せっかく業務改善や効率化のためにキントーンを導入したが、社内で運用が定着しないといったお悩みはありませんか？

キントーン管理者がただ使うように指示するだけでは定着化は進みません。

まずは「なぜ使ってくれないのか」に着目することが定着への第一歩。

今回は社内でキントーンを活用してもらうための3つのコツをご紹介します。

－－－－－沖縄県のとある会社apartment－－－－－

現状の問題と課題｜運用の定着編

現状の問題

• 一定数の人が日報を記入しなくなってしまった。
• 記入してくれている人もいるが、営業部署内で温度差が出てしまっている。

課題

• 社内みんなが日報アプリを登録するという定着化を進めたい。

現場を積極的にキントーンに巻き込もう｜運用の定着編

キントーンが現場に定着しないのには必ず理由があります。使ってくれない人（使わなくなった人）に率直な意見を聞いてアイディアを集めてみましょう。

キントーン使わない理由

face日報が業務の中で重要だと感じてなくて、ついつい後回しにしちゃいました…。

face_3画面のデザインがシンプルすぎて、メリハリがないっていうか…。見返す時に分かりづらいんです。

faceキントーンに変わったメリットが良く分かってないところがあるな。確認する時も字が小さくて、老眼には厳しいところもあるんだよ。

キントーンの運用を定着化させるための３つのコツ！

１｜誰が見ても分かるようにアプリの趣旨を記載する

キントーンは自由に作れる分、作った人以外に機能が分かりづらくなってしまい、マナブさんたちのように活用されなくなることも…。

アプリの意味や趣旨を記載して共有し、業務改善を目指しましょう。

今回は見出しや説明文を表示することができる【ラベルフィールド】を活用していきます。

各項目に趣旨や注意書きを明記

２｜プラグインを使って書式をカラフルにしてみよう

キントーンの標準デザインはとてもシンプルです。中には「メリハリがなく見えづらい」と感じる方も少なくありません。

目立たせたい項目や用途によって、カラーや装飾をつけてみるのも運用を浸透させるポイントの一つです。

プラグイン使用前｜シンプルでメリハリがない印象

プラグイン使用後｜背景色や文字を大きくしたことで、視覚的に分かりやすい印象

３｜現場にフィードバックしよう！

業務システムのマニュアルや説明会といった一方通行のコミュニケーションでは、現場メンバーが業務システムを自分ごと化しづらく、積極的な活用につながりません。

「なぜ活用するのか」「活用のメリット」まできちんと説明し、現場メンバーからの意見も取り入れて運用していきましょう。

今回のマナブさんの学びポイント！

tips_and_updatesアプリは必要な機能の充実だけでなく、操作感や見え方も社内で普及させる重要な要素。

tips_and_updates一人ひとりの要望を取り入れられるのも柔軟性が高いキントーンの良いところ。

tips_and_updates管理者だけで抱え込むのではなく、現場の声を取り入れて修正・実践を繰り返そう。

続く…

マナブさんのように業務改善やキントーンを始めたい、ビズホーのようなサポートが欲しいと思った方へ

オフィスシステムプロダクトのBizCo(ビズコ)がサポートしています。BizCoは沖縄県の中小企業が抱えるお悩みを、業務改善のプラットフォームキントーン(kintone)を中心に業務改善をご支援する部署です。ぜひお気軽にご相談ください！

bookmarksキントーン詳細はこちらから