エクセルやワードで作成していた資料などを、キントーンでアプリ化して共有化や入力の利便性をあげることは可能です。

ただ、帳票作成の場合、キントーンの標準仕様だとキントーンの画面の形式でしか印刷できないので以前使用していた帳票の様式とはどうしても変わってしまいます。

業務を行う上で、従来の帳票を使用したいという場合には、有料プラグイン（拡張機能）を使うことによりその問題を解消することができます。

今回はキントーンの専門知識を持つパートナー企業のサポートを受けながら、帳票作成業務をキントーンにまとめるまでのプロセスと、以前からの帳票をそのまま使用できるようにするキントーンの有料プラグイン（拡張機能）をご紹介します。

キントーンをすでに活用している方も、これから導入を検討している方も是非ご参考になさってください。

現状の課題を確認し、解決方法を相談しよう

沖縄県内で多業種展開をしているフィクション・カンパニーは、日々各部門でお客様により良いサービスを提供するために、業務の見直し・効率化を意欲的に行っています。

キントーンで電話業務の効率化に成功したフィクション・カンパニーは、次の課題としてバックオフィス業務（契約書や見積書など書類作成）に日々追われている現状を効率化したいと考えました。

電話業務の時のように、導入しているキントーンを活用したいところですが、方法がわからなかったミノリさんは、業務の見直しからビズホーにキントーンでできないか相談してみることに…。

－－－－－フィクション・カンパニー某日apartment－－－－－

ビズホー、キントーンで書類作成もできたりするかな？

ホホー！どんなことをしたいか詳しく教えて！

ビズホー

フィクション・カンパニーの帳票作成の現状

• 現在、業務にキントーンとエクセル・ワードを併用している。
• 注文書などの書類作成を行う際はワードやエクセルで作成している。
• エクセル・ワードでの作成は自由度があり作成しやすいが、各自でフォームがバラバラになっていて統一化が難しくなっている。
• 作成時に以前の書類を複製して作成し効率化を図っているが、消し忘れや記入ミスが起きてしまう問題が起きている。
• 顧客情報に反映させたい情報はキントーンにも入力が必要で、入力作業が増えている。

実はキントーンのアプリ、エクセル…といった感じで同じ内容を違ったツールに何度も記入しているのよね。

二度手間を無くすのは業務効率では必須だよ。キントーンでの帳票作成は
有料プラグイン（拡張機能）が必要だけどできるよ！

ビズホー

ビズホーからの活用提案①
プラグインを使って、キントーンから希望の帳票を出力しよう

書類の作成プロセスを簡素化・共有を効率化するためのツールを構築する

現状の課題を解決するために、資料作成をキントーンに統一し、二重入力の手間を無くしていきましょう。

帳票のフォームも統一化され、エクセルなどでの作成時にあった複製による記入漏れやミスも防ぐことができます。個々のエクセルデータで保存することもなくなるので、情報の共有も効率よく行う事ができます。

そのためにキントーンのアプリをブラッシュアップしていきましょう。

キントーンの標準機能では任意のフォームにあわせて帳票データを作成することはできませんが、有料プラグイン（拡張機能）を使うと現在使用しているフォームにあわせて、キントーンデータを元に帳票を作成することができます。

入力したデータを使って、ボタン１つですぐに帳票をつくれるのね。すごく便利で効率化できそう！入力もキントーンひとつにできて二重入力も解消できるし！

同じ帳票プラグインでも各社から販売がいくつかあって、金額面や機能面で違いがあるよ。自分がやりたいことを把握して決めることが大切！

ビズホー

帳票プラグインも各社から提供があり、種類があります。

1. RepotoneUシリーズ（株式会社　ソウルウェア)
    https://u.repotone.com/
2. プリントクリエーター（トヨクモ　株式会社）
    https://pc.kintoneapp.com/

すごく興味がある、実際にやってみたいな。

ホホー！安心して。プラグインは基本的に30日間のお試しができるから、使いやすさを試してからの導入が可能だよ！実際に設定してみよう。

ビズホー

今回はエクセルもPDFも帳票ができるRepotoneU Proをお試しで設定していきました。

帳票作成のプラグインを使用の際に気を付けることは、帳票機能はあくまで書類作成の効率化ができる機能なので、万が一記入ミスがあってもそのまま帳票に反映されてしまいます。

帳票作成を行う前にキントーンの入力データを上司が確認するなど、記入ミス防止を行う業務フローを入れることがオススメです。ミスを防ぐ工夫を入れて、効率化と両立していきましょう。

承認作業もボタン一つで対応できます

承認前の画面

承認後の画面　ボタンが表示され帳票ができるように

１つのアプリでフォームをいくつか設定できるのもいいね！ボタン１つで帳票ができると、楽だしミスも無くなりそう。

承認が必要な資料の場合は、上司は内容チェックを行ったあとそのまま承認まで行える。キントーンの機能を使って承認作業の業務効率も上げられるよ。

ビズホー

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ビズホーからの活用提案②
効率化UPを目指して、色々な機能を使ってみよう

キントーンで帳票後のデータを保存させる。

帳票機能では、作成したエクセル、PDFデータをキントーンのレコードに保存させることもできます（※一部対象外あり）。

「印刷したかな？」と不安になることを防げるだけでなく、帳票作成者以外も帳票データを確認することもできるため共有化に繋がります。

アプリへPDFデータを保存する方法

ボタンを押した後、自動的に保存されます

PC-FAX機能を使う

複合機やプリンターに付属している機能、PC-FAX機能を使って、今まで紙で出力してFAXを送っていたものを、PDF帳票後データの状態のまますぐにFAX送信をすることも可能になります（※一部対応外の機種あり）。

効率化に繋がるだけでなく、ペーパーレスを実現させることにも繋げられます。

今回の工夫で実った効果！

1. アプリの情報から有料プラグイン（拡張機能）を使って資料作成を行うことで、フォームを統一し、入力時間の短縮、効率化を行うことができた。
2. 帳票データ貼り付けにより、印刷忘れを防ぎ、帳票の共有化もできた。
3. PC-FAX機能を使用することによりペーパーレスにもつながった。

他にも社員名簿アプリをつくって就業規則書、見積書アプリをつくって、見積書と発注書…と活用を広げていけるよ！

ビズホー

有料製品だけど活用シーンが広げられると考えると、人件費よりも安いし、何より便利。帳票機能もつかってキントーン使いこなすわよ！

キントーンを導入したけれど、業務上どうしてもここは従来のやり方で行いたいな…、ということは出てくると思います。その際に専門知識を持つパートナー企業に相談すれば、今回のようなプラグイン（拡張機能）の情報を知ることができますし、別の切り口でのキントーンでの使い方の提案を受けることができるかもしれません。

パートナー企業は様々な企業の改善をお手伝いしているのでノウハウは豊富です。困った際は是非ご相談下さい。

ビズホーのようなサポートが欲しいと思った方へ

オフィスシステムプロダクトのBizCo(ビズコ)がサポートしています。BizCoは沖縄県の中小企業が抱えるお悩みを、業務改善のプラットフォームキントーン(kintone)を中心に業務改善をご支援する部署です。

キントーン導入後もしっかり伴走サポートいたします。導入事例も多数ありますので、お悩みの方は是非お気軽にご相談ください！

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