エクセルは、多くの企業で業務に欠かせないツールです。ただ、エクセルでの業務はいくつか課題があります。

　　　　
• 属人化になりやすく、修正や更新作業できる人が限定される。
• 同じ名称のエクセルが複数存在しており、最新版が分からず、必要な情報が探せない。
• リアルタイムで共有が難しい。
• エクセルファイルのチェックや集計作業を要する場合、容量によっては時間を取られる。
• 容量が大きくなっており、作業時に重い。
• 強制終了やフリーズ、ファイル破損の恐れがある。

今回は、課題を抱えながらエクセルで行っていた業務をキントーンでの業務に変更することで、課題解決に繋がったお客様の事例をいくつかご紹介いたします。

園児情報の可視化・共有化・一本化が可能に

関連レコード一覧機能の活用

キントーンの機能に関連レコード一覧という機能があります。

関連レコード一覧を利用すると、条件を設定することができ、レコード(各項目を登録したデータが一つに集まったもの)内の詳細画面に「条件に一致した他のレコード情報」を一覧表示することができます。ほかのアプリのレコード、同じアプリの別のレコードどちらも表示できます。

この機能を使用したある幼稚園では、「園児情報」と「保護者情報」、「出欠情報」と別々に管理していたデータをまとめてみることができるようになりました。

エクセルを利用していた頃はそれぞれの情報をファイルごとに確認しなければならず、園児情報の変更があるたびに全てのエクセルを変更し、さらに変更履歴が追えるようにエクセルをコピーして新たにファイルを作成する必要がありました。データが増えていくので「どのエクセルファイルが最新か分からない問題」が生じていました。

キントーン利用後では、園児情報アプリ・保護者情報アプリ・年度別在籍情報アプリなど別々のアプリの情報も関連レコードでまとめて確認できることで、エクセルで管理していた時のように各ファイルの情報更新や新たなファイルを増やすこともなくなり、本当に便利になりました。

園児情報（保護者情報/きょうだい児情報/年度別情報は関連レコード）

新型コロナでの対策にも活用

そして幼稚園で急遽対応しなくてはいけなくなったものが新型コロナ速報です。

感染疑いなどの報告を一括で管理

園児と職員の感染疑いから検査結果などの情報を集約し、行政へ報告のための集計までをキントーンで行っています。

キントーンで日々記録をつけていたお陰で、情報の可視化・共有化が簡単に行われ、コロナ禍の凄まじいパンデミック状態を乗り越えることができました。

エクセル管理をしていた業務をキントーンに集約したことで、転記のミス・漏れも無くなりました。

1週間以上かかっていた行政提出書類の記載も、キントーンに入力した必要情報のみを出力するだけとなり、2時間で完了するなど、あらゆる業務の場面で大きな負担になっていたエクセル管理業務の削減に繋がりました。

スケジュール管理の属人化から脱却、さらにエクセルにはない機能で業務改善

スケジュール管理をリアルタイムに共有し、変更履歴も見れる

レンタル・リース業を営むこちらのお客様はスケジュール管理をエクセルで行っていて、さらに管理する人が属人化していました。

そのためリアルタイムな更新ができず、共有がうまくできていないことや、入力漏れなどが度々起こっていました。

結果、確認作業での負荷が大きく、1 つのエクセルファイルだけで管理していたので、見やすいように古い情報はどんどん削除しなければならず、過去の履歴を追うこともできませんでした。またこのようなアナログ業務だったことから、残業なども増えてしまっていました。

キントーンでスケジュール管理をアプリ化し、全てのスケジュールデータを入力したことにより誰でも情報をリアルタイムで見れ、誰でも簡単にスケジュール管理をすることができるようになりました。

また過去の情報を削除することもなくなり、変更履歴も確認することが出来るようになりました。

スケジュールアプリ一覧画面　曜日・時間帯やスケジュール内容も一目でわかる

エクセルにない機能で業務改善

さらにスケジュールアプリに日程だけでなく、住所を入力することでGoogleMapと連携して地図経路の表示をさせ、現場写真や図面などを貼り付けられる項目を設けました。

エクセルにはない機能をキントーンで使用することで内容の共有がスムーズになり工数削減に繋がりました。

グーグルマップのアドレスを載せることで地図を表示することができる

マップだけではわかりづらい場所も写真を貼ることで全社員が場所を特定できる

エクセルでスケジュール管理を行っていた頃は、紙で印刷し保存、情報確認時は印刷物を綴ったファイルから探すというアナログ作業で苦労していましたが、キントーンではネット環境があればお客様名や住所などアプリに入力した情報での検索が可能となり探す手間も減り、外出先からスマホやタブレットでリアルタイムでの情報確認が出来るようになり業務改善に繋がりました。

顧客管理で情報共有改善・データが重いための不具合も解消

不動産業のため顧客数が多いこちらのお客様は、顧客管理をエクセルで管理していました。一つのエクセルファイルで250件近くある顧客情報を1シート1顧客に分けて管理していたため、データが非常に重く、不具合を起こすことが多く困っていらっしゃいました。

それをキントーンで顧客管理をアプリ化し情報をクラウドで保存することにより、データが重いせいでパソコンが不具合を起こすことがなくなり、また大事な項目には色付けなど工夫を凝らしたことで、視覚的にも管理がしやすくなり、情報共有もスムーズに行えるようになりました。

パソコンのフリーズのたびに止まっていた業務がスムーズに

活用事例のご紹介

最後に、今回ご紹介いたしました実際にキントーンでスケジュール管理を行っているお客様の詳しい活用事例と、今回の記事に掲載されていないお客様事例をご紹介します。

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まとめ

今回は弊社ホームページに掲載されているお客様活用事例をもとに、エクセル業務をキントーンでの管理に管理での業務改善をご紹介しました。

他にもホームページで掲載していない、スケジュール機能を活用した業務改善事例がございます。ご興味のある方は是非ご連絡ください。

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