2019年、厚生労働省が発表した「働き方改革」から早数年。

中小企業も今までの働き方の体制からの転換を求められ、「業務改善」が企業にとっての大きな経営課題となっていますが、今なお多くの問題に直面している企業は多いのではないでしょうか。

さて、1年前に従来のアナログな業務体制の見直しを任されたが、何からしていいのか分からず途方に暮れていた営業マン、１年たった今は表情が明るくなったようで…。

－－－－－2023年3月、沖縄県のとある会社apartment－－－－－

マナブさん、僕たちが出会ってから１年が経とうとしているよ！

ビズホー

マナブ

あっという間だね！
ビズホーのおかげで１年前とは全く業務が変わったよ！

じゃあ今日はキントーンで業務改善に取り組んだ１年を振り返ってみよう！

ビズホー

業務改善その１｜営業部 編 （顧客管理・日報・案件管理)

【キントーン導入前の課題】

• 担当者しかわからない顧客情報、社内共有されず、前任がいないと引き継ぎできない状態だった。
• 社外から顧客情報を１件探すのに、社内の担当者に電話をして確認してもらうため、どれだけ時間がかかるか不透明だった。
• 資料の作成の都度、各データをまとめる必要があり、会議資料の作成に半日(4時間)は必要だった。

【キントーン導入後の変化】

• アプリでどこでもアクセスができ、顧客情報を一元的管理にしたことにより10秒以内で検索が可能になった。
• キントーンで日々の情報を登録・蓄積＋集計したい条件を集約することで項目を選択するだけで集計ができ、手間をかけず資料作成が可能になった。(資料作成時間0時間)
• あわせて紙媒体の資料も廃止し、確認はキントーン画面を使用へ。ペーパーレスにも繋がった。

ホホー！すごい変化があったんだね。

ビズホー

マナブ

半日かけていた資料が条件項目を選択しただけで、一瞬でできるなんて
信じられなかったよ！
その後も少しずつリニューアルして検索窓もつけたら便利になったし！

マナブ

使いながら、さらに自分たちが使いやすい形へとカスタマイズできるのもキントーンの魅力の一つだね。

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業務改善その２：社内共有とコミュニケーション編
（アイディア箱・電話伝言メモ・社内引継ぎ)

【キントーン導入前の課題】

• 電話の引継ぎ内容をメモ用紙で記載、もしくは口頭で伝えていたので、引継ぎ後、対応が完了したのかわからない状態だった。
• 電話内容が担当者に正確に伝わらないことがあり、お客様にご迷惑がかかることもあった。
• 引継ぎメモを担当者が確認できるタイミングがデスクに戻る時だったので、メモを確認したかの後追いが大変だった。
• 急ぎの伝言は電話にて連絡していたが、担当と繋がるまで何度も電話をすることになり、大変な手間になっていた。

【キントーン導入後の変化】

• 「ステータス」を設定することで、対応中、完了と引継ぎ後の状態が可視化できた。
• キントーンで内容登録することで、いつ、誰が内容を作成し、また誰がどう対応したか記録が残せるようになり、言った言わない問題の解消に繋がった。
• スマートフォンでも確認できるため、場所を選ばずリアルタイムで確認できるようになった。

マナブ

電話の伝言メモの紙がキントーンになったのは、かなり画期的だったな〜。

ステータスで色分けしているから、対応状況も目視でわかりやすくなったね。

ビズホー

マナブ

メモはデスクに戻らなくても、キントーンですぐ共有できるようになったよ！

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業務改善その３：社内管理 編
（社員名簿・備品管理・車両管理・資格管理）

【キントーン導入前の課題】

• Excelで管理しているが社員情報は確認したい項目が多いため、列が長くなってしまい見づらい。
• 社員名簿は個人情報のため閲覧できる人の制限が必要で属人化になりやすく、複数の人への共有が難しい。
• 車検の更新など期日があるものに関して日程を気にしなければならない。

【キントーン導入後の変化】

• 社員名簿をその他の管理アプリと連携させ、社員名簿を見れば使用している備品、車輛、入社年数などが１つの画面で確認できるようになった。
• 項目ごとに閲覧制限がかけられるので全社員に共有したい情報だけを開示できるようになった。
• リアルタイムに更新ができ、あわせて通知を送ることでお知らせが簡単になった。
• リマインダー機能で期日を通知でお知らせしてくれることにより、期日管理が簡単になった。

マナブ

社内管理って会社としては大切だけど、ついつい後回しにしがちなところだったかも。

社内の情報は会社運営や社員に影響があるので、正確に把握しなければいけないもの
なんだ。更新頻度が少ない分、確認が手間になりがちな業務を効率化することにより、
普段の業務により集中できるよ！

ビズホー

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他社事例を参考に業務改善の進め方をマナブ 編

キントーンは、自社に合わせたシステムが作れることがメリット。そのために、事例も多くありコミュニティーも活発に動いています。

業務改善がうまく進まないときは、他社事例も参考にしながら、組織全体で協力して改善していこう。

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マナブ

キントーンって色々な業種・業界で選ばれていることもあって、
活用事例が多いのも すごく安心できる１つのポイントだったな。

ボクもマナブさんを含めて、お客様から教えてもらっていることも
いっぱいあるんだよ。分からないことがあればどんどん聞いてほしいし、
ボクからもいい情報をこれからたくさん共有していくね！

ビズホー

１年間のマナブさんの学びポイント！

tips_and_updatesキントーンは自社に特化したオリジナルシステムを作ることができる。

tips_and_updatesキントーンで業務改善し効率化を実現すれば、本来の大切な業務に専念することができる。

tips_and_updates業務改善は１人では時間がかかってしまう、社内で取り組む仲間をつくり、キントーンの作成はオフィシャルパートナー企業に相談しよう！

社会は変化し続けている！
だからこそ状況に合わせてキントーンをどんどんブラッシュアップして、
更なる業務改善を進めていこう！

ビズホー

マナブ

わかった！ビズホー、これからもよろしくね。

マナブさんのように業務改善やキントーンを始めたい、ビズホーのようなサポートが欲しいと思った方へ

オフィスシステムプロダクトのBizCo(ビズコ)がサポートしています。BizCoは沖縄県の中小企業が抱えるお悩みを、業務改善のプラットフォームキントーン(kintone)を中心に業務改善をご支援する部署です。ぜひお気軽にご相談ください！

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