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【開設前に要チェック】新事務所の立ち上げに必要なオフィス環境6選!

2022/04/26

オフィスソリューション

開業や新事務所の開設などで新しいオフィスを立ち上げるとき、オフィスに何を用意したらいいのだろう?といったお悩みはありませんか?

利用サービスやOA製品は、途中で追加や変更がある場合、最初に導入したものがベースになることも多いので、開設時にどのようなものを導入するのかが重要になります。

この記事では、新しいオフィスに必要なサービスやOA製品などをピックアップしました。

これから新しくオフィスを構えようと考えている方は、ぜひご参考にしてください。

オフィス環境に必要なもの6選!

通信環境の開設

オフィスでの必需品とも言える存在が通信環境です。申込みから工事・開通まで数ヶ月かかるケースも多いので早めに手続きを済ませておきましょう。

check_circleインターネット回線のお申込み

社内で使うインターネット回線には光回線、モバイル回線、ADSLなどが挙げられますが、今は回線速度の速い「光回線」が主流です。

光回線は、物理的な距離の影響を受けることはほぼなく、電磁波の影響も受けないため、非常に安定しています。

また、インターネット回線で電話サービスを利用される場合、最初は一緒に申し込みが必要となります。

光電話のメリットは下記の通りです。

  • 月額料金と通話料が安い
  • 現在使用している固定電話番号が利用できる
  • 音質が良い

check_circle電話回線のお申込み

固定電話は自宅やカフェなどで個人事業主として起業する場合はあまり重要ではありませんが、店舗や会社としてスペースを構えるのであれば、あるのとないのでは相手からの信用度が違います。

ビジネスフォン(または家庭用電話機)

ビジネスフォンは、家庭用電話機にはない3つのメリットがあります。

  • 1つの電話番号を複数人同時に電話(受発信)することができる
  • 内線通話・社内転送ができる
  • 複数の電話番号がある

ただ、事務所内の人数が少ない場合や、電話ではなくメールやチャットなどでやり取りをされている小規模の企業の場合は、家庭用電話機を導入することも多くあります。

使用シーンや規模に合わせて、自社に合った電話機をお選びください。

パソコン

外出先での使用や、フリーアドレス、社内会議などで席を固定せず業務をすることが多いのであればノートPC固定の席から動かない業務であればデスクトップPCと考えて購入すると良いでしょう。
また、クリエイティブな作業をするのであれば、それに対応したOSやスペック、必要なソフトを検討しなくてはなりません。

複合機・プリンター

オフィスを開設する上で欠かせないのが、複合機です。コピーやプリンター、スキャナ、FAXの機能が1台に集約しているので、オフィスでは役立つこと間違いありません。

利便性の向上と省スペースで選ぶなら複合機がオススメです。

また、複合機を現金や割賦で購入すると減価償却分が経費になりますが、リースであれば毎月定額の経費処理が可能ですので、オフィスに設置する場合は基本的にリース契約をご案内しています。ただし、リース期間中は原則として中途解約ができないので計画的な導入が必要です。

プリンターは基本的にプリント機能だけを持ちます。
プリンター以外の機能が必要かどうか(つまり複合機が必要なのか)を検討して、判断しましょう。

オフィス家具

快適なオフィス環境にするには、オフィス家具は欠かせません。

オフィス家具は、オフィス内の景観を整えるとともに、社員の過ごしやすさや業務効率にさえ影響することもあるので重要です。

  • デスク・デスクチェア
  • 会議用デスク
  • 書類収納棚(本棚)
  • 耐火金庫
  • ロッカー
  • ホワイトボード  など

オフィス家具は種類・カラー・デザインも豊富ですが、選定が難しいこともあります。まずは同メーカーで揃えると統一感がでるので迷ったときはオススメの選び方です。

ネットワークセキュリティの強化

2022年4月に改正個人情報保護法が全面施行されました。

サイバー攻撃など不正アクセス等による個人データ漏えいが起きた場合、被害件数を問わず個人情報保護委員会への報告と、本人通知が義務化となります。
企業の安全性・信頼性を保つために、必ずセキュリティ対策を行いましょう。

check_circleセキュリティソフトの導入

企業でセキュリティソフトを導入する場合、そのソフトと運用方法がとても重要です。

弊社では、世界実績があり、サーバ管理が不要、また一元管理ができるセキュリティソフトをオススメしております。

check_circleUTM(統合脅威管理機器)の導入

ファイアウォール、VPN、アンチウイルスなどのさまざまなセキュリティ機能を一元化した統合脅威管理装置です。ネットワークの入口でウイルスを防御し、ネットワークの出口で大切な情報が出ていくことを防ぎます。

上記2つのセキュリティ機器は、分かりやすく表すとセキュリティソフトは部屋のカギ、UTMはオートロックのような役割があります。中小企業の場合は、UTMとウイルスソフトを併用した多層防御がオススメです。

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シュレッダー

シュレッダーは最も一般的な機密文書の廃棄方法で、顧客情報などの情報漏えいが社会的な問題となる今、導入は当たり前になっています。
オフィスで使用する場合は、細断サイズが細かくできるシュレッダーがオススメです。

【番外編】OSPオススメ!開設時にあると業務が捗るOA製品・サービス3選!

電子黒板

出典元:SHARP

電子黒板は、表示・書き込み・保存の3つが主な機能になります。

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会議をはじめ、プレゼン・社内の情報共有・リモートワークなど、会社のDX化に画期的なOA製品です。

会議では、必要な資料を画面に映すことで、印刷が不要なり、ディスプレイに書き込み・修正ができるため、無駄な時間やコストの削減にもつながります。ディスプレイ上に書いたデータは、そのまま保存も可能です。

近年では企業だけではなく、学校や塾などの教育現場や、公共施設、医療機関、レジャー施設などでも導入されています。

OAフロア

OA フロアとは、床下に空間を設け、床を二重にしたフロアのことを指します。床を二重にすることにより、スペースをつくり、床上に乱雑になりがちな配線ケーブルを、床下空間に収納します。

配線やケーブルがごちゃごちゃになりがちはオフィスですが、OAフロアを導入することによって見た目がスッキリし、配線を気にせずレイアウトも自由に組みやすくなります。

また、乱雑になった配線で起きる火災などのトラブルを防げます。

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顧客管理、業務管理ツール

顧客管理や業務管理はビジネスを成長させる上で大切なこととなります。
業務管理ツールを活用し、業務効率を向上させましょう。

弊社では、自社に合わせて簡単にカスタマイズしやすいサイボウズ社の業務管理アプリ「kintone(キントーン)」をオススメしております。

bookmarksキントーン詳細はこちらから

まとめ

いかがでしょうか。開設したばかりのオフィスに必要なものは多いものです。
ひとつひとつ揃えてみるものよいですが、それでは時間や手間、費用がかかりすぎてしまう可能性もあります。

オフィスシステムプロダクトでは本記事でご紹介したオフィス関連のサービスやOA製品全て対応が可能です。

一つの業者にお願いすることで、

  • お問合せ窓口が一つとなりトータルサポートしてもらえる
  • 導入から設置、トラブルが起きても解決が早い

などのメリットがあります。

また、有資格のスタッフが責任をもってサポートいたしますので、安心してお任せいただけます。
オフィスの開設のご予定がある方はぜひ、お気軽にご相談ください。

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