働き方改革という言葉が定着し、また昨今の人手不足から業務改善を進めていきたいと思う沖縄県の中小企業は多いと思います。ただ、「どんなシステムを使っていいか分からない」「そもそもどこを改善したら業務が良くなるのか分からない」そんなお悩みを抱えている企業さんも多いはずです。

今回はそんなお悩みをもった企業の皆さんへ、弊社も10年使用している業務改善システム「キントーン」をご紹介したいと思います。

皆さんの業務改善に少しでも参考になれば幸いです。

10年使って感じたキントーンの強み8選

①専門知識不要！ノーコードでアプリを作成できる

キントーンはシステム開発などの専門知識を全く知らない人間でも作成できます。

現に弊社のアプリの半分以上が、システム開発に携わったことのない人が作成したアプリです。

必要な項目をドラッグ&ドロップするだけで簡単にアプリが作成できるので、「どのような情報を、どのように管理するか」をはっきりさせていれば誰でも作成することができます。

ドラッグ&ドロップの疑似操作は下記で体験することができます。

参照元：サイボウズ　キントーン操作体験

②オンラインで誰でも・どこでも情報を共有できる

キントーンはクラウドでデータを保存しているので、オンラインであれば、PC・タブレット・スマートフォンなどでどこでも情報を見ることができます。

進捗状況などをプロジェクト全体で確認することや、外出先からスマホなどで確認が取れるので、わざわざ誰かに聞かずに、自分で情報を探しに行くという動きが社員に身に付きます。

③各自好きなタイミングでデータ更新ができる

エクセルでのデータ管理は、同時編集ができないデメリットがありますが、キントーンは複数人数でのデータ更新も可能です。社員が気づいたときに都度データを更新でき、さらに誰がいつ更新したかも時系列に簡単に確認できるので、情報の透明性が保たれます。

弊社でも顧客情報など、営業担当やメンテナンス担当が気づいたときに各自更新し、常に最新に保たれた情報を共有しています。

④企業データを一つのシステムで管理できる

エクセルでデータ管理した場合、部署や個人によって保存しているデータが違っており、保存場所も別々になりがちです。

キントーンでデータ管理をすれば、すべての情報を一元化できるので情報の入力漏れを防ぐことができます。

また、過去のエクセルデータもCSVデータに変換してキントーンに取り込むことは可能なので、今までの情報をデータベース化することができます。

⑤全部署のスケジュールを共有できる

キントーンのカレンダーアプリで、会社全体のスケジュールや、各部署のスケジュールを共有することができます。

弊社では、休暇情報や来社情報は全体スケジュールカレンダーへ、商談や納品などのスケジュールは部署ごとのスケジュールカレンダーへ登録しています。

スケジュール共有をすることで、営業部では急な案件にも適切に人員の割り振りができるようになったことや、問い合わせから1次アクションまでの時間が早くなり、成約率が向上しました。

サービス部では、案件や納品スケジュールの見える化で効率的な人員配置が可能となりました。トラブル対応や納品が素早く解決できるようになったことで、顧客満足度向上にも繋がっています。

管理部では、期限付きの業務を予めスケジュールに追加し、リマインダー機能を活用して必要なメンバーに自動通知されるようにしています。その結果、「うっかり忘れ」がなくなり、事前に通知されることで段取りがスムーズになるのも大きなメリットです。

 

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⑥業務プロセスが効率化できる

決裁書や交通費申請や備品購入など、会社では様々な複数の稟議が必要な場面があります。

紙ベースだと承認をもらうために責任者を探したり、また不在の場合は決裁をもらうまでに時間がかかったりしますが、キントーンではその業務プロセスをすべてシステム化できるため、決裁書を保存した時点で自動的に次の決裁者へ権限が移り通知が入ります。

場所を問わず決裁を行うことができるので、決裁も早くなり、また滞っている場合は、誰の決裁で止まっているかも画面で確認できるようになりました。

⑦アプリ同士の情報を紐づけることができる

キントーンを使用していて一番便利なことは、それぞれのアプリの情報を関連付けることができることです。

弊社では顧客情報をキントーンでアプリ化していますが、別のアプリとも連携させ、営業日報・メンテナンス日報・お客様が購入した商材・ライセンスなどの情報も一括で見られるようにしています。アプリを更新すると紐づいている各アプリの情報もリアルタイムで更新されるので、情報の属人化を防ぐことができました。

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⑧始めやすい良心的な価格

キントーンは、1ユーザー780円と1500円のコースから（5チームから契約可能）お選びいただけ、5人のチームから数万人のチームまで会社の規模に合わせてさまざまな用途でご利用可能です。

弊社ではキントーンの保守サポートを行っており、システム全体の設計や開発、利用定着・活用促進をお手伝いいたします。

サポート金額も月額30,000円からとお客様のご要望に合わせてご提案いたします。

さいごに

キントーンを導入する前は、すべての業務に関してアナログで管理し、連絡も電話やショートメッセージでのやり取りでした。それが今や一つのシステムですべてを管理でき、キントーンを始め様々な業務改善に取り組み事務員の残業はキントーン導入前に比べて最終的に68％減少しています。

システム化されていない業務が多ければ多いほど効力を発揮します。

初めてのシステムに不安な場合は、キントーン県内導入数NO.1のオフィスシステムプロダクトが導入から運営までフォローさせていただきますので、ぜひご連絡下さい。

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