社員のスケジュール管理や、様々な業務期日の管理に苦労している企業さんは多いと思います。

ホワイトボードは社員の予定を一覧で確認できる利点はありますが、社内に居るときにしか確認できなかったり、書けるスペースが限られていたり。期日管理も内容更新のたびに作成や周知が面倒ということも…。

今回は、実際にキントーンシステムのスケジュール管理機能を使ったことより、業務改善が出来たお客様の活用事例を紹介します！

外出先でもスケジュール管理可能、確認のタイムロスが無しに

キントーンは外出先でも スマホやタブレットから利用可能です。

こちらのお客様ではキントーンを利用する前までスケジュール管理は、ホワイトボードや紙ベースで行っていました。

キントーンのアプリを利用するようになってからは、外出先でも簡単に情報の入力・確認・共有が可能になり、今まで事務所に連絡して、ホワイトボードの内容やファイリングされている資料の情報を探してもらっていた時間が削減され、業務改善に繋がりました。

パソコンでのスケジュール画面

スマートフォンでのスケジュール画面

担当者ごとの予定が表示され、予定内容によって色分け表示もできて視覚的にもわかりやすく表示されています。また外出先でもスマホ画面に表示されているスケジュールを指でタップすると内容の確認も出来て便利です。

登録したスケジュールの詳細画面（スマートフォン）

お知らせ機能で周知も簡単に

登録したスケジュールに変更があった場合、ホワイトボードなどでの管理はその都度書き換え、周りにも周知する手間が発生しますが、キントーンの場合は通知機能をつかって自動的にお知らせが出来るので、変更があったときの連絡作業にかかる時間も削減出来ます。

パソコンやスマートフォン当てに通知メッセージをお知らせ

また、ホワイトボードでは管理できる予定は長くて1か月の期間です。それ以降の先の予定や過去の予定は月毎にボードの内容を消してしまうので、情報の保存ができません。

キントーンで管理することにより、ホワイトボードでは難しい遠い先の予定や過去の予定も管理・保存することができます。そして、その情報を蓄積することによりデータベースのような活用も出来ます。

 

期日管理にキントーンのスケジュール機能を活用
人的ミスも減り、業務改善につながった。

こちらのお客様は商品の発送管理や予約管理を紙ベースで行っていて、その都度の内容更新の管理が難しく悩まれていました。

キントーンを利用したことによりキントーン1つですべての情報共有が可能になり、予約のブッキングなど人的ミスも減り業務改善につながりました。

サプリメントの発送を管理するアプリ。

カレンダー方式で色分け管理することでミスを防ぎ、期限厳守で発送業務が行えるように。

予約管理システムをキントーンで実現。

職員すべてが情報共有できることで、予約のブッキングなど人的ミスも減り、業務改善に貢献。

このように、社員のスケジュール管理だけではなく会社全体で取り組む業務の期日の管理にもスケジュール機能を使って情報共有を行うことができます。

プラグインやカスタマイズで活用度アップ

今までご紹介したアプリにはカレンダーPlusというプラグインを利用しています。

プラグインとは、キントーンの標準機能では対応していない機能も対応できるようになる追加プログラムです。カレンダーPlusの色分け表示の機能を使うと、行動内容などで色分けすることが出来てより便利に利用ができます。

またプログラムなどでアプリにカスタマイズを行うことで、プラグインと同じように標準機能では対応していない機能も対応できるようになります。

例えばアプリに住所を入力すると、GoogleMapと連携して地図経路の表示も可能です。

Googleマップをクリック・タップすると

対象住所のGoogleMapが表示されます。

訪問先のお客様名が記載されていても、お客様の所在地がわからない場合は調べる手間が発生しますが、GoogleMapと連携すればワンクリックで訪問先を把握することができます。

その他にもホワイトボードだとあまり多くの情報を書き込めない不便さがありますが、キントーンの場合はカスタマイズを利用することでアプリ内の別々の項目に入力した内容を結合させ、表示内容に改行や段落をつけることで、一覧で確認できるカレンダーのタイトルに細かい内容を表示させることも可能です。

表示方法をカスタマイズしたことで、詳細画面を確認しなくても細かい内容が確認可能に。

プラグインやカスタマイズを上手に利用することで、キントーンをより便利に利用でき、さらに業務の効率化や生産性の向上にも繋がります。

活用事例のご紹介

最後に、ご紹介いたしました実際にキントーンでスケジュール管理を行っているお客様の詳しい活用事例と、今回の記事に掲載されていないお客様事例をご紹介します。

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まとめ

今回は弊社ホームページに掲載されているお客様活用事例をもとに、キントーンのスケジュール管理での業務改善をご紹介しました。

他にもホームページで掲載していない、スケジュール機能を活用した業務改善事例がございます。ご興味のある方は是非ご連絡ください。

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