【第3羽】キントーンでらくらく集計!仕事のための仕事は卒業します!
2022/05/02
kintone
-
マナブ
- 職業とある会社 営業部
- 性格業務改善やDXの取り組みを任されている。
-
ビズホー
- 職業OSP BizCo
- 特徴業務改善を目指す企業のサポートをしている。
-
こみみちゃん
- 職業OSP BizCo
- 性格情報収集能力はBizCoナンバー1。ビズホーの後輩。
※この登場人物は架空の人物です。
業務効率化を目指して行く中で、避けて通れないのがエクセルなどによる集計業務やレポート作成です。
社内共有や分析、戦略などに必要不可欠なデータになりますが、この集計業務に手間や時間がかかってしまい、仕事のための仕事をしていませんか?
今の業務が果たして必要な内容か、無駄な時間がかかっていないかを見直し、本来かけるべき業務に専念しなくてはなりません。
今日も集計業務に膨大な時間を使っている、営業マンがここにもひとり…
-----沖縄県のとある会社
-----明日の会議資料の作成をエクセルで作っているんだ。
かれこれ2時間はかかっているよ。
その業務キントーンで出来ちゃうかも。詳しく教えて!
現状の問題と課題|営業日報 集計機能編
ケース マナブ所属のとある会社 営業部 10名在籍
現状の問題
- 会議資料の作成業務に時間がかかっている。
- 営業日報はデジタル化できたが、せっかく蓄積したデータの集計ができていない。
- 各営業メンバーがどういった行動を行っているか不透明な状態。
課題
- キントーンの営業日報を活用して、集計業務を簡素化したい。
- 各営業メンバーの売上アップを目指し、会社全体の利益をアップさせたい。
キントーンで営業日報を集計するメリット
- キントーンで入力した日報を元に、リアルタイムで集計が可能になる。
- 集計や分析を行うための仕事のための仕事を無くし、より業務を効率化することができる。
めっちゃ便利じゃないか!!
ボクが導くよ!
グラフの特徴を活用して集計条件を設定してみよう
アプリ内の情報を様々なグラフで集計ができます。グラフはそれぞれ特徴があるので、自分たちが見たい情報に合わせて使い分けるのがオススメです。
棒グラフ・縦グラフ
直感的にわかりやすいので、売上や件数など、量を比較したいときはこちらがオススメです。
横棒グラフ
縦棒グラフ
円グラフ
データ全体の比率を知りたいときはこちらがオススメです。こちらも直感的に分かりやすいですが、比較するデータが多くなると逆に見えづらくなるので、項目数も配慮しましょう。
折れ線グラフ、曲線グラフ
データの変化が見やすいタイプです。どういった経緯でデータが動いているか、時系列で確認したいならこちらがオススメです。
クロス集計
クロス集計は3つまでのデータを掛け合わせて集計することができます。
営業の行動分析のように、この条件のとき、この条件はどうなっているかな?と条件を掛け合わせて確認したいときはこちらがオススメです。ただし、集計値は1つまでとなるので注意が必要となります。
キントーンであれば、設定もプレビューを見ながら視覚的にクロス集計が作れるので、Excelよりも簡単に作成ができます。
AAAが多いのは予想してたけど、まさかDDDも同じ数提案していたなんて…!
まずは現状を可視化することが大切なんだ。
条件設定時のポイント
可視化(分析)したい条件に適したグラフで集計をしましょう。
さらに充実した活用をするなら、「今月」「先月」などの期間や、商材の1つに特化するような絞り込み設定も可能。
ただ、クロス集計は基本的なグラフと違って少し難しいかも。
めげずに一緒にチャレンジしよう!
今回のマナブさんの学びポイント!
「どんな情報」を「なぜ」見たいのか考えて、自社にぴったりなグラフタイプを選択しよう。
アプリ内の複数の項目を組み合わせて集計し、データ活用の幅やシーンを広げていこう。
集計を仕事にしている人は特に必見だね!
仕事のための仕事になっていた集計業務は卒業して、もっとラクしちゃおうよ!
続く…
まとめ
データの活用がますます重要になっている現在、データ集計業務は、業務効率化の余地があります。
キントーンの集計機能を活用することで、乱立な集計業務を廃止して、日々の活動をリアルタイムで可視化しながら、営業活動の生産性向上に繋げていきましょう。
マナブさんのように業務改善やキントーンを始めたい、ビズホーのようなサポートが欲しいと思った方へ
オフィスシステムプロダクトのBizCo(ビズコ)がサポートしています。BizCoは沖縄県の中小企業が抱えるお悩みを、業務改善のプラットフォームキントーン(kintone)を中心に業務改善をご支援する部署です。ぜひお気軽にご相談ください!
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