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【第8羽】属人化からの脱却!情報管理体制を整えよう!

2020/07/15

kintone


  • マナブ

    • 職業とある会社 営業部
    • 性格業務改善やDXの取り組みを任されている。
  • ビズホー

    • 職業OSP BizCo
    • 特徴業務改善を目指す企業のサポートをしている。
  • こみみちゃん

    • 職業OSP BizCo
    • 性格情報収集能力はBizCoナンバー1。ビズホーの後輩。

※この登場人物は架空の人物です。

もし、あなたが会社から急に抜けてしまった場合、あなたが行っている業務は他の従業員で遂行することはできますか?

「自分がいないとまわらない」もしくは「あの人がいなくなったらまわらない」と思った方は、業務の属人化が発生している可能性が高いです。

業務の属人化とは、特定の人だけが業務を担当することで、他の従業員にはノウハウが共通されておらず、担当がいなければ仕事が進められない状態のことを指します。

毎日の忙しさから見過ごしがちな属人化は、長期的に見るとさまざまなデメリットやリスクが生じます。

今回は属人化によって事業継承にまで影響を及ぼした実例を元に、原因と対策をご紹介いたします。

-----とある日のOSPapartment-----

こみみ
こみみ
ビズホー先輩!
ミミヨリなサイボウズさんのページを見つけたんです!
ホホー!どんな記事?
ビズホー
ビズホー

サイボウズ「#VS先代—私には、私のやり方がある。」

3社の後継ぎ経営者の葛藤や、跡継ぎの業務にキントーンを活用した事例です。

参照元:サイボウズ #VS先代—私には、私のやり方がある。

動画も短いから全部みたよ。
先代の大きな存在にプレッシャーを感じていたり、
これじゃダメだと衝突もしたという話はとても読み応えがあるね。
ビズホー
ビズホー
こみみ
こみみ
同じ「後継ぎ」というテーマがありながらも、各企業でのキントーンの活用方法はそれぞれ違っていて、キントーンが色々な業務や業種に選ばれている理由を改めて感じますよね!
そうだね!
あと、一見「社長の世代交代」がスポットされているように感じるけど「後継ぎ」=「業務の属人化問題」とも言えると思ったんだ。
ビズホー
ビズホー

#VS先代 から見える属人化の例

  • すべての意思決定を社長へ依存しているため、他の人では判断基準がわからず業務を引継ぐことができない。
  • 複雑な工程管理が工場長の頭の中にしかなく、経験で業務をこなしている状態。
    ノウハウがない他の従業員は工場長と同じように業務を割り振ることができない。
  • 先代はすべての顧客情報を把握していたのでお客様満足度も高かったが、従業員へ顧客情報を共有していなかったため、先代が突然の不幸にあった時に誰もわからない状態になってしまった。
    そのため、蓄積していた顧客情報を失うことに繋がっただけでなく、お客様満足度も下がってしまった。

こみみ
こみみ
確かに、3社の記事をみると先代への「属人化」という問題が共通していますね。
1人の従業員に業務が集中している会社は珍しくはないけど、
情報共有がしっかりできていて、みんながわかる・できる会社に比べると、どうしても生産性は下がるんだよね。
ビズホー
ビズホー
こみみ
こみみ
私としては「自分にしかわからない、仕事を休めない」という状態は、
当事者だったらすごくプレッシャーを感じちゃって苦しいと思います…
経営者に関わらず、誰か1人に左右される状態って企業として不安定だし、とてもリスクがあるんだ。
属人化は「個人の働き方の問題」ではなく「会社としての経営課題」だとボクは思うな。
ビズホー
ビズホー
こみみ
こみみ
そうですね。やはり、キントーンなどのツールを活用して、
業務の見える化をすることはとても大切なんだと改めて感じました。

今回のこみみちゃんの気づきポイント!

tips_and_updates「属人化問題」は顧客情報の喪失、顧客満足度の低下、従業員の離職など、会社にとって大きなリスクに繋がる経営課題であるということ。

tips_and_updatesキントーンで情報管理体制を整えることで「もしも」のピンチにも負けない強い企業体制をつくることができること。

tips_and_updates情報共有は「今」いる従業員だけではなく、「未来(将来)」の会社を担う世代へ共有することで、さらなる企業の成長につながるということ。

顧客情報をはじめ、ノウハウも共有していきながら突然のイレギュラーにも対応できる強い企業体制にしていきたいね。
ビズホー
ビズホー

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