見積書の作成や物品の購入など、上司の承認が必要な申請業務や、案件や作業の進捗などのチェック業務を紙などのアナログで行っている企業様はまだまだ多いかと思います。

アナログでの対応だと、承認をもらうタイミングによっては時間がかかってしまい、重要な商談のチャンスを逃したり、また作業の進捗がうまく確認できず、作業が遅れて相手に迷惑をかけてしまうかもしれません。

アナログによる確認でお困りになっている企業様はこの機会にキントーンの「プロセス管理」という機能を使って、ワークフローを行ってみませんか？

プロセス管理機能を使うことにより、有給申請などの承認や、稟議の決裁をアプリで管理して、自動でワークフローを行う事ができます。作業タスク管理やクレーム処理など複数のユーザーで作業するタスクも管理できます。

今回は紙業務などアナログで行っていた申請業務を、キントーンのプロセス管理機能を使って業務改善につながった事例をご紹介いたします。

紙ベースでの申請を、デジタル化することで確認時間短縮、漏れもなくなった。

キントーンのプロセス管理機能の活用

キントーンの機能に「プロセス管理」という機能があります。

申請の承認や稟議の決済など複数のユーザーで作業する業務のプロセスが管理出来る機能になります。

この機能により、申請があったことを承認者に自動通知でお知らせし、外出先でも情報更新ができることに加え、複数のユーザーで業務プロセスに沿った進捗管理もできます。今、誰が、どのような対応をしているかが一目瞭然になります。

決裁書の承認フローをデジタル化

弊社では物品購入や広告費や車の修理等の稟議申請として、決済書アプリを作成し利用しています。

申請や承認を行うと、あらかじめプロセス管理で設定した担当者へキントーン内で通知がされ、内容確認を促すことができます。また、申請後どこまで承認作業が進んでいるか、進捗情報の共有も可能です。

 

決裁書申請画面

 

アプリの設定画面からプロセス管理を選び、申請の流れを設定

また、申請金額の違いなど、条件によって決裁経路を変更することも可能です。

10,000円以上で承認者を社長に、10,000円以下で承認者を上長という条件を付ける場合は、以下の通りの設定になります。

条件設定画面

その他にも、2人以上の承認や上長の後社長といった2段階承認のプロセス対応なども対応可能です。

今まで紙ベースで行っていた申請関係をキントーンでデジタル化したことにより、確認業務がスピードアップし承認忘れが少なくなり、また、押印の作業もなくなったことで業務の効率化に繋がりました。コロナ過の際も、紙でのやり取りがなくなったのでリモートワークの対応を柔軟に行うことができました。

弊社でサポートさせて頂いている企業からも、キントーンのライセンス料金から考えると、このようなワークフローを行うだけでも、キントーンを導入するメリットが有ると好評です。

また、プロセス管理は承認フローだけではなく、進捗管理でも利用することができます。

 

作業依頼やチェック依頼をアプリ化し、作業漏れや納期・進捗の共有が出来るように。

進捗管理での利用例として、弊社ではキントーンを導入されているお客様のアプリ作成や修正依頼など、開発業務関係の進捗管理に対してプロセス管理の機能を利用しています。

今まで口頭やメールなどで作業の依頼を行っていて、依頼漏れや、進捗の共有不足などが問題でしたが、進捗管理をアプリ化しプロセス管理機能を利用することで、進捗の共有、期限管理、作業漏れ・忘れを防止することができるようになりました。

修正依頼アプリの画面。入力者は依頼者となり、作業の期限とクライアント、
作業内容などを入力し対応者を選定し依頼します。

このアプリの申請の流れとしては、

1. 依頼者から対応者へ依頼→対応者が作業を開始。
2. 作業完了後、依頼者に作業内容の確認を依頼
3. 依頼者が内容を確認し、問題がなければチェック完了。
4. ２.で問題があれば対応者に差し戻し。
5. 差し戻しの場合、対応者は再度作業を行い、依頼者に内容の確認を依頼(2.までもどる)
6. 依頼者が再度内容確認し、OKの場合は完了となる。

の流れになります。プロセス管理の設定は以下の通りです。

申請の流れの設定

画面のように作業ごとにボタンをクリックする形でプロセスが進んでいきます。

自分が対応者になっている案件は、キントーンのトップ画面上で常に表示され、
自身が抱えている作業中の件数を把握することができます。

キントーンで対応管理を行うことにより、自分が対応している作業の確認だけでなく、自分が関わっていない作業などの進捗も共有することが出来るようになりました。それにより作業のフォローなどもスムーズに行えるようになり、開発作業の遅れなど、納期の部分でお客様にご迷惑をおかけすることもなくなりました。

その他にもプロセス管理を利用した業務例として、有給申請や出張申請、研修やセミナーの参加・報告など、色々な業務で利用されています。弊社には課題解決に繋がった業務改善事例が多数ございます。ご興味のある方は是非ご連絡ください。

まとめ

今回は弊社での活用事例をもとに、ワークフロー業務をキントーンのプロセス管理機能を使って業務効率を上げる方法をご紹介いたしました。

どんな会社でも承認業務や確認業務はつきものです。日頃の作業をデジタル化することでデスクワークの時間も変わってきます。ひとつひとつの業務を見直して、作業の質をあげていきましょう。

オフィスシステムプロダクトのBizCo(ビズコ)は企業の業務改善をサポートしています。

BizCoは沖縄県の中小企業が抱えるお悩みについてを、業務改善のプラットフォームキントーン(kintone)を中心に業務改善策を提案・ご支援する部署です。ぜひお気軽にご相談ください。