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【発注ミス撲滅】キントーンの機能を活用して受発注業務を効率化した話

2022/11/14

OSP業務改善への道


  • 真地 小真理

    まあぢ こまり

    • 部署管理部
    • 性格日々アナログな業務や、無茶ぶり上司に困っている。
  • 寄添 ます美

    よりそえ ますみ

    • 部署営業部
    • 性格抜群のセンスと直観力がある。OSPを業務改善へ導く。
  • 沖楽 部長

    おきらくぶちょう

    • 部署管理部 上司
    • 性格システムが分からないゆえに悪気なく無茶ぶりをする。

※この登場人物は架空の人物です。実在するOSP社員ではありません。

どんな企業でも社内備品や商材の受発注業務がありますよね。

アナログな紙媒体で受発注業務を行っていると、どうしても管理しにくく、何かとミスが起こりやすいものです。

今回は、私たちOSPがキントーンを活用して受発注業務のミスを防いだ方法をご紹介します。

同じお悩みがある方は、ぜひ参考にしてみてください。

-----数年前のOSPapartment-----

寄添 ます美
なるほど…。
であれば、キントーンで受発注業務をアプリ化して今の問題点を解決する機能をつければいいですよ!

真地 小真理
えっ。発注書に機能なんてつけられるの?
どういうこと?

寄添 ます美
まずは、現状の問題や課題を教えてください。

現状の問題と課題|受発注業務 編

現状の問題

  • 紙媒体で発注書を作っている
  • 商品コード(型番)が英数字で長く商品名も似ているため、間違った商品を発注してしまう
  • 担当者が商品到着に気づかず(または入荷連絡が漏れて)、お客様へ納品が遅れる
  • 帰社しなければ発注書作成できないので、作成自体を忘れてしまう

課題

  1. とにかく発注する商品の間違いをなくしたい
  2. 効率的に担当者へ入荷を知らせたい
  3. 発注(注文)漏れをなくしたい

寄添 ます美
それでは、キントーンで受発注業務をアプリ化して、
一つずつ解決していきましょう!

発注書をアプリ化して便利な機能をつけていこう|受発注業務 編

1|とにかく発注する商品の間違いをなくしたい

英数字が混在している商品コード(型番)を手入力していると間違いは起きやすいものです。

扱う商品がある程度決まっている場合は、商品マスタアプリを作成して予め商品情報を登録します。その後、発注書アプリと連携させ、プルダウンの項目から該当する商品を選択することで入力ミスを防ぐことができます。画像のように商品をカテゴリごとに分けると探しやすくなり便利です。

寄添 ます美
商品を選択すると商品コード(品番)や仕入単価など、発注書に必要な情報が自動で表示されます。印刷ボタンを押すだけで発注書完成です。

真地 小真理
すごい便利!
でもうちは発注する商品がたくさんあるから、違う商品を選択して気づかない場合もあるかもしれません…

寄添 ます美
では、ワークフロー機能を追加しましょう。
「上長の承認がないと発注できない」というルールにします。

新しいルールをもとに、承認者を選択する欄をつくります。

発注書アプリ画面|承認者の追加

2|効率的に担当者へ入荷を知らせたい

商品が入荷されたら、キントーン上で入荷処理するだけで自動的に担当者へ通知が飛びます。

入荷処理画面

通知画面

寄添 ます美
操作は簡単で、入荷した商品にチェックを入れて保存するだけ!
注文者に自動で通知されるので、通知漏れの心配はありません。
通知作成や連絡する手間も省けますし、担当者は外出先(スマホ)からでも到着状況をチェックすることができますよ。

3|発注(注文)漏れをなくしたい

紙媒体で受発注業務を行っていると、会社に戻らなければ発注業務ができません。そのため忘れてしまったり、対応が遅れたりすることがあります。

キントーンでアプリ化すれば、外勤している担当者はパソコンやスマホを使用して注文をもらった時点でキントーンから発注書作成が可能です。

-----現在のOSPapartment-----

真地 小真理
発注書アプリを使い始めてからミスがかなり減りました!
紙媒体で管理していた時代より業務負担もだいぶ減って、業務効率が大幅にアップしています!

おわりに|受発注業務 編

受発注業務をキントーンでアプリ化するだけで、今回ご紹介した発注ミスの防止や業務効率を上げることができました。

また使い方次第では、キントーンで発注受付から請求処理まで一元管理することも可能です。

受発注業務でお困りのことがありましたら、ぜひ私たちオフィスシステムプロダクトへご相談ください。

bookmarksキントーンの詳細はこちらから

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