キントーンはプログラミングの知識が無くてもアプリが作成できるので、業務改善のツールとしてわかりやすく、導入しやすいものとなっています。

ただ、システム開発に携わったことがない人でも簡単に作れるので、その後の運用面がうまくいかなかったり、もっと自社に合わせた形のアプリを目指したいのにうまく機能が使えなかったりと、使い方によっては業務改善が停滞してしまう場合もあります。

今回は、キントーンの専門知識を持ったパートナー企業のサポートを受けながら、アプリを改善していく一例をご紹介します。

キントーンをすでに活用している方も、これから導入を検討している方も是非ご参考になさってください。

キントーンの導入のきっかけと課題

沖縄県内で多業種展開をしているフィクション・カンパニーは、日々各部門でお客様により良いサービスを提供するために、業務の見直し・効率化を意欲的に行っています。

そんなフィクション・カンパニーは、お客様からの問い合わせ電話が日々多くあり、総務部メンバーは通常業務よりも電話業務に時間をとられることが課題です。今より事務社員を増やさずに対応の回転効率アップと、外勤メンバー・拠点社員へ情報共有を実現するために選択したのがサイボウズ株式会社が提供するキントーンでした。

導入してから約１年、外勤メンバー・拠点社員から社内間の情報共有がスムーズになったと喜びの声がある半面、運用面で課題を抱えていて…

－－－－－フィクション・カンパニー某日apartment－－－－－

こんにちは！今回はお問合せありがとう。
ボクはビズホー。さっそくだけど、どんなことに悩んでいるの？

ビズホー

ビズホーよろしく。私はフィクション・カンパニーのミノリです。
えっと、今回連絡したのはキントーンを導入したけど、まだまだすべてを活用しきれていない気がしているの。目指したいのはキントーンで一元管理！

ホホー！そうなんだね。色々現状や導入当時のことを教えてよ！

ビズホー

フィクション・カンパニーのキントーン導入のきっかけ

• 各部署でそれぞれ表計算ソフトやチャットなど無料のツールを使っていたが、使っているツールの種類が多くなってしまい転記が必要になり、ミスや漏れが増えてきた。
• 社内業務の効率アップをして、残業削減とDX化を目指したいと考えたとき、すぐに導入できて、自分たちでつくれるキントーンに魅力を感じた。

フィクション・カンパニーの現状の課題

• 会社でキントーンにツールを統一化していき、一元管理をしたい。
• キントーンの機能を活用して、さらに上手くアプリを利用し業務を行いたい。
• 社内でキントーンの活用のレベル差があるので、運用定着をして全体でさらに活用を促進したい。

活用が進んでいない部署もあって、社内の定着も課題なんだよね。

キントーンの社内運用のお悩みを抱えている企業は多いんだ。 全部含めてボクが全力でサポートするよ！さっそく始めていこう。

ビズホー

入電メモアプリ(入電問い合わせ管理)をさらに活用したい

フィクショ・カンパニーが使っているメインアプリの１つ。

問い合わせの入電記録をアプリで記録して登録している。

アプリは使っているんだけど、機能をもっと使いこなしていきたいの。

ホホー！ミノリさんは提案がほしいんだね！わかったよ、色々紹介していくね。

ビズホー

ビズホーからの活用提案①
ルックアップをつかって、お客様情報の入力を楽にしよう

顧客情報をアプリで管理しているなら、絶対ルックアップ機能を使った方がいいよ！

ビズホー

ルックアップって、他の項目と違って設定が複雑な印象でチャレンジできずにいたの。ぜひ教えて！

ホホー！じゃあ、ミノリさんアプリの設定画面を開けてみよう。
僕がやり方をアドバイスするから一緒に編集していこう！

ビズホー

キントーンは、業務や仕事の数だけアプリとして業務システムを作成できます。

作成したアプリは単体で活用するだけでなく、ルックアップの項目を設定すると、他アプリから必要なデータをコピーして取得することが可能です。

今回の問い合わせアプリのように、お客様名を毎回入力する際には、誤字を防ぐことや、入力の時間効率UPに繋がる効果も期待できます。

ルックアップ機能の設定イメージ

「コピー元のフィールド」は必要なデータを他のアプリのどの項目からコピーするのかを設定する項目です。

今回の場合は「会社名」を選択したので、会社名であいまい検索ができたり、リスト化された選択肢で取得することが可能です。

下記のGIF動画で入力イメージを掴んでみましょう！

ルックアップの入力イメージ

会社名の一部分だけでも検索できるし、一覧から選択することも可能

さらに、「ほかのフィールドのコピー」を指定すると、ルックアップで取得ボタンを押した際に引用したアプリから、情報をコピーすることができます。

今回は、顧客名をミノリさんと一緒に設定しました。

「ほかのフィールドのコピー」は複数指定することも可能です

ここに電話番号や自社担当者を一緒にコピー指定するのもオススメだよ

ビズホー

ビズホーからの活用提案②
ログインユーザー機能を活用して、入力を楽にしよう

ログインユーザー機能をつかえば、「対応担当者」も毎回記入せずに初期値として作成をしているユーザーをセットすることができます。簡単にできる活用方法なので、設定をすることで入力効率を上げることができます。

ログインユーザーの設定方法

設定後の新規作成画面

小さいことだけど、毎日の積み重ねで考えると大きな時間短縮になるね。

今回のテーマはずばり塵も積もれば山となる。 小さなことでも工夫すれば、もっと使いやすくて便利なアプリにできるんだよ。

ビズホー

今回の工夫で実った効果！

1. 会社名を間違えることがなくなり、お客様へより丁寧な対応と正確な情報蓄積に繋がった。
2. 入力しなくていい項目が増えたので、時間短縮になり、効率アップに繋がった。

企業に依頼するって、開発してもらうイメージしかなかったけど、こんなに話をしながら相談できるのね。

ホホー！よかった。ボクたちはお客様の一番のファンになりたいんだ。
二人三脚でサポートするから色々教えてよ！

ビズホー

ありがとう。まさにしっかり伴走サポートって感じ！こんなに心強いなんて。もっと早く相談すればよかったな。

キントーンの導入は始まりで、大切なのはどう活用していくかです。

うまく使いこなせているか、もっと活用できるのではないかとお悩みの方は、一度専門知識をもったアドバイザーに相談してはどうでしょうか。

今よりベストな形の活用方法を知ることができるはずです。

ビズホーのようなサポートが欲しいと思った方へ

オフィスシステムプロダクトのBizCo(ビズコ)がサポートしています。BizCoは沖縄県の中小企業が抱えるお悩みを、業務改善のプラットフォームキントーン(kintone)を中心に業務改善をご支援する部署です。

キントーン導入後もしっかり伴走サポートいたします。導入事例も多数ありますので、お悩みの方はぜひお気軽にご相談ください！

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