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【第6羽】キントーンの社内活用が上手くいかない…?定着化させるための3つのコツ!

2022/06/15

kintone


  • マナブ

    • 職業とある会社 営業部
    • 性格業務改善やDXの取り組みを任されている。
  • ビズホー

    • 職業OSP BizCo
    • 特徴業務改善を目指す企業のサポートをしている。
  • こみみちゃん

    • 職業OSP BizCo
    • 性格情報収集能力はBizCoナンバー1。ビズホーの後輩。

※この登場人物は架空の人物です。

せっかく業務改善や効率化のためにキントーンを導入したが、社内で運用が定着しないといったお悩みはありませんか?

キントーン管理者がただ使うように指示するだけでは定着化は進みません。

まずは「なぜ使ってくれないのか」に着目することが定着への第一歩。

今回は社内でキントーンを活用してもらうための3つのコツをご紹介します。

-----沖縄県のとある会社apartment-----

マナブ
マナブ
なんだか日報アプリの運用の雲行きが怪しいぞ…。
マナブさんどうしたの?
ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
営業部内でキントーンを使ってくれない人がいるんだ。
最初はみんな使ってくれそうな感じだったのに。
悩みは抱え込まないでボクに話して!
詳しく教えてくれる?
ビズホー
ビズホー

現状の問題と課題|運用の定着編

現状の問題

  • 一定数の人が日報を記入しなくなってしまった。
  • 記入してくれている人もいるが、営業部署内で温度差が出てしまっている。

課題

  • 社内みんなが日報アプリを登録するという定着化を進めたい。

マナブ
マナブ
ビズホー、一体何が悪かったんだろう?
ホホー!悪いってことはないさ!
こういうときこそみんなの意見を聞いて、積極的にキントーンに巻き込んでみよう。
ビズホー
ビズホー

現場を積極的にキントーンに巻き込もう|運用の定着編

キントーンが現場に定着しないのには必ず理由があります。使ってくれない人(使わなくなった人)に率直な意見を聞いてアイディアを集めてみましょう。

キントーン使わない理由

face日報が業務の中で重要だと感じてなくて、ついつい後回しにしちゃいました…。

face_3画面のデザインがシンプルすぎて、メリハリがないっていうか…。見返す時に分かりづらいんです。

faceキントーンに変わったメリットが良く分かってないところがあるな。確認する時も字が小さくて、老眼には厳しいところもあるんだよ。

マナブ
マナブ
ガーン!
結構頑張ってアプリを作ったのにそんな風に思われていたなんて…。
ホホー!
「どうしてキントーンでやるか」をよく分かっていない人もまだいるね
ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
確かにメリットが分からないと気が進まないかもしれないな…。
さあ、みんなの意見を踏まえて日報アプリをブラッシュアップしよう!
ビズホー
ビズホー

キントーンの運用を定着化させるための3つのコツ!

1|誰が見ても分かるようにアプリの趣旨を記載する

キントーンは自由に作れる分、作った人以外に機能が分かりづらくなってしまい、マナブさんたちのように活用されなくなることも…。

アプリの意味や趣旨を記載して共有し、業務改善を目指しましょう。

今回は見出しや説明文を表示することができる【ラベルフィールド】を活用していきます。

各項目に趣旨や注意書きを明記

マナブ
マナブ
なるほど。
このフィールド何に使うんだろうと思ったけど、こういった運用面の工夫に使えるんだね。
文字だけじゃなくて絵文字や記号を活用すると、
視覚的にも認識しやすいしポップな印象にもなるよ!
ビズホー
ビズホー

2|プラグインを使って書式をカラフルにしてみよう

キントーンの標準デザインはとてもシンプルです。中には「メリハリがなく見えづらい」と感じる方も少なくありません。

目立たせたい項目や用途によって、カラーや装飾をつけてみるのも運用を浸透させるポイントの一つです。

マナブさん、いよいよプラグインを活用してみようよ!
ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
プラグインって?

campaignプラグインとは

キントーンでは、プログラミング(HTML、CSS、JavaScript等)で行うような拡張機能をプラグインをインストールするだけで、簡単に設定できるようにできます。

プログラミングができなくても簡単に機能を追加することができるのもキントーンのメリットの1つです。

※プラグインのダウンロードについては、kintoneヘルプページをご参照ください。

参照元:kintoneヘルプページ

実際の設定方法はこんな感じだよ!
ビズホー
ビズホー

このプラグインで文字の装飾や
背景色などの変更ができるようになるよ!
ビズホー
ビズホー

プラグイン使用前|シンプルでメリハリがない印象

プラグイン使用後|背景色や文字を大きくしたことで、視覚的に分かりやすい印象

campaign今回使用したプラグイン

書式設定プラグイン

条件により表示するアイテムの色・背景色等を変更する無料のプラグイン。

参照元:株式会社アディエム

マナブ
マナブ
日報アプリ完成したと思っていたけど、
いろいろ改良の余地があったなんて。
マナブさんたちが進化し続ける限り、アプリにもブラッシュアップが必要さ。
完璧を目指すのではなくて、時代や状況に合わせてベストを目指そう!
ビズホー
ビズホー

3|現場にフィードバックしよう!

業務システムのマニュアルや説明会といった一方通行のコミュニケーションでは、現場メンバーが業務システムを自分ごと化しづらく、積極的な活用につながりません。

「なぜ活用するのか」「活用のメリット」まできちんと説明し、現場メンバーからの意見も取り入れて運用していきましょう。

みんなの意見をもとにブラッシュアップした日報アプリ!
マナブさん、定着させるにはフィードバックまでが大切だよ。
ビズホー
ビズホー
マナブ
マナブ
分かった。
早速みんなに共有してくるね!

今回のマナブさんの学びポイント!

tips_and_updatesアプリは必要な機能の充実だけでなく、操作感や見え方も社内で普及させる重要な要素。

tips_and_updates一人ひとりの要望を取り入れられるのも柔軟性が高いキントーンの良いところ。

tips_and_updates管理者だけで抱え込むのではなく、現場の声を取り入れて修正・実践を繰り返そう。

続く…

マナブさんのように業務改善やキントーンを始めたい、ビズホーのようなサポートが欲しいと思った方へ

オフィスシステムプロダクトのBizCo(ビズコ)がサポートしています。BizCoは沖縄県の中小企業が抱えるお悩みを、業務改善のプラットフォームキントーン(kintone)を中心に業務改善をご支援する部署です。ぜひお気軽にご相談ください!

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