日々の業務を上司やチーム内に報告する日報は、働く人にとって最もふれる機会の多い書類です。「日報を書く人」と「日報を読む人」の相互で情報共有でき、社内でのコミュニケーションを円滑にするほか、業務を可視化して改善点などを見つけることにも役立ちます。

しかし、その日報がかえって業務効率を悪くし、面倒な作業の一つになっていることはありませんか？

今日も用紙の日報管理で、頭を悩ませている営業マンがここにもひとり…

－－－－－沖縄県のとある会社apartment－－－－－

マナブ

Aさんの業務日報ってどこに綴ってたっけ…
あ、あった！って、字が読みにくい！！

マナブさんどうしたの？

ビズホー

マナブ

Aさんの業務日報なんだけど、字が読みにくいんだ。しかも紙で管理しているから一枚一枚探すのが大変なんだよ。
ビズホー、前の顧客管理アプリのように営業日報もキントーンで管理できない？

もちろんだよ！
まずは、いま困っていることを教えてもらえるかな？

ビズホー

マナブ

まぁ、いろいろあるんだけど…

現状の問題と課題｜営業日報編

現状の問題

• 日報のテンプレートを印刷して、用紙に記入している。
• 一枚一枚ファイルから探さないといけないので、時間や手間がかかる。
• 筆記の特徴から他者では字が読みづらく、従業員によって内容にバラつきがある。
• 日報のために、わざわざ事務所に帰って記入・提出している。

課題

• 過去の日報を簡単に探せるようにしたい。
• 人による報告内容のバラつきや読みづらさをなくしたい。
• せっかくの日報データを、もっと活用したい。

マナブ

どうにかこの現状を変えたいんだよね。

まかせて！
ボクが導くよ！まずはアプリになるメリットを考えてみよう！

ビズホー

キントーンで営業日報を行うメリット

• テンプレートに沿って入力できることで担当による報告がバラつきがなくなる。
• 過去の履歴が探しやすくなるため、担当引継ぎや社内共有もスムーズに行える。
• スマホからでも簡単に作成し保存ができるので、提出する手間が省ける。
• チームの業務が見える化でき、情報が活用しやすく業務改善につながる。

マナブ

たしかに事務所で日報提出が当たり前だったけど、外出先からスマホで報告できたらすごく便利！

”気づき”って、キントーンでアプリをつくる時にすごく大切なポイントだよ。一歩前進！
それじゃあ、アプリを作ってみよう♪

ビズホー

アプリを作ってみよう｜営業日報編

今回は、キントーンアプリストアのサンプルアプリ（テンプレート）を活用して、カスタマイズしていきます。部署・業種別に用意されており、100以上から選べます。

マナブ

こんなにテンプレートがあると便利だね。

そうなんだ。アイディアが欲しいときや、ボクのようなアドバイザーがいない人には一番手軽な作成方法だよ。

ビズホー

テンプレートを活用した作成方法

1.業務で探すから日報をクリックし、日報アプリの追加

登録完了した「日報アプリ」を開くと、下記のような表示になります。

ベースが完成したよ。
ここからマナブさんたちがやりたいことにあわせて、カスタマイズを始めよう。

ビズホー

マナブ

そうだなぁ。外でも簡単に入力できるようにしたい！

ホホー！いいアイディアだと思う！
それじゃあ、今回はアプリで見る＆操作することを意識しようか。

ビズホー

2.メイン商材を楽に入力できるように、選択式へ

今回ビズホーがチョイスしたのは「チェックボックス」のフィールドタイプ！

3.自社アプリにしていくために、項目を追加＆削除

レイアウトは入力する順番に並べ、項目の追加や削除を行います。

モバイルだとこのようなレイアウトになります。

マナブ

レイアウトの順番を意識するだけで入力しやすいし、項目もチェックをつける感覚だからスマホでも楽だよ！

アプリを使ってくれるみんなのことを考えて項目を並べると、入力漏れを防ぐことにも繋がるし、選択式にすると集計の設定も簡単にできるから一石二鳥なんだ。
それじゃあ、次はもっと日報を活用できるようにしていくよ！

ビズホー

応用編｜日報アプリと顧客管理アプリを連動しよう

「ルックアップ」＋「関連レコード」を使って、前に作成した顧客管理アプリとデータを紐付けて記録＆管理ができます。

マナブ

ここで前つくった顧客管理アプリが登場するの？

そうなんだ！ここもキントーンの魅力だから必見さ！

ビズホー

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history2022/03/23
【第1羽】キントーンで大切な顧客情報を上手に管理をしよう

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顧客名に対象の顧客名の一部を入力して、取得を押します。

保存するとあらかじめ設定したユーザー（上司やチーム）へ通知をすることもできます。

日報アプリへ登録したレコードが、顧客管理アプリの顧客情報へ反映されました。

マナブ

すごい！お客様の名前を選択するだけで操作もしやすいし、顧客管理アプリに飛ぶと日報の内容が時系列に並んでる！

キントーンで管理すれば、紙を探すよりもスマートでしょ？

ビズホー

マナブ

ほんとだね！
まだ知識は少ないけど、改めてキントーンってすごい！って感じたよ。

最初から全部できる人はいないよ。少しずつ進んでいけばいいのさ。
これからも一緒に頑張ろ！

ビズホー

今回のマナブさんの学びポイント！

tips_and_updatesアイディアがほしい時は、アプリストアのテンプレートを活用してみよう。

tips_and_updates外出先でも簡単に報告ができるように、スマホでも使いやすいレイアウトやフィールドタイプで作成しよう。

tips_and_updatesルックアップ＋関連レコードの機能を活用して、それぞれのアプリを連動し、キントーンでより一元化を充実させよう。

－－－－－数日後－－－－－

マナブさん、日報アプリの調子はどう？

ビズホー

マナブ

ビズホー！聞いてよ！
この前、顧客管理アプリから日報アプリの関連レコードの履歴を見ながらお客様とお電話していたんだけど、その内容をふまえて「AAAを希望でしたよね」と添えたらお客様も忘れてたみたいで、

うんうん！

ビズホー

マナブ

「御社は私たちのことをよくわかっていてくれているんですね」って言ってもらえたんだよ！

すごい♪
さっそくキントーンの日報アプリと顧客管理アプリの活用できているんだね！

ビズホー

マナブ

今までだったらアタフタして電話の問い合わせはあんまり好きじゃなかったけど、何だかちょっと自信がついた！

業務効率化だけじゃなくて、マナブさんの自信に繋がったなんて…（ジーン）
もちろん、マナブさんの心遣いがあったこそだけど、キントーンがその対応に一役買えているならボクも嬉しいよ。

ビズホー

マナブ

ふふふふふん～♪♪（鼻歌）

って！！嬉しさのあまりボクの話聞いてない！ …まあマナブさんも、お客様も満足度UP！ならいっか。

ビズホー

続く…

マナブさんのように業務改善やキントーンを始めたい、ビズホーのようなサポートが欲しいと思った方へ

オフィスシステムプロダクトのBizCo(ビズコ)がサポートしています。BizCoは沖縄県の中小企業が抱えるお悩みを、業務改善のプラットフォームキントーン(kintone)を中心に業務改善をご支援する部署です。ぜひお気軽にご相談ください！

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