「働き方改革」が叫ばれる中、多くの会社が働き方改革プロジェクトを始めています。

属人化する業務や、紙での管理、上手くいかない情報共有など、頭を悩ませる人も多いことでしょう。

「業務改善」「生産性向上」「ペーパーレス」…

従来のアナログな業務体制の見直しを任されたが、何からしていいのか分からず途方に暮れている営業マンが、ここにもひとり…

－－－－－沖縄県のとある会社apartment－－－－－

パタパタパタパタ

現状の問題と課題｜顧客管理編

現状の問題

• 1,200社程度の顧客を地区で担当を設けているが、顧客管理が担当者しか分からない（属人化している）ので、担当者が変わるときは、前任がいないと引継ぎができない。
• アナログな管理のため、上司も全顧客の情報把握ができていない状態。

課題

• 顧客管理をいつでもどこでも見える化して、効率よく編集できるようにしたい。
• 見える化することで情報共有も簡単にしたい。
• 大切な顧客情報を一元管理することで、ミスや重複をなくしたい。

 

キントーンで顧客管理を行うメリット

• 顧客情報を一つにまとめて見える化ができる。
• クラウドサービスなのでパソコンだけではなく、スマホやタブレットと端末問わず使用ができるから活用シーンが広がる。
• アプリには同時アクセスが可能。違った顧客情報なら同時修正もでき、修正履歴も見れる。
• アプリ内の情報に対してコメントができるので、コメントの見逃しやどこに行ったか分からなくなる情報の迷子を防ぐことができる。

アプリを作ってみよう｜顧客管理編

キントーンは業務ごとに「アプリ」という単位で作成ができます。

アプリの作成方法は様々あり、部署・業種別に用意されている100以上から選べるサンプルアプリや、必要な項目を一から作成する方法、Excel/CSVを読み込んで作成する方法などがあります。

Excelファイルを活用した作成方法

1.既存のExcelファイルを使って、一括で作成。

アプリのタイトル横にある＋ボタンから、下記の画像の手順で作成していきます。

読み込みが終わると、項目とExcelのデータ（顧客情報）も一緒に入ってきます。

2.ドラック＆ドロップで形や順番をラクラク調整

顧客リストは一つずつレコードが作成され、詳細画面が開けるようになっています。

読み込んで作成した直後は、項目が縦並びになるので、ドラック＆ドロップで見やすい順番や長さに整えていきます。

3.アプリを開いた時に見える一覧項目の設定をしてみよう

一覧を設定する前だと、項目を追加した順で、すべて表示されてしまいます。一覧はアプリの顔。どんどん見やすくカスタマイズしていきましょう。

整える前

整えた後

4.顧客情報を一元化しているので、誰が担当者なのかが分かるように項目を設定

項目タイプはアカウント設定ができる「ユーザー選定フィールド」がオススメ！ユーザー選択フィールドにすると、自分の担当だけ表示といった制御や通知設定が可能になります。

この設定は、紙やExcelではできないのでキントーンで一元管理する魅力の一つです。この項目タイプは、複数のアカウントを設定できます。

応用編｜便利な機能を追加してみよう

• 外回り中の営業マンは、スマホから顧客情報の電話番号をタップしてスムーズに電話できる。
• 顧客管理アプリの住所からGoogleマップへも楽々アクセス。

こちらの設定は、プラグイン・JavaScriptが必要です。

今回のマナブさんの学びポイント！

tips_and_updates顧客管理を一元管理して見える化することが、社内の情報共有の大きな一歩になる。

 

tips_and_updates現状の業務のやり方のままにしばられない柔軟な発想と、キントーンだからこそできる効率化へのメリットを考えることで、業務改善の実現を目指そう。

 

こうして、ビズホーのサポートのもと、マナブによるとある株式会社の業務改善プロジェクトが始まるのであった。

 

マナブさんのように業務改善やキントーンを始めたい、ビズホーのようなサポートが欲しいと思った方へ

オフィスシステムプロダクトのBizCo(ビズコ)がサポートしています。BizCoは沖縄県の中小企業が抱えるお悩みを、業務改善のプラットフォームキントーン(kintone)を中心に業務改善をご支援する部署です。ぜひお気軽にご相談ください！

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