どの企業にも備品管理や車両管理などの社内管理業務があり、期日がある管理業務は多いものです。

一つ一つの管理業務をバラバラに行っていると、正確な管理がしづらく、期日漏れや管理不足などのヒューマンエラーが起きる可能性が高くなってしまいます。

今回はキントーンを活用してバラバラな管理情報を一元管理し、見える化することで管理業務の課題を解決できる事例をご紹介します。

－－－－－沖縄県のとある会社apartment－－－－－

マナブさん、こんにちは！
社員名簿アプリの調子はどう？

ビズホー

マナブ

ビズホー！待っていたよ。
あれから総務部のみんなが活用し始めていて、すごく便利って好評だよ！

それはよかった！
運用していくと、そろそろ何か要望がでてくる頃じゃないかな？

ビズホー

マナブ

そうそう。
前に教えてくれた事例のように、社員名簿アプリから社員情報に紐づくいろんな管理業務をまとめて見れるようにしたいみたいなんだ。

ホホー！そう考えているところだと思っていたよ。
それじゃあ、総務部の人も交えてやりたいことを詳しく教えてくれる？

ビズホー

総務部からの要望｜社内管理 編

ヒューマンエラーを防いで、安心して管理できるように下記の社内管理業務のシステム化を要望されました。

• 社用車の車両管理（車検日、点検日、修理履歴）
• 社員が使用している備品管理（会社のパソコンや社用携帯はどの社員が使用しているか）
• 社員が取得している資格管理（手当額、資格の有効期限）
• 各管理業務の期日が近づいたら忘れないようにお知らせが欲しい

ホホー！任せて。
早速アプリを作っていこう。

ビズホー

アプリを作ってみよう｜社内管理 編

今回はキントーンの強みであるアプリ間でデータを紐付けて関連情報の一元管理と、誰でも更新できる仕組みにする方法をご紹介します。

それじゃあ、それぞれの管理したい内容ごとにポイントを教えるね！

ビズホー

車両管理・備品管理のポイント

車両や備品など、今後他の社員が使用することが考えられるものは、管理業務ごとにアプリを作成し、後から社員名簿アプリへ紐づけして参照できるようにすることがポイントです。

一見、社員名簿に項目を追加してしまえば良いように感じますが、車両や備品はいずれ違う人が使うことが考えられるため、変更の手間を最小限に行えるようにそれぞれのアプリを作成します。

管理する業務でアプリを分けておくと、このように社員名を変更するだけで変更が可能です。

車両管理アプリで登録したら、社員名簿アプリを見てみよう。

ビズホー

マナブ

車両管理アプリで使用者の名前を変えるだけで、
社員名簿にも反映されている！

過去に誰が使っていたか履歴を残す運用の仕方もあるよ。
柔軟な対応ができて、誰でも簡単に入力できることが大切だよ。

ビズホー

資格管理のポイント

資格管理は、社員名簿から資格名を選べるように、予め資格一覧アプリ（マスタアプリ）に登録しておくことがポイントです。

資格や運転免許証、自家用車の保険情報などその人固有の情報の場合は、会社が厳密に管理する必要がないため、車両管理のようにアプリを分けず、社員名簿に直接項目をつくり管理する運用がオススメです。

資格名と一緒に資格手当額などを登録しておくと、社員名簿で選択する際このように紐づけて自動取得することができるので、入力ミスを起こさない仕組みと入力の手間を無くすことができます。

今回はテーブルの項目を使っているのもポイントだよ！
資格は動画のように＋ボタンで増やすこともできるし、
取得履歴をつけることも可能なんだ！

ビズホー

マナブ

それぞれの情報をどう繋げていくのかは色々な配慮が必要なんだね。

リマインダー通知（お知らせ通知）のポイント

期日に対して、「何日前または何日後」＋「時間」＋「誰に」を指定して通知することができます。

設定ボタンsettingsをクリックし「設定」タブの「リマインダーの条件通知」から必要な条件を設定していきましょう。

期日管理には主に3つのポイントをおさえておくといいよ！

ビズホー

有効期限があるお知らせは、期日の「前」にする

有効期限があるお知らせは、日付の「前」に通知設定が一般的です。

更新漏れの備忘録になり、日付も日数単位で指定できるので、30日前、7日前と段階的に設定しておくのも良いでしょう。

組織やグループを利用して設定すると楽

「総務部」などのようにまとまったメンバーがいるのであれば、「組織」や「グループ」の機能で登録しておくと一気に設定が可能です。

使用している当事者に通知をする

今回のように社員名（キントーンログインアカウント）を通知先へ追加すれば、備品や社用車を使っている社員にもまとめてお知らせが可能です。

また、忘れ防止として通知後に一定期間アプリの更新がない場合は、タイミングをずらし、上司などを含めて再度自動通知させることも可能です。

マナブ

自分にもお知らせが来るのはすごく便利！

ホホー！そうなんだ。
まとめて関係者に通知ができるメリットを活用して、業務を楽にしていこう♪

ビズホー

今回のマナブさんの学びポイント！

tips_and_updates一元管理を目指すなら１つのアプリに項目（フィールド）を追加するよりも、管理する情報によってアプリを作り、紐づけることでより良い運用ができる。

tips_and_updates入力する内容が決まっている場合は、予め選択肢を登録するアプリ（マスタアプリ）を作ることで、入力ミス防止や入力の手間削減へつながる。

tips_and_updatesリマインダー通知を使えば、ベストなタイミングに合わせて関係者へまとめてお知らせすることができ、期日漏れや管理漏れを防ぐことにつながる。

マナブ

今回のアプリ作成で、いつも僕が業務に集中できるのはこうして総務部のみんなが陰で支えてくれていたからだと気づいたよ。
総務部の皆さん、いつもありがとう！

どんなに優秀な人でも仕事は一人ではできない。
キントーンがいい社内コミュニケーションのきっかけになったみたいだね。

ビズホー

続く…

マナブさんのように業務改善やキントーンを始めたい、ビズホーのようなサポートが欲しいと思った方へ

オフィスシステムプロダクトのBizCo(ビズコ)がサポートしています。BizCoは沖縄県の中小企業が抱えるお悩みを、業務改善のプラットフォームキントーン(kintone)を中心に業務改善をご支援する部署です。ぜひお気軽にご相談ください！

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