中できない可能性があります。電子黒板を導入すれば会議やミーティングの際、パソコンなどの端末にある資料をそのまま映し出しだし、リアルタイムな議論で進めることができます。

会議の内容を理解しやすくなり、新たな意見やひらめきが出やすく会議が活性化しやすいです。

2|直接資料に書き込みができるタッチディスプレイ

出典元:SHARP

思いついたアイデアや意見は、映し出した資料へホワイトボードのように直接書き込めるので効率的に会議を進められます。

複数人による同時書き込みに対応している電子黒板では、画面共有しているパソコンやタブレットから参加者が同時に書き込みも可能です。

3|手間がかかる議事録も簡単に作成

書き込んだデータはPDFなどで保存ができるので、簡単に議事録の作成が可能です。参加者がレジュメやメモへの書き写しに追われ、会議に集中できないといったお悩みも解消できます。

4|コスト削減や準備工数の削減

電子黒板に映し出すことで、紙資料が不要になるため紙代や印刷代などのコストを削減することができます。

また資料の印刷や、印刷後にもホチキスでまとめて席に配布するという準備の手間も削減できますので、準備工数を大幅に削減でき業務効率化を図れます。

OSPオススメ!電子黒板の活用例

電子黒板は一台で何役もこなすオールインワンのデジタルツールです。効果的な電子黒板の活用場面を紹介します。

遠隔でのWeb会議を快適に

電子黒板はWeb会議にも適しています。

OSPでも県内に4つの拠点があることや、働き方改革やコロナウィルス感染拡大によるテレワークなど、多様化する会議スタイルに対応するため、電子黒板を大型ディスプレイとして活用しWeb会議を行っています。

ペーパーレス会議でDX化

DX化の第一歩となるのがペーパーレスです。先述にもあるように、会議のために紙資料を準備していては準備工数がかかってしまいます。業務の中で紙の利用を減らすためデータ化にシフトして、業務のデジタル化を進めていくことで、生産性の向上や業務の効率化に貢献します。

また電子黒板の中には、会議で書き込みした内容をすぐにデータ化して共有したり、ケーブルを使わずにパソコンやタブレットにワイヤレス接続ができる製品もありますので、よりスマートな会議が開催できます。

研修やプレゼンテーションに

社内で研修やプレゼンテーションをする際には、大型ディスプレイは必要不可欠ツールです。

中にはプロジェクターで行っている企業もありますが、室内を暗くする必要があることから、参加者の表情が見えづらかったり、追加事項を後から書き込めないといったデメリットがあります。

電子黒板であれば、明るい室内でクリアに映像を見ることができるので、参加者の表情を確認しながら進められ、補足なども直接ディスプレイに書き足しつつ説明することが可能です。

リアルタイムで情報共有!社内の電子掲示板に

従来の掲示板は壁にボードを設置し、その上から状況が記載された紙を貼り付ける形で掲載されていました。その場合消しては記入と手間がかかるほか、古い情報のままで情報が混乱するデメリットがあります。

電子黒板を導入することで、オンラインツールなどを活用して管理している社員のスケジュールや、業務タスクなどをそのままディスプレイに映し出すことができるので、リアルタイムな情報を反映することできます。

近年では企業だけではなく、学校や塾などの教育現場や、公共施設、医療機関、レジャー施設などでも導入されています。

 

真地 小真理
ほかの拠点のメンバーとも顔を見ながら効率的にZoom会議ができるようになりましたね。

沖楽部長
電子黒板に変わって大型ディスプレイになったから老眼の私でも資料が見えやすくなったよ!ハッハッハ!

まとめ+おトク情報

ご紹介した電子黒板のように、テレワークの導入やDX化によりデジタルツールの活用は必要不可欠になっています。

これまで会議で活用されていたホワイトボードや紙資料などのアナログから脱却し、双方向のコミュニケーションを可能にした電子黒板で会議の質を上げることができます。

また、2015年ごろから学校などの教育現場でも電子黒板が活用されるようになり、これからはデジタルツールを使って学習をしてきた世代が社会に進出してきます。

そういった世代が学んできたことを活かして活躍できる環境を作っていくことが必要ですし、まだ使い慣れていない世代の方も活用できるようになっていくことが課題です。

上記で記述したメリットは、製品によって一部非対応の場合もありますが、弊社がご案内しているSHARPの電子黒板 「BIGPAD」であればすべて対応可能です。

今なら会議に必要な(タッチディスプレイ+Webカメラ+フロアスタンド)をワンパッケージ化したセット製品もご用意しております。

そのほかお客様に合った製品のご提案も可能ですので、ご興味がございましたらお気軽にご相談ください。

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