総務部では、人事や経理など組織全体に関する事務全般の業務を多岐にわたって扱います。

その中でも社員情報は管理する項目が多く、ある程度の規模を超えると総務部だけではなく、従業員にとっても大きな負担となります。

今回はキントーンを活用して、社員の個人情報から、人事情報である入社日、配属先など、社員情報に関連している項目を安全に一元管理できる事例をご紹介します。

－－－－－沖縄県のとある会社apartment－－－－－

－－－－－総務部のフロアapartment－－－－－

総務部face_3「キントーンって営業面に強いツールだと思っていたけど、総務部でも上手く使えるの？」

キントーン社員名簿 事例イメージ

社員名簿には、社員情報に加えて、配属・異動履歴のメモや備品管理アプリ、資格管理アプリなどを連動させ、社員に関連する情報の一元管理も可能です。

社員情報

社員に関連する項目を一元管理

社員名簿をキントーンで一元管理した効果

• 社員名簿を見れば、使用している備品、車輛、入社年数などが１つの画面で確認できるようになった。
• 昇進や人事移動などの情報を管理することで、報告業務にも素早く対応できるようになった。
• リアルタイムに更新ができ、あわせて通知を送ることでお知らせが簡単。

総務部face_3「すごく便利！業務がスムーズになるならやってみたいな。」

現状の問題と課題｜社員情報管理（社員名簿）編

現状の問題

• Excelで管理しているが社員情報は確認したい項目が多いため、列が長くなってしまい見づらい。
• 紙での管理だと、確認や探すのに手間がかかってしまう。
• 個人情報のため閲覧できる人の制限が必要で属人化になりやすく、複数の人への共有が難しい。

現状｜Excelでの社員名簿

課題

• アナログな社員情報管理をデジタル化して管理しやすくしたい。
• 社員情報を探しやすくしたい（検索しやすくしたい）。
• 社員全員が閲覧できる項目と、一部の人だけが閲覧・修正ができる項目を分けたい。

アプリを作ってみよう｜社員名簿 編

キントーンは既存のExcelファイルを使って、簡単に一括で取り込むことができます。

今回は社員名簿でよく活用される機能を2つ紹介して課題を解決していきます。

社員情報を探しやすくする

キントーンは情報の管理や検索に強いツールです。データ登録すればアプリ内検索から簡単に情報を探すことが可能になります。

閲覧・修正の制限（アクセス権限）をかける

キントーンはアプリ、レコード、フィールドと３つの段階でアクセス権限をつけることができます。

アプリのアクセス権限

すべてのレコードを閲覧・修正ができないなど制御を大きく指定するとき。

設定例：総務部しか閲覧できないように権限をつけて、アプリ自体を非表示にする。

レコードのアクセス権限

アプリ内のデータ条件に応じて、データの閲覧、編集、削除を制御したいとき。

設定例：社員名簿は自分の情報しか見られないようにする。

フィールドのアクセス権限

項目に対して、閲覧・編集を細かく制御したいとき。

設定例：住所などの個人情報は人事担当者だけ閲覧できるようにする。

ポイント①｜複数の項目をグループフィールドにまとめて管理が可能

複数の項目に権限をかけたい場合は、予めグループフィールドにまとめると指定が１つに収まるので、管理がしやすくなります。

注意：設定には数に上限があるのと、フィールドタイプによっては指定ができない項目もあります。詳細やアクセス権限の設定方法はkintoneヘルプでご確認ください。

ポイント②｜グループを活用して権限付与が可能

権限はアカウント単位で指定します。複数名を指定したい場合は、アカウントを任意でまとめることができる「グループ（ロール）」の活用で、シンプルに指定することが可能です。

アクセス権限がある人

個人情報などのフィールドグループに制限をかけたアカウントは閲覧される。

アクセス権限がない人

個人情報などのフィールドグループに制限をかけたアカウントは閲覧されない。

社員名簿 ｜応用編

プログラムを組んで年数管理

お客様のご要望にあわせてプログラミングを組みカスタマイズも可能です。

例えば、保育園では子供たちの月齢（何歳何か月）が大切な情報です。行政提出書類では指定日付があるため、その報告にも対応できるよう園児名簿に月齢の自動計算をプログラミングしました。

園児の月齢・年齢を簡単検索

今回のマナブさんの学びポイント！

tips_and_updatesキントーンはデータベースとして情報を管理できるので、管理や検索も簡単に行える。

tips_and_updates色々な立場の人とデータを共有したいとき、活用する人が増えたときには、アクセス権限を活用することで安心してデータ管理が行える。

tips_and_updates社員に関連する情報の一元管理やプログラムを組んでカスタマイズすることで、さらに業務効率が上がる。

続く…

マナブさんのように業務改善やキントーンを始めたい、ビズホーのようなサポートが欲しいと思った方へ

オフィスシステムプロダクトのBizCo(ビズコ)がサポートしています。BizCoは沖縄県の中小企業が抱えるお悩みを、業務改善のプラットフォームキントーン(kintone)を中心に業務改善をご支援する部署です。ぜひお気軽にご相談ください！

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