業務改善を目指すために、ツールの導入を検討している担当者も多いでしょう。OSPも一昔前までは、残業時間が多く、非効率な業務を行っていました。

働き方改革に本腰を入れた2013年、単に労働時間の短縮をするだけでは、何の改善にもなりません。まずは、今の業務の見直し。そして、アナログ管理からの脱却をするためにキントーンの導入に至りました。

今回は、キントーンを導入したことで、残業過多の危機的状況から抜け出したOSP業務改善の道をご紹介します。

－－－－－最近のOSPapartment－－－－－

真地 小真理

ふふん♪
（今日も定時に帰れる～♪帰ったら溜まってる韓ドラ見ながらビールでも飲もっと♪）

真地さん、最近ご機嫌だね！

ビズホー

真地 小真理

あ、ビズホー！聞いてよ！今月入って一度も残業してないの！おかげでプライベート充実してます！

ホホー！いいね！
一昔前では想像できないくらい残業なくなったね！

ビズホー

真地 小真理

確かに。
忙しい私たち管理部を救ったのが、ビズホーが教えてくれたキントーンでしたね！

－－－－－2013年のOSPapartment－－－－－

真地 小真理

はぁ。今日も残業かなぁ～…（遠い目）

真地さん、顔が怖いけどどうしたの？

ビズホー

真地 小真理

ビズホー聞いてよ！毎日忙しすぎて残業ばかりで…。
今の業務効率が悪いせいだとは思うんだけど、目の前のことに追われて考える余裕もないの…。

たしかに管理部忙しそうだよね。
どういうことに困っているの？

ビズホー

真地 小真理

いろいろあるんだけど…

キントーンを導入する前のOSP｜管理部編

• 電話やメール、SNSなどを多用した非効率な社内コミュニケーション
• 顧客管理はExcel、Access、基幹システムとバラバラに管理
• タスク管理が出来ていない（車検・請求書送付など期限があるもの）
• 社員のスケジュールを把握できていない
• 業務の属人化や転記作業などの非効率な作業が多い
• 発注管理は紙媒体で管理しているため記入や保管が大変

真地 小真理

…っていう感じで、毎日無駄なことに時間を使っているような気がするんです。

ホホー。その悩みはキントーンで解決できるよ！

ビズホー

真地 小真理

キントーン？

キントーン（kintone）とは？

キントーンとは、サイボウズ株式会社が提供する業務改善のアプリ構築クラウドサービスです。業務内容に合わせて、アプリケーションの構築が可能。 作ったアプリは簡単に修正を加えられるため、使いながらアプリをカスタマイズしていくことができます。

bookmarksキントーンの詳細はこちらから

OSPの管理部には下記のアプリを作ったよ！

ビズホー

キントーン導入で改善された業務｜管理部編

効率的な社内連絡

連絡事項はキントーンに集約することで、共有漏れや伝言ミスを防ぐことができました。社員からのいいねthumb_up_altで誰が読んだか一目瞭然！

さらに、テーマごとにコミュニケーションスペースを分けることができるので、自然と情報が整理され情報の迷子も防ぐことができています。

緊急事態宣言下でのリモートワークも、難なく取り組むことができました。

顧客情報の一元管理

顧客情報と日報を紐づけることで、サービスエンジニアや営業マンが日報を入力した情報が、顧客管理アプリと連動。わざわざ転記作業をしなくても常に最新情報に更新されるようになりました。

保守サポートや修理受付の簡素化

OSPは保守サポートや修理受付の入電が多く、紙に対応状況を記入して担当者へ電話をかけていました。しかし、担当者は現場対応していることが多いので、繋がらないことが多く事務員の伝言タスクは溜まる一方となり、本来の業務に支障が出るほど受付対応に膨大な時間がかかっていました。

受付管理をキントーンで行うことで、顧客情報とも連動が可能になり、入力も必要項目にチェックを入れるだけに簡素化。また、保存を押すと自動的に担当者へ通知されるので、入力業務・伝言のための電話が大幅削減され、受付対応時間の短縮になりました。

以前は1件当たり15分ほどの時間を要していましたが、今では5分以内には受付完了し、その後もリアルタイムで担当者へ通知が届くことで、お客様が入電して10分後には現場に到着なども実現可能になりました。
素早く受付・通知が出来るようになったことで、早急解決ができお客様満足度アップにも繋げられています。

リマインダー機能を使って期限管理を効率化

車検や請求書送付など期限があるものにアラート機能をつけ、期日前に通知でお知らせされることで、漏れることなくタスク管理ができるようになりました。

社員のスケジュール管理

急な欠勤や早退、来客予定などもスマホで簡単に申請（入力）ができるので、外出先でも申請漏れがなくなりました。さらに、事前にアラート機能をつけ必要な通知を出す事で、確認漏れを防ぐことができました。

真地 小真理

キントーンを導入して10年目か…。
ほんと、ビズホー様様！キントーン様様です！

ここまでの道のりは長かったけど、あの状況変えたいっていう真地さんの想いがあったからこそ、業務効率を上げて、残業時間を大幅削減できたんだ。

ビズホー

真地 小真理

ありがとう！
今でもビズホーが更なる業務効率化を目指して、アプリをブラッシュアップしてくれているもんね。

ホホー！
ボクもキントーンをこんなに活用してくれたことが嬉しいよ。

ビズホー

OSPのさらなる業務改善は続く…

まとめ

私たちOSPは、キントーンを導入して業務をデジタル化したことで、無駄な確認作業が減り、目に見えて業務効率が上がりました。

そして今ではその蓄積された情報資産を活用して、利益を上げることにも成功しています。

もし同じように業務効率でお困りの企業がいらっしゃいましたら、一度弊社へご相談ください。これまでの経験を生かして、お客様のお悩みを解決します。